Анализируй этих! Полное руководство по подбору персонала
Шрифт:
Относительно формальной структуры все понятно: это реализованная в компании организационная структура. В случае, если в компании существуют неформальные лидеры, существующая структура перестает работать, образуется некий перекос в уровне подчиненности. Например, вновь назначенный директор по персоналу де-юре является руководителем департамента персонала. Но в данном департаменте есть старейший сотрудник, который так или иначе завоевал авторитет среди коллег и высшего руководства, его мнения и суждения воспринимаются с большим вниманием, у него сложились доверительные отношения с руководителями бизнес-подразделений организации. Фактически данный сотрудник занимает линейную позицию внутри структуры: например, он является менеджером по персоналу. Но в связи с тем, что он, по сути, неформальный лидер, в большей степени
Вариантов искажений внутрикорпоративных коммуникаций при наличии неформальных лидеров может быть множество. Но все они являются препятствием на пути выстраивания эффективных внутрикорпоративных коммуникаций. Выход один: ограничить неформального лидера в общении с носителями информации, повысить лояльность неформального лидера, направить его коммуникации в нужное русло, например, делегировав ему часть полномочий и ответственности.
Что касается значимости тех или иных бизнес-подразделений: на разных этапах деятельности компании это могут быть совершенно разные подразделения. Например, на этапе оптимизации штатной численности – это отдел персонала, так как именно сотрудники этого отдела владеют информацией о предстоящих сокращениях. На этапе реструктуризации кредитов это может быть финансовый отдел, так как его сотрудники знают, как обстоят дела у компании в финансовом плане. Когда подразделения становятся значимыми, они являются носителями информации и испытывают приток коммуникаций со стороны остальных сотрудников. Таким образом, уровень информированности значимых подразделений повышается, так как коммуницирующие с ними сотрудники транслируют известную им информацию с целью получить новую информацию от сотрудников значимых подразделений.
Любой сотрудник является неотъемлемой частью бизнес-системы. Довольно часто взаимодействие в организации выстраивается вертикально: собственник компании ставит задачу генеральному директору, тот распределяет ее между линейными руководителями, линейные руководители, в свою очередь, делегируют задачу своим подчиненным. Таким образом, задача превращается в полноценный проект, участники которого должны коммуницировать между собой для достижения наилучшего результата. Если у одного из участников проекта уровень загрузки высокий, он может просто не успеть принять участие в проекте. И наоборот, если загрузка сотрудника низкая, проект для него становится приоритетным, он «тянет одеяло на себя», не дает другим участникам полноценно проявить себя в реализации проекта.
Итак, мы рассмотрели факторы, на которые существенно влияет уровень загрузки персонала. Теперь мы подробно остановимся на том, как именно эту загрузку измерить: рассмотрим эффективные инструменты, направленные на нормирование труда. Основными инструментами нормирования труда, способными измерить нагрузку персонала и получить результат, приближенный к объективности, являются:
1. Измерение трудозатрат.
2. Фотография рабочего дня.
Как измерить трудозатраты?
Для того чтобы понять, насколько загружен сотрудник, необходимо получить следующие измеримые показатели:
1. Количество операций в день.
2. Время, затраченное на проведение этих операций.
Например, инспектор отдела кадров выполняет следующий функционал:
• прием работников;
• увольнение работников;
• составление табеля учета рабочего времени работников;
• разработка должностных инструкций.
Теперь, зная, какие именно технологические операции выполняет сотрудник, важно просчитать, сколько времени занимает та или иная операция. Для того чтобы получить объективные результаты подсчетов, самый правильный вариант – незаметно понаблюдать за сотрудником в процессе работы, отмеряя время, которое он тратит на выполнение всех вышеперечисленных операций. Также для оценки временных затрат сотрудника можно использовать фотографию рабочего дня, об этом мы поговорим позднее. Важно проверить качество
После того как мы получим необходимые нам результаты, можно просчитать уровень загруженности специалиста. Например, мы посчитали и поняли, что временные затраты инспектора отдела кадров таковы:
• прием работников – 0,5 часа на одну операцию;
• увольнение работников – 0,5 часа на одну операцию;
• оформление стажировки работникам – 0,5 часа на одну операцию;
• учет рабочего времени сотрудников по системе контроля рабочего времени – 0,5 часа на одну операцию;
• сверка табелей учета рабочего времени – два дня в месяц, по 4 часа в день;
• разработка должностных инструкций – 1,5 часа на одну инструкцию.
Теперь нам нужно классифицировать все операции, объединив их в два-три блока для того, чтобы удобнее было вести подсчеты. В данном случае операции «прием работников», «увольнение работников» и «оформление стажировки работникам» можно объединить в единое значение «движение кадров». Остальные операции не схожи между собой, поэтому их мы объединять не будем.
Второй важный момент: нужно отделить регулярные, или ежедневные, операции от нерегулярных. В нашем случае нерегулярными операциями будут сверка табелей учета рабочего времени и разработка должностных инструкций. Время, затраченное на осуществление нерегулярных операций, лучше исключить из подсчетов. В данной ситуации это можно сделать следующим образом.
• На сверку табелей учета рабочего времени у инспектора отдела кадров уходит 8 часов в месяц – это полный рабочий день. Учитывая это, в дальнейших подсчетах мы исключим один рабочий день из наших вычислений.
• В месяц инспектор отдела кадров разработал 17 должностных инструкций, потратив на разработку каждой должностной инструкции 1,5 часа. В совокупности разработка должностных инструкций заняла у работника 25,5 часа – это приблизительно 3 рабочих дня.
Получается, на выполнение нерегулярных операций инспектор отдела кадров потратил четыре рабочих дня в месяц. В эти дни он не совершал иных операций, поэтому при дальнейшей нормировке, для того чтобы получить релевантные результаты, нам нужно отнять от общего количества рабочих дней в месяц четыре рабочих дня.
Также важно отделить от процесса подсчетов и так называемые разовые задания. Например, в месяц инспектор отдела кадров получил от директора по персоналу несколько поручений:
• обзвонить кандидатов с целью их приглашения на собеседование – 3 часа на операцию;
• посчитать трудовой стаж сотрудников организации – 3 часа на операцию;
• заполнить журналы регистрации приказов по предприятию – 2 часа на операцию.
В совокупности все эти операции составили один рабочий день.
Таким образом, мы отбрасываем из подсчетов 4 рабочих дня, потраченных на выполнение нерегулярных операций, и 1 рабочий день, который ушел на выполнение разовых заданий, итого получаем 5 рабочих дней.
Допустим, в отчетном месяце 24 рабочих дня. Отнимаем от 24 рабочих дней 5 рабочих дней, уже использованных нашим инспектором отдела кадров, остается 19 рабочих дней. Именно это количество потребуется нам для дальнейших вычислений.
После того как мы классифицировали операции, которые выполняет инспектор отдела кадров, отделили от них нерегулярные и разовые, оставив только ежедневные операции, нам нужно выяснить, сколько таких операций в день он выполняет. Для этого мы выводим средний показатель по каждой ежедневной операции. Итак, выводим среднее арифметическое по показателю «движение кадров». Например, в месяц вышло на стажировку 30 человек, из них было принято на работу – 20, уволено – 15 работников. Считаем средний показатель: (30 + 20 + 15)/19 рабочих дней в месяце = 3,4 человека в день в среднем. Учет рабочего времени ведется инспектором отдела кадров ежедневно, поэтому среднее арифметическое выводить не нужно.