Антитайм-менеджмент
Шрифт:
В нашем случае Промежуточные цели отражены в проектных интеллект-картах. Они – детали сиюминутного представления о том, как проект должен выглядеть. Каждый раз, когда мы узнаем что-то новое, они могут меняться. Поэтому для личного планирования настолько важен еженедельный обзор. Он помогает двигаться с максимальной осторожностью и как можно эффективнее.
Постоянно оценивая ситуацию, ресурсы и намерения, мы пересматриваем Недельные и Промежуточные цели и стараемся достичь те, что сохранили актуальность, как можно скорее. Чтобы снизить влияние ошибки планирования, жесткие даты достижения указываются на небольшие промежутки времени: на неделю, 1–3
Неделя – тот срок, на который можно неплохо прогнозировать. Точность таких планов позволяет определить эффективный и выполнимый участок работы. Это предохраняет нас от разочарований и стресса из-за того, что Недельная цель не достигнута или не дала результата.
Если же недельный успех невелик или отсутствует, цель не настолько грандиозна, а затраты не столь большие, мы вряд ли ощутим серьезное разочарование и потеряем мотивацию. Если цель не приблизилась, это лишний повод как следует проверить доводы, по которым она была определена. Возможно, выбранный нами путь – не оптимальный.
Неделя – тот интервал, который дает нам право на ошибку. Гораздо лучше через 7 дней обнаружить, что идешь не туда, и исправиться, чем потратить на это месяц и ощущать сильное разочарование.
Примеры с возвращением домой и попыткой не опоздать на встречу, если сломалась машина, – иллюстрации работы механизма интуитивного планирования. Он отмечает цель, определяет направление, а каждый следующий шаг рождается из предыдущего. Если же заранее загнать себя в рамки, очень вероятно, что возникнут проблемы. Вспомните, какие были ощущения, когда тщательно распланированный маршрут в отпуске никуда не годился? Насколько сильно было разочарование и замешательство – что же дальше делать? Ведь целая цепь шагов под угрозой, оттого что один из пунктов неверен… Давайте прислушиваться к интуиции. В этот раз она показывает отличный пример, о котором стоит помнить.
Проверьте, нет ли в таск-менеджерах задач, которые зависят от успеха еще не выполненных действий? Если есть – перетащите их в интеллект-карты соответствующих проектов.
Такие задачи относятся к видению «как должно быть, если…» До того как они станут пунктами в Списке дел, нужно будет внести ряд изменений. Не стоит захламлять таск-менеджер тем, что станет актуальным, если не все пойдет по плану. В нем должно быть только то, что действительно будет выполняться.
Ежеквартальный и ежегодный обзоры
Если еженедельный обзор предназначен для гибкого и безопасного движения к целям, то ежеквартальный и ежегодный нужны для того, чтобы их определить. Они помогают найти «болевые точки» – цели, достижение которых наилучшим образом скажется на неком общем замысле. Этим замыслом может быть годовой, двух-, трех-, пятилетний или более длительный план.
Процедура вынесенных в заголовок обзоров похожа на еженедельный, за тем исключением, что наибольший упор приходится на анализ ситуации и выбор точки воздействия, достижение которой даст максимальный результат. Еженедельный обзор в этом смысле менее сложный.
Обзоры следующего масштаба требуют не только такого же подхода, но и выполнения очень важной процедуры – построения Диаграммы
В зависимости от масштаба ситуации, которую приходится анализировать, мы выбираем и периодичность построения ДТР. Для очень быстрого движения делать это понадобится где-то раз в квартал. Для большинства случаев достаточно интервала в полгода-год.
Построение ДТР уберегает от затрат, потому как проясняет взаимосвязи между негативными явлениями и показывает Истинную причину большинства проблем. После того как она найдена, не нужно бороться с симптомами, ведь теперь известно, на что надо направить главный удар. Преодоление Истинной причины становится целью квартала, полугодия или года. И все силы уходят на это, что позволяет добиться их предельно эффективного распределения, ведь при избавлении от причины исчезает и большинство порождаемых ею проблем.
Это очень благодарная тактика, поскольку она не просто помогает двигаться системно, но и очень экономит силы. Особенно актуально применять ДТР в начале года, когда готовится план развития компании на ближайшее время.
ДТР – прекрасный и универсальный инструмент. Его можно применять не только для того, чтобы определить, на что обратить внимание в работе. Он отлично подходит для анализа всего, что касается личного развития, и помогает сдвинуть с мертвой точки ситуацию с лишним весом, режимом дня или занятиями спортом.
К примеру, автору ДТР помогла найти ключ к тому, чтобы сделать рывок длиной в год. За это время произошли серьезные изменения в тренинговой деятельности (я провожу их и в компаниях, и в открытом режиме, причем не только в России), а также в физической форме (стал подтягиваться 22 раза). К тому же ДТР сбалансировала бизнес-модель моей торговой компании.
Чтобы познакомиться с Теорией ограничений Голдратта, отсылаю читателя к Уильяму Детмеру и его прекрасной книге, которая так и называется – «Теория ограничений». К сожалению, для того чтобы разобраться с этим инструментом, потребуется отдельный большой раздел, но в данной книге его представить невозможно. Вместе с тем я призываю к последовательности. Система управления информацией – основа, без прочного владения которой ни планирование на базе интеллект-карт, ни определение точек приложения усилия с помощью ДТР не будут иметь смысла. Без повседневного инструмента мы не сможем методично и спокойно внедрять все изменения.
Как зависимость от планов идет нам на пользу
Каждый день несет в себе сотни вопросов и каждый вопрос – это выбор. А каждый выбор – этап, за которым стоит хоть небольшое, но размышление. Поиск ответа требует усилий. Любой день обещает массу мелких развилок, и все они понемногу пьют наши силы и отвлекают от основного – от развития.
Когда мы думаем, что бы съесть, велика вероятность, что выбор окажется не в пользу здорового блюда (особенно если мы голодны). Каждый раз, колеблясь между полезным салатом и вкусным стейком, мы наблюдаем неравный бой бессознательного и рационального начал. Если мы голодны, бессознательное обычно выигрывает, что не всегда идет на пользу желанию правильно питаться. Рациональное начало берет верх, когда у него много энергии, но разве часто это случается?