Бухгалтерский учет на компьютере
Шрифт:
Базу данных классификатора можно найти и на других веб-сайтах, ее же можно отыскать на диске ИТС, но загрузка классификатора с представленного ресурса гарантирует вам то, что перед вами – самая свежая версия классификатора.
После того, как архив с классификатором загружен, его нужно распаковать, например, в папку KLADR , расположенную в папке Мои документы , хотя допустимо развернуть его и в любую другую удобную для вас папку. В итоге мы должны получить папку, рис. 3.15., в которой содержатся файлы классификатора, готовые к загрузке.
Теперь вернемся к окну загрузки адресного классификатора (рис. 3.13), укажем в нём путь к папке с файлами классификатора
После сообщения об успешной загрузке мы можем закрыть окно загрузки классификатора и приступить к вводу адреса.
Поле Индекс можно отредактировать вручную (однако, при выборе данных в других полях оно модифицируется в соответствии с выбранными данными), остальные поля заполняются подбором, например, на рис. 3.16. изображен процесс подбора адреса населенного пункта.
Использование адресного классификатора гарантирует техническую правильность ввода адресов, в частности, для целей сдачи отчетности в электронной форме, за фактической правильностью ввода информации бухгалтер должен следить самостоятельно.
После подбора адреса (адрес условен, как и прочие сведения) мы приходим к такому виду окна ввода, рис. 3.17.
После завершения ввода адреса, в особенности, если вы редактировали его вручную, можно проверить правильность заполнения, нажав на кнопку Проверить заполнение .
После нажатия на кнопку ОК в окне заполнения адреса введенный адрес будет перенесен в карточку организации, так как установлены флаги, указывающие на то, что почтовый адрес и фактический адрес совпадают с юридическим адресом, будут заполнены еще несколько реквизитов. Если эти адреса различаются, флаги нужно снять и указать необходимые адреса. В итоге мы пришли к виду карточки организации, показанному на рис. 3.18.
Подобным образом следует заполнять любые адреса, которые вам приходится вводить – это относится к адресам юридических и физических лиц.
На закладке Фонды вводятся данные о регистрации организации в ПФР, ФСС, ТФОМС.
На закладке Коды статистики нужно ввести информацию о кодах, присвоенных организации при регистрации (ОКОПФ, ОКФС, ОКВЭД, ОКПО), здесь вам следует воспользоваться учредительными документами.
На закладке Документооборот можно настроить параметры электронного документооборота с ФНС, ПФР, ФСС. Если ваша организация использует электронный документооборот, обратитесь к инструкциям соответствующих ведомств для настройки параметров этой закладки.
Закладка Иностранная орг. актуальна для отделений иностранных организаций.
На закладке Прочее , рис. 3.19., мы зададим префикс организации – СТ.
Префикс будет использоваться при нумерации документов, принадлежащих организации. Это актуально в том случае, если в одной базе планируется вести учет по нескольким организациям.
На закладке Настройка печати можно выбрать наименование организации, используемое при печати документов, выбрать изображения логотипа и факсимильной печати.
Закладка Ответственные лица , рис. 3.20., позволяет при создании карточки организации указать список её ответственных лиц. В частности, здесь приведены ссылки для создания записей об основных ответственных лицах – руководителе, бухгалтере и кассире.
Для создании записи об ответственном лице нужно нажать на ссылку Создать у соответствующего реквизита. Будет открыто окно Ответственное лицо , рис. 3.21., где уже заполнены реквизиты Организация и Ответственное лицо ( Руководитель , в данном случае). В этом окне нам нужно указать дату вступления ответственного лица в должность (01.01.2013),
Должность ответственного лица подбирается, по нажатию на кнопку с тремя точками в соответствующем поле, из справочника Должности , рис. 3.22., каждой записи соответствует лишь наименование должности и код элемента. Если в справочнике нет нужной должности, необходимый элемент можно ввести самостоятельно и после этого выбрать.
Указав должность, приступим к заполнению реквизита Физическое лицо . Данные о физических лицах хранятся в справочнике Физические лица. Этот справочник является общим для всех организаций, по которым ведется учёт в одной информационной базе. Здесь уже присутствуют некоторые физические лица, если среди них есть нужное, мы можем выбрать соответствующую запись. Если нет – можем ввести сведения о новом физическом лице, нажав на кнопку Создать в панели инструментов справочника. Откроется окно создания элемента справочника Физические лица, рис. 3.23.
Обратите внимание на то, что поля, содержащие различные адреса, затенены. Это говорит о том, что заполнить их, непосредственно вводя в них данные, нельзя. Можно нажать на кнопку с тремя точками у нужного поля и сформировать адрес с использованием адресного классификатора.
Ввод информации о физических лицах и указание их в качестве ответственных лиц организации еще не означает, что мы отразили в подсистеме учета заработной платы данные о приеме сотрудников на работу. Понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» различаются.
После заполнения сведений об ответственных лицах организации ввод основных данных об организации окончен, можно нажать кнопку Записать и закрыть в окне карточки организации и продолжать работу. Обратите внимание на то, что если в заголовке окна присутствует значок «*», это означает, что элемент модифицирован и изменения пока не сохранены. Если работа по заполнению какого-либо элемента справочника занимает достаточно много времени, рекомендуется периодически нажимать на кнопку Записать объект для того, чтобы защититься от потери данных.
На начальном этапе учета, помимо сведений об организации, обычно задают и состав её подразделений. Это нужно для последующей правильной работы в системе.
Сведения о подразделениях организаций хранятся в соответствующем справочнике, найти его можно по адресу Справочники и настройки учета > Подразделения , рис. 3.24.
Мы установили в качестве организации, с подразделениями которой хотим работать, «Столяр ООО». Если структура организации не предусматривает наличие подразделений, в системе, независимо от этого, автоматически создаётся подразделение с наименованием Основное подразделение . Рассмотрим методику ввода данных о подразделениях организации и особенности работы с иерархическими справочниками, то есть со справочниками, одни элементы которых могут быть подчинены другим элементам.
Наша учебная организация, ООО «Столяр», имеет следующие подразделения:
1. Производственный цех – это основное подразделение организации, оно занимается производством мебели. В него входят мастера по производству мебели, наладчики станков.2. Администрация – в него входят все офисные работники – например, директор, секретарь, бухгалтер, кассир.
3. Склад – это подразделение, отвечающее за хранение готовой продукции и приобретенных товаров и материалов. Здесь работают кладовщики и складские рабочие.
4. Магазин – подразделение, ответственное за продажу продукции. Здесь работают продавцы.
При описании подразделений организации мы не случайно сделали акцент на сотрудниках, которые работают в данных подразделениях. Дело в том, подразделения обычно выделяют по следующим признакам: