Человек-праздник. Как стать организатором ивентов
Шрифт:
В даты работы выставки, приходите в удобные Вам день и время. Обходите стенды, находя то, что вам интересно, обмениваясь контактами. Не забудьте визитки.
Возможно, вы хотите представиться на выставке в качестве поставщика услуг. Это однозначно нестандартный подход к поиску клиентов.
Давайте с самого начала.
К примеру, интересна выставка для привлечения клиентов на игры. Я же игропрактик, поэтому буду говорить о тех сферах, которые мне близки. Разумеется, всё это можно адаптировать под любую нужную вам сферу. Итак, сначала выбираем выставку, которая может быть интересной и полезной. Ну скажем выставка для HR-
Что такое игра? Это психологическая сессия, проводимая в игровой форме, которая может быть как для частных, так и для корпоративных клиентов. Кто может лоббировать интересы игропрактика, проводящего игры в формате тренинга для сотрудников? Либо HR-специалист, либо кто-то из руководства. По этому принципу выбирается выставка.
Возможно, вы об этом не задумывались, но выставки проходят практически в любых сферах. Поэтому в какой бы сфере вы бы не работали, свою выставку вы обязательно найдёте. Где же их искать? Разумеется, обратиться к интернету. Всесильные Гугл и Яндекс знают всё. Задав Яндексу вопрос о тематической выставке и найдя то, что вам интересно в вашем или может быть где-то в ближайшем городе, первое, что бы стоит сделать – это посмотреть состав участников прошлых лет. Были ли там те, кто с вами в одной нише работает?
Участие в выставках стоит достаточно недёшево. Значит, для того, чтобы поучаствовать со стендом, хорошо бы найти единомышленников. Возможно, это будут ваши коллеги, с кем вы работаете в одной нише, а возможно это будут те, кто работает каким-то образом с вами, параллельно не пересекаясь напрямую и вы можете являться партнёрами, а не конкурентами.
Предположим, вы нашли подходящую выставку. Подумали о том, с кем в партнёрстве вы хотите поучаствовать в этой выставке. И что же дальше?
Находите в интернете контакты организаторов выставки, связываетесь с ними и задаёте следующие вопросы:
Просите прислать схему расположения стендов, благодаря ей вы сможете понять, какие места ещё свободны? Какой площади? И где они расположены? Разумеется, самые выгодные места – это места по центральным выставочным проходам и места ближайшие ко входу, но чаще всего такие стенды продаются очень большими это 40-60 100 и более кв. метров. Как же быть индивидуальному предпринимателю либо представителю малого бизнеса, кто хочет поучаствовать в выставке, но не имеет на это большого бюджета. В таком случае можно рассмотреть небольшие стенды, которые находятся рядом со входом, часто места рядышком со входом по периметру зала бывают неудобные для большой застройки и нет возможности организовать там стенд большой площади и тогда организаторы продают эти места, уделяю их небольшие стенды от шести, возможно, 9 – 12 квадратных метров.
Следующий вопрос организаторам – о стоимости участия. Я уже упоминала, что это дело недешёвое и стоимость квадратного метра разная в разных городах. В Москве, например, на промышленных выставках стоимость квадратного метра составляет порядка 10-30 тысяч рублей.
Несложно посчитать, что стоимость аренды выставочной площади, допустим, шесть квадратных метров при цене 15.000 руб. за метр составляет 90.000 руб.
И здесь многое зависит от ваших целей и возможностей. Можно пригласить компаньонов в эту историю.
Учитывайте также, пожалуйста, что помимо стоимости площади, нужно будет обязательно на стенд заказывать дополнительные оборудование. Это мебель,
Обзорность стенда. Выбрав стенд и его расположение, определив площадь, вы понимаете, сколько будет стоить его аренда. Ещё один нюанс – это наценка за его обзорность. Стенд может быть линейным. Это значит, что три стороны его будут закрыты, а одна обращенная к посетителям будет открыта. Также стенд может быть угловой. Тогда открытыми будут две стороны. Обычная наценка к стоимости площади углового стенда составляет 10% от общей стоимости площади. Ещё один вариант – полуостровной стенд. Здесь закрыта только одна сторона. То есть, по сути, у стенда есть одна стенка из трёх. Остальные стороны открыты. Это улучшает обзорность и возможность подхода посетителей разных сторон, с разных выставочных аллей.
Чтобы оформить договор с выставочной компанией нужно быть зарегистрированным как индивидуальный предприниматель.
После выбора стенда, оформляется договор. Хорошо, если в него сразу будут внесены все условия, включая заказ дополнительного оборудования и услуг.
Договор можно изучить самому, но лучше, конечно, проконсультироваться с юристом.
После его подписания вносите оплату. И первый этап подготовки к выставке можно считать завершённым. Да, это только начало. Чтобы узнать всё тонкости заезда на выставку, нужно ознакомиться с руководством участника. Этот документ бывает опубликован на сайтах выставок. Либо присылается организатором непосредственно участнику. В нём собраны все явки и пароли.
Ещё в рамках подготовки подумайте вот о чем. Полезно будет разработать анкету/опросный лист. Поля для контактных данных (если у гостя нет визитки), 3-4 вопросов, которые после выставки помогут вам вспомнить, о чем общались.
Чтобы представлять себя на стенде, нужна подготовительная работа. Организаторы выставки проводят информационную работу по привлечению посетителей на выставку. Но своих потенциальных клиентов вы вполне можете пригласить и сами.
Для тех, кто что-то про вас знает, и никак не решится на покупку продукта или услуги у вас – хорошая возможность познакомиться с вами ближе, задать вопросы, подержать ваш продукт, может быть продегустировать услугу. Из моего опыта, каналами коммуникации и рассказа о вашем участии в выставке может стать почтовая рассылка, баннер в подписи, ваши социальные сети. Созваниваясь с потенциальными клиентами по телефону, можете предлагать личную встречу на вашем стенде на выставке.
И вот наступил день Х. Вы с партнёрами на стенде. Одному отработать всю выставку сложно, если не сказать невозможно. Будучи участником, вы имеете возможность обойти всю выставку, завязать полезные связи с другими участниками. Но если вы один, то тогда ваш стенд остаётся без присмотра на это время. Поэтому партнёрское участие хорошо не только с финансовой точки зрения.
В рамках выставок часто проходят конференции, круглые столы и т.п. И для участников они обычно включены в стоимость. Это ещё одна возможность для нетворкинга.