Бизнес-презентация. 100 советов, как продавать проекты, услуги, товары, идеи
Шрифт:
В начале ответа смотрите на задавшего вопрос, а затем на остальных слушателей. Можно привлечь дополнительное внимание аудитории к заданному вам вопросу фразой: «Спасибо за вопрос, думаю, он интересен многим».
Контроль аудитории
Отвечая на вопросы слушателей, необходимо контролировать их поведение и свои эмоции. На данном этапе высказывание: «Или вы контролируете – или контролируют вас» становится особенно актуальным.
Часто регламент ответов на вопросы – когда, сколько и как долго – определен заранее, и вы обязаны ему следовать. Но порой вы сами определяете, когда и как отвечать
Завершив выступление и сказав: «Готов ответить на ваши вопросы», вы можете обозначить количество вопросов или время на их ответы.
Управление поведением аудитории означает:
1. Во вступительной части сразу сообщите слушателям регламент, правила поведения, когда и в какой форме можно задать вопросы.
2. В заключение презентации вы можете сами определить время для ответов на вопросы слушателей и их количество. Отвечая, старайтесь каждому уделять примерно одинаковое количество времени.
3. Если вам пытаются задавать вопросы с места сразу несколько человек, вы должны сами выбрать, в какой последовательности предоставить слово.
4. Завершайте сессию вопрос-ответ тоже сами с помощью фразы: «Последний вопрос, пожалуйста».
Невербальное поведение, инициирующее вопросы
1. Закончив выступление, произнесите: «Спасибо за внимание! Я готов ответить на несколько вопросов».
2. После этой фразы сделайте шаг по направлению к аудитории.
3. Поднимите правую руку так, будто сами задаете вопрос.
4. Держите паузу и смотрите в зал, переводя взгляд с одного человека на другого.Если вам задали вопрос, это не значит, что вы как ученик-отличник должны немедленно отбарабанить ответ. У вас есть свобода выбора ответной реакции – пять возможностей (рис. 5.1).
1. Отказаться отвечать.
2. Отсрочить ответ.
3. Переформулировать вопрос.
4. Ответить вопросом на вопрос.
5. Дать прямой ответ.
Если тема заданного вам вопроса лежит в стороне от вашей темы, дайте краткий ответ или отклоните вопрос.
Еще раз подчеркну: ваши возможности контролировать ход презентации на этапе ответов на вопросы ограниченны, если перед вами сидят слушатели, которые выше вас по званию, рангу или социальному статусу.
Различайте вопросы и суждения
Если заметите, что под видом вопроса вам навязывают стороннее суждение, есть два варианта поведения.
1. Прервать говорящего словами: «Я понял ваше мнение. В чем вопрос?»
2. Выслушать суждение и принять его, согласившись или не согласившись.Четко различайте, когда действительно задан вопрос, а когда слушатель просто высказал мнение. На вопрос надо ответить, а мнение можно принять к сведению, среагировать фразами типа: «Спасибо за ваше мнение», «Я не вполне согласен» или «Здесь мнения могут расходиться».
Отвечайте на вопрос коротко и ясно. Не превращайте ответ в еще одну презентацию. Это особенно касается агрессивных вопросов – в силу двух причин:
1) пространный ответ на агрессивный вопрос может быть расценен слушателями как попытка оправдаться;
2) слишком длинные вопросы и ответы раздражают всех – кроме тех, кто их произносит.
Не
Девять важных рекомендаций
1
Если вы ждете негативных вопросов и знаете, кто их задаст, постарайтесь предварительно выслушать кого-то еще. Это поможет создать позитивный настрой.
2 Отвечая на агрессивный вопрос, не вступайте в диалог и избегайте устойчивого зрительного контакта с задавшим его. В большинстве случаев не стоит переспрашивать: «Я ответил на ваш вопрос?»
3 Используйте ответы, чтобы еще раз напомнить о каком-то своем тезисе. И не затягивайте ответы: не надо превращать их в еще одну презентацию.
4 Для аргументации ответов на вопросы используйте заранее приготовленные презентационные материалы. Это повысит запоминаемость и аргументированность ответа.
5 Если задают гипотетический вопрос, на который вы не хотите отвечать, попросите его конкретизировать.
6 Если заданный вопрос состоит из нескольких подвопросов, ответьте на тот, который вам более интересен или важен.
7 Если прямой ответ может повредить вам, следуйте принципу: всегда говорить правду, но не всегда говорить. Вы можете отсрочить ответ или ответить приватно после презентации.
8 Перед ответом на вопрос сделайте паузу – это придаст значимости задавшему вопрос, а вам позволит подумать.
9 Заканчивайте выступление на удачном ответе. Если не удается, повторите свой главный тезис.
Работа со слайдами PowerPoint
…Объясните элементы диаграммы, что и как вы выделяли, ее суть. Покажите, к каким выводам можно прийти на основе данного слайда. Сделайте логический переход к следующему слайду.
Дж. Желязны. Бизнес-презентация: руководство по подготовке и проведению
Вам надо не просто показать слайд, а сделать это так, чтобы он вошел в сознание слушателей. Слайды – лучшая шпаргалка, но ими нужно умело пользоваться!
На презентации слайды могут выполнять следующие функции:
♦ фокусировать внимание аудитории на самых важных моментах;
♦ наглядно показывать суть основных положений выступления;
♦ придавать презентации более профессиональный и привлекательный вид;
♦ увеличивать запоминаемость основных положений в пять-шесть раз (если слайды грамотно составлены);
♦ структурировать материал презентации, облегчая его восприятие и выделяя логику связи отдельных блоков;
♦ сократить время выступления на 30 % при сохранении эффективности.Дизайн слайдов может задать нужный эмоциональный тон презентации. Каждый слайд должен стать частью мини-выступления с подведением итогов и мостиком – переходом к следующему слайду.
Речевое сопровождение слайда, как правило, включает в себя вступление, основную часть и заключение – подведение итогов по слайду и мостик – переход к следующему слайду.