Большая книга директора по персоналу

Рудавина Елена Роленовна

Наиболее сложным в отношении планирования является бюджет бонусов, связанных с выполнением каких-либо плановых заданий. Данный бюджет рассчитывается и ставится в общий годовой бюджет, и его можно с точностью рассчитать только исходя из планового объема, а при условии перевыполнения плановых показателей размер его может изменяться в том соотношении, которое заложено в Положении о премировании сотрудников. Как правило, на практике мы сталкиваемся с необходимостью заложить в данный подраздел бюджета резервные 5 % по плавающему принципу. То есть при возникновении необходимости этот бюджет будет пущен в ход. Указанное количество процентов обусловлено необходимостью более тщательного составления бюджета продаж. Если превышение значения перевыполнения плана составляет более 5 %, значит,

либо не были учтены вновь открывающиеся возможности рынка, либо годовой план был составлен заведомо низким – со всеми выводами для последующего анализа на корпоративном финансовом совете.

В процессе составления штатного расписания необходимо помнить, что оно является только вершиной айсберга, который называется бюджетом выплат и компенсаций. В штатном расписании отображается только размер выплат, а их количество и постатейная расшифровка отражаются в расчетных листках.

Самым простым для планирования является бюджет «окладников», т. е. тех работников, чьи постоянные оклады не приносят беспокойства менеджеру по выплатам и компенсациям в силу своего постоянства и незыблемости в течение долгих лет.

К вопросам бюджета мотивации и оплаты труда персонала имеет непосредственное отношение штатное расписание компании. В данной главе мы решили кратко остановиться на некоторых основных вопросах, связанных с составлением штатного расписания.

До введения в действие постановления Госкомстата России от 06.04.01 № 26 каждая организация составляла этот локальный нормативный акт по-своему. До 2001 года правового акта федерального уровня, который бы устанавливал форму и порядок составления штатного расписания для всех без исключения организаций, не существовало. На протяжении длительного времени обязательность штатного расписания, особенно для малых и средних компаний, вообще ставилась под сомнение.

В апреле 2001 года кадровики наконец получили официальный ответ на вопрос, каким должно быть штатное расписание. А с принятием Трудового кодекса РФ сомнения в обязательности этого документа для организации отпали окончательно.

Что понимается под «штатом» и «штатным персоналом»?

Штат – это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Различные источники дают различные определения понятия «штатное расписание», но в принципе суть их сводится к следующему: штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить в него изменения?

В этом вопросе ясности нет до сих пор. То есть законодательно не установлено, что именно отдел кадров, или планово-финансовый отдел, или какая-либо другая служба должны заниматься этим вопросом. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и соответственно функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих

в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

С чего начинается процесс составления штатного расписания

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура – это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Точно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания, проблематично, но разграничить некоторые этапы его составления, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 мы попробуем.

С чего начинать заполнение унифицированной формы № Т-3

Заполнение унифицированной формы № Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации – оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе. Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на “_”_____20_года, т. е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

Как правильно назвать структурное подразделение

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации, то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами).

Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях, и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.