Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
Шрифт:
• Когда вы пишете отчет по запросу первого лица, ваша вероятная цель – получить признание сделанной работы или помочь адресату прийти к полезным выводам и решениям.
• Цели документов не статичны – они могут и должны уточняться по мере сбора и анализа информации.
Ставьте цели адекватного масштаба
• Не пытайтесь получить от первого лица слишком много и слишком быстро с помощью одного короткого документа. Избегайте недостижимых и чрезмерно амбициозных целей. Решение
• Предлагайте первому лицу выдать такую реакцию на ваш документ, какую он может выдать, – совершить такой шаг, какой он готов совершить. Просите о возможном – не рассчитывайте на чудо.
• Цель документа может оказаться и недостаточно амбициозной. Не бойтесь предлагать сильную реакцию, если дело того требует и у вас есть шанс получить то, о чем вы просите.
Предлагайте одобрить анализ, выводы, подход, план или конкретные действия
• Цель вашего обращения к первому лицу должна соответствовать текущему этапу решения того вопроса, о котором вы пишете.
• Когда ситуация не ясна, просите согласия на ее анализ, а затем предлагайте одобрить выводы, содержащиеся в отчете.
• Когда ситуация ясна и выводы сделаны, предлагайте одобрить подход, концепцию решения.
• Когда концепция согласована, предлагайте рассмотреть план действий по ее реализации (включая необходимые ресурсы).
• Когда план одобрен, согласуйте конкретные действия (если такое согласование необходимо).
Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату
• Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите вклад в принятие решений – даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.
• Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы их можно было применить с пользой для дела.
• Запрос первого лица может относиться к одному из пяти уровней: 1) запрос на анализ; 2) запрос на выводы; 3) запрос на концепцию; 4) запрос на план; 5) запрос на конкретные действия.
• При составлении документа мыслите и предлагайте на один шаг дальше полученного запроса.
Часть 3. Как структурировать отчет или предложение?
Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду
• Структурирование – это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации.
• Бессодержательные, «рыхлые» мысли нельзя хорошо структурировать. Подготовка к структурированию состоит из четырех шагов:
• Определите темы.
• Исключите темы, не имеющие отношения к цели документа.
• Определите типы высказываний по каждой теме (суть проблемы, причины
• Конкретизируйте содержание высказываний.
• После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты – идеи или высказывания – верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.
Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала
• Напоминайте контекст в начале документа – но коротко.
• Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.
• В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите главные мысли и сообщите их в начале текста. Озвучив главное, представьте пояснения.
• Главных мыслей не должно быть слишком много. Чтобы сфокусировать изложение, руководствуйтесь двумя принципами:
• Главные мысли должны работать на цель документа.
• Принцип МЕСЕ: главные мысли не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничто по-настоящему важное не должно быть упущено.
• Отражайте главные мысли в заголовках.
Пользуйтесь шаблонами
• Если у вас нет времени учиться изощренным методам структурирования, используйте один из шаблонов:
• Шаблон 1: «Предложение/запрос»
• Ситуация
• Возможное решение
• Цена вопроса и выгода решения
• План действий и ресурсы (требуется не всегда)
• Шаблон 2: «План – факт»
• Название плана или поручения в заголовке отчета
• Резюме
• Статус «план – факт»
• Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы – рекомендации»
• Цель отчета
• Выводы
• Рекомендации
• Результаты исследования
• Методика сбора и анализа фактов и данных
• Информация в отчетах и предложениях может быть структурирована с помощью четырех подходов:
• объектного;
• сравнительного;
• процессного/хронологического;
• комбинированного (сочетание трех предыдущих).
Используйте логику ответов на вопросы первого лица
• Если цель и содержание документа не вписываются в готовый шаблон, хорошо работает метод структурирования с помощью ответов на вопросы.
• Запишите в верхней части листа бумаги цель своего сообщения, а затем мысленно представьте себе диалог на эту тему с первым лицом.
• Запишите важные вопросы, которые вы можете услышать от адресата.
• Расположите эти вопросы в логической последовательности – например, от главного к второстепенному.