500 советов секретарю
Шрифт:
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительного и именительного падежей, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.
Анкетным методом смоделированы
Таблица – постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.
В хозяйственной деятельности предприятий используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и пр.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.
Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах
Кроме классификации документов, секретарю необходимо знать форматы основного носителя информации, т. е., бумаги, применяемой в делопроизводстве.
Все виды документов оформляются на бумаге определенного размера (форматов), соответствующего качества (плотности и белизны).
ГОСТ 9327-60 («Бумага потребительская. Форматы») устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С – дополнительными.
Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.
Исходным форматом является формат АО, площадь в которого равна 1 м 2 , с габаритными размерами 842 – ґ 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.
Для оформления деловых документов используются следующие форматы:
Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства
Согласно ГОСТу 6.38 – 90 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров: левое – 20 мм, верхнее – 10 мм, правое и нижнее – не менее 8 мм.
Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять не менее 8 мм, правое – 20 мм, т. е., наоборот, по сравнению с лицевой стороной.
Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации также следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографского издания.
В соответствии с ГОСТом 6.38 – 90 предусмотрен следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков применения (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с» и знаков тире (черточек). Для секретарей, использующих программу Microsoft Word, задача намного упрощается, так как в ней предусмотрены опции в соответствии с нормами документоведения.
Площадь документа делится на 3 зоны: служебное поле документа, поле для размещение углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.
Реквизиты в поле углового штампа
Герб . Государственный герб Российской Федерации или герб республики в ее составе наносится посредине над реквизитом «наименование министерства или ведомства». Перечень предприятий и учреждений, имеющих право приводить в штампе изображение герба, определяется вышестоящими организациями. Диаметр изображения герба не более 20 мм.
Эмблема организации . В качестве эмблемы могут быть использованы некое условное изображение или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном порядке. Эмблема изображается на том же месте, что и герб, а при наличии герба – левее и на уровне реквизита «наименование министерства или ведомства» или «наименование организации».