Access 2002. Самоучитель

Дубнов Павел Юрьевич

Внимательно изучите рис. 6.12 и сравните то, что на нем изображено, с вложенными таблицами и формами, которые обсуждались в главе 4. Как видите, упорядочив и отсортировав информацию с помощью мастера страниц, вы получили вложенную страницу доступа к данным. Слева от названия окна Страны расположен значок

Если щелкнуть по нему, запись Страны раскроется и слева от окна появится другой значок, а также новая запись – Название фирмы.

Если щелкнуть мышью по значку еще раз, можно снова свернуть страницу.

Создание страницы доступа к данным в режиме конструктора

Итак, мы рассмотрели создание страницы доступа к данным с помощью Автостраницы и Мастера страниц, которые позволяют достаточно легко и быстро выполнить эту работу. Еще один распространенный способ создания страницы – использование конструктора. С нашей точки зрения, конструктор действительно нужен тогда, когда требуется

внести какие-либо исправления, о чем шла речь в предыдущем разделе. А вот создание страницы посредством конструктора – не самое рациональное решение. Тем не менее рассмотрим и такой вариант.

Чтобы войти в режим конструктора, надо открыть окно базы данных (см. рис 3.1), выбрать позицию Страницы в разделе Объекты и выполнить одно из следующих действий:

• активизировать опцию Создать страницы доступа к данным в режиме конструктора ;

• щелкнуть по кнопке

на панели окна базы данных;

• щелкнуть по кнопке

на панели окна базы данных, а затем выбрать опцию Конструктор.

В любом случае на экране появятся (см. рис. 6.13) пустой бланк страницы и панель инструментов с набором кнопок, которые предназначены для добавления и настройки информационных элементов страницы (в терминологии Access 2002 – элементов управления). Щелкнув мышью в области Название страницы, вы можете задать имя страницы. Дальше, в соответствии с указанием, помещенным над пустым бланком, перетащите поля из списка и поместите их на страницу.

Рис. 6.13

Формирование страницы с помощью панели инструментов происходит практически так же, как и при создании с помощью конструктора таблиц, форм и отчетов, что достаточно подробно описано в предыдущих главах. Любая страница доступа к данным строится следующим образом: вы помещаете на нее с помощью инструментов панели необходимые элементы управления и форматируете их. Табл. 4.1 содержит описание этих элементов, включенных в панель инструментов.

Чтобы перенести на пустой бланк нужный элемент, следует щелкнуть мышью по его символу, расположенному на панели инструментов. Символ отделится от панели, и его надо поместить в любую точку страницы, при этом она будет определять точку левого верхнего угла элемента. Теперь с ним можно работать: вводить с его помощью информацию, перемещать текст, изменять его размеры и т. д. Если потом вы вновь захотите использовать этот элемент, щелкните по нему мышью. В левом верхнем углу экрана появится большой маркер, а в остальных – маркеры поменьше. С их помощью можно менять расположение и размер элементов управления. Когда вы решите, что страница наконец закончена и готова к просмотру, щелкните по кнопке

(Просмотр) на панели в верхней части того диалогового окна, в котором вы создаете страницу. Вот теперь вы увидите ее в окончательном варианте!

Открытие страницы доступа к данным в окне базы данных

1. В окне базы данных активизируйте позицию Страницы в разделе Объекты.

2. Укажите, какую страницу доступа к данным нужно открыть.

3. На панели окна базы данных щелкните по кнопке

Открытие страницы доступа к данным в Internet Explorer

Выполните одно из следующих действий:

• в среде Access откройте страницу в окне базы данных в режиме конструктора или в режиме просмотра страницы, а затем выберите опцию Предыдущая Web-страница в меню Файл;

• если Internet Explorer является по умолчанию вашим Web-браузером, то в программе Windows Explorer дважды щелкните по имени HTML-файла, чтобы открыть страницу в Internet Explorer, не заходя в Microsoft Access.

Страница в Internet Explorer показана на рис. 6.14. Естественно, что сама страница доступа к данным в Internet Explorer ничем не отличается от представленной на рис. 6.12, изменяется лишь ее оформление – окно Access преобразовывается в окно Internet Explorer.

Рис. 6.14

При создании страницы доступа к данным в этих режимах Access 2002 автоматически сохраняет ее в текущей папке как HTML-файл и добавляет соответствующий значок в окне базы данных.

Передача страницы доступа к данным по электронной почте

В отличие от традиционных форм и отчетов, страницы доступа к данным сохраняются в отдельном HTML-файле с расширением. htm, а не в файле базы данных Microsoft Access с расширением. mdb. Поэтому пользователь легко может пересылать страницы по электронной почте или публиковать их на Web-серверах в виде статических HTML-страниц. Кроме того, в них допускается включать другие компоненты, с которыми работает система Microsoft Office, в частности электронные таблицы и диаграммы. Существующие формы легко обновить, преобразовав в страницы доступа к данным.

