Победи прокрастинацию! Как перестать откладывать дела на завтра
Шрифт:
• Визуальный образ. Выделение приоритетов цветом позволяет мгновенно получать информацию о приоритетности задач. Визуализация также предотвращает паралич решения. Если ваш список Сделать сегодня лежит на рабочем столе, вы с первого взгляда понимаете, что нужно переделать за день.
• «Очищение» головы. Доверив задачи бумаге, вы облегчите работу своему мозгу. Человек способен удерживать в своей оперативной памяти приблизительно шесть идей [99, 57]. Не стоит занимать ее тем, что просто надо запомнить, иначе невозможно будет использовать потенциал мозга для эффективной работы и креативного мышления.
Риски
• Переоценка своих способностей. Если вы начинаете работать с методом сделать сегодня, выберите пять или шесть дел на день. Лучше запланировать меньше задач, выполнить которые вам действительно под силу, чем много таких дел, которые вам переделать не удастся. Со временем вы поймете, какое количество задач является для вас оптимальным.
• Неверно намеченное время. В рамках определения времени прибавьте к лимиту выполнения каждого задания резерв. Если вам удастся справиться с делом раньше, немножко отдохните и начните работать над следующим заданием с опережением. В случае если вы выполните работу позже, снова немножко отдохните и только потом приступайте к другому делу. Вполне вероятно, что сначала у вас не будет получаться правильно рассчитывать время. Ничего страшного. С практикой ваши предположения станут более точными.
• Новое задание. Если в течение дня возникло срочное дело, можете сделать его сразу (если оно «горит» и его требуется «погасить») или отклонитесь от плана сделать сегодня. В худшем случае, в качестве исключения, можете создать новый лист. Это займет у вас пару минут, зато в конце дня вы снова будете эффективны.
Инструмент: сделать всё
Система. Слово, которое подчас пугает. Один руководитель поведал мне, что никогда ничего не планирует. Признался, что всегда ждет, когда дело начнет «гореть», и только тогда бежит «тушить». Его компания от такого подхода явно страдает: не продвигается вперед и не может быстро реагировать на растущую конкуренцию со стороны иностранных компаний. Он пожаловался мне, что начальный успех его фирмы в 1990-х годах был построен исключительно на воле случая, но теперь он понятия не имеет, как повторить былой взлет.
Мой опыт подсказывает, что, если мы при построении нашего успеха не рассчитываем на волю случая, необходима надежная система. В идеале – достаточно простая, широко применимая и стабильная. Я бы хотел с вами поделиться той, которую использую уже несколько лет, – мы называем ее сделать всё.
Метод сделать сегодня из предыдущего раздела можно использовать самостоятельно или в комбинации с другими вспомогательными методами: to do (сделать), ideas (идеи) и diary (ежедневник). Полная интеграция этих инструментов создает комплексную систему тайм-менеджмента сделать всё. Эта система, несмотря на широкие возможности использования,
Основой системы остается метод сделать сегодня, помогающий составлять план на каждый день. Благодаря этому методу на одном листе визуально представлены все актуальные задачи, приоритеты, время и путь, определяющий, в какой последовательности эти задания необходимо выполнять.
Второй частью системы является метод сделать, содержащий задачи, еще не вынесенные на повестку дня. Этот инструмент представляет собой резервуар того, что необходимо сделать в будущем. Он содержит, например, задачи, связанные с долгосрочными проектами, или задачи «в режиме ожидания». Список Сделать очень похож на список Сделать сегодня, с той лишь разницей, что он может состоять из большего количества листов и задачи не должны быть соединены стрелками с обозначением времени и приоритетов.
Третья часть системы – это инструмент идеи. Он представляет собой список наших идей, которые мы не хотим забыть, но при этом не заслуживающих занесения ни в лист Сделать сегодня, ни в список Сделать. Список Идеи хорошо использовать для записи важных пришедших в голову идей, дабы избежать их повторения, он также может состоять из нескольких листов.
Последний метод системы – ежедневник. Это классический ежедневник, содержащий только сроки задач, например, встречи, назначенные заранее, или мероприятия, запланированные на конкретные даты.
Как работает система сделать всё?
Создание системы сделать всё и следование ее принципам займет всего лишь несколько минут в день.
• Подготовительный этап. При подготовке нового листа Сделать сегодня в первую очередь выберем и перепишем из листов Сделать, Ежедневник или Идеи задачи, которыми бы мы хотели заняться в течение планируемого дня. После перенесения вычеркнем их из листа, где они до этого находились. Каждая задача должна занимать в нашей системе всегда только одну позицию.
• Обработка. В течение дня постепенно выполняем и вычеркиваем задачи из списка Сделать сегодня. Если с какими-то из них разобраться не удалось, перепишем их снова в список Сделать или в Сделать сегодня, предназначенный для следующего дня.
• Папка. Отдельные листы Сделать сегодня, Сделать и Идеи желательно хранить вместе в одной прозрачной папке, так, чтобы первым лежал лист Сделать сегодня. Это позволит иметь перед глазами только текущие задачи из десятка или сотни дел переполненного списка Сделать. Такой подход снижает общее отвращение ко всем задачам: на виду будет только вполне осуществимая их часть.