Страница доступа к данным связана с источником данных в интерфейсе OLE DB, то есть с БД либо в Microsoft Access,

либо в Microsoft SQL Server. Для работы со страницей пользователь должен иметь доступ к этой БД. Следовательно, база данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server, которая предоставляет исходную информацию OLE DB для страниц доступа к данным, должна размещаться на разделенном сервере или компьютере. Тогда и другие пользователи смогут просматривать страницы и работать с ними в Web-браузере или в тексте письма электронной почты. Лучше разместить базу данных на разделенном сервере или компьютере до того, как будет создана страница. Рассмотрим другой случай: вы этого не сделали. Значит, если вы сформируете страницу, а затем переместите базу данных, с которой она связана, то вам придется изменить связь исходных данных OLE DB со страницей. В режиме конструктора следует щелкнуть правой кнопкой мыши по значку базы данных на панели Список полей и выбрать опцию Соединение.

Теперь поговорим непосредственно о передаче страницы доступа к данным по электронной почте. В случае, если вы рассчитываете пользоваться почтовой программой Microsoft Outlook, выполните следующие действия:

1. В окне базы данных активизируйте позицию Страницы в разделе Объекты. Затем выберите имя страницы, которую нужно переслать.

2. В меню Файл в строке меню окна базы данных выберите сначала опцию Отправить, а затем Сообщение или Сообщение как вложение. В обоих случаях вам надо будет создать конфигурацию для данного сообщения, а затем настроить диалоговое окно Отправка по почте. Страница доступа к данным открывается в режиме конструктора страниц, поэтому перед ее отсылкой конкретному адресату можно внести изменения, например добавить какие-то сведения или примечания.

3. Введите имена получателей в соответствующие поля.

4. По умолчанию имя откроется в строке Субъект, и там его можно заменить другим. Можно также произвести дополнительные операции перед отсылкой.

5. Щелкните по кнопке Отправить в заголовке сообщения.

Однако пользователь совсем не обязан устанавливать Microsoft Outlook на своем компьютере. Более того, как будет показано в дальнейшем, можно работать с базой данных Access, не устанавливая у себя на компьютере саму программу. В то же время, загружая Windows, вы, как правило, инсталлируете Outlook Express в качестве составной части. В этом случае вы можете воспользоваться тем, что страница доступа к данным, с которой вы работаете в Internet, существует как самостоятельный файл (с расширением. htm). Поэтому иногда проще и удобнее отправлять и получать эту страницу в качестве отдельного файла с помощью Outlook Express аналогично тому, как это было сделано для статической копии отчета в предыдущей главе.

Список полей

Опция Список полей позволяет легко добавлять информацию из приложений Microsoft Access и SQL Server в страницу доступа к данным. Достаточно выбрать в списке имя нужного поля и перетащить это название на страницу. Каждое поле поддерживает прямую динамическую ссылку, которая связывает страницу доступа и данные. Таким образом, поле «прикреплено» к информации и оперативно обновляется при изменении страниц доступа к данным. Если вы создаете новую связанную форму или отчет, на экран автоматически выводится список полей, даже если по умолчанию он был выключен.

Чтобы просмотреть список полей, надо открыть форму, отчет или страницу в режиме конструктора, а затем щелкнуть по кнопке

(Список полей), которая расположена на панели инструментов страницы. На рис. 6.15 вы видите, как выглядит список полей для страницы (в режиме конструктора), показанной на рис. 6.12.

Рис. 6.15

Сводная таблица

Сводная таблица создается в Microsoft Access или Microsoft Excel и включается в страницу доступа к данным. С помощью сводных таблиц пользователи могут просматривать данные отчетов, выполнять их динамическую сортировку и фильтрацию, группировать сведения по строкам или столбцам, получать суммарные значения и изучать их отдельные составляющие. Все это помогает эффективно обрабатывать как небольшие объемы данных, так и крупные массивы информации. Формат, в котором изначально представлены данные, определяется форматом страницы, однако при необходимости его легко изменить. Просто вызовите список полей, выберите в нем нужное поле с динамическими связями и перетащите его название на страницу доступа к данным.

Резюме

1. В Access 2002 существует новый тип файла – страница доступа к данным, созданный для просмотра данных из Internet или intranet и работы с ними. Страница доступа загружается в базу данных Access 2002 или SQL-сервера, но может также создаваться и загружаться вне Microsoft Access. Страница доступа к данным способна включать данные из других источников, например из Microsoft Excel. Кроме того, страницу доступа к данным используют при работе непосредственно в базе данных или проекте, создаваемом в Access 2002.

2. Для взаимодействия Access 2002 с окружающей средой страницы доступа к данным значительно полезнее, чем статические копии отчетов. Если последние, в соответствии с названием, применяются лишь для рассылки статических данных, то страницы доступа к данным используются для ввода сведений и их редактирования, для передачи данных внутри БД/проекта, для информационного обмена Access 2002 с внешним окружением и для оперативной связи по электронной почте.

3. Сформировать страницу доступа к данным можно одним из следующих способов: