Дело ясное. Как писать понятные письма

Вместе добиваться результата гораздо легче! Команда PushBooks будет с вами на всех этапах внедрения идей из книги.

Зайдите в Личный кабинет pushbooks.ru/personal или на страницу книги pushbooks.ru/9 и нажмите «Активировать Push-письма».

Теперь вы будете получать от нас материалы, которые помогут вам действовать: напоминания, чек-листы, советы экспертов – все, что нужно для мощной мотивации.

Дружите с нами в соцсетях!

vk.com/pushbooks

facebook.com/pushbookru

twitter.com/PushBooks

Сколько видов деловых писем вы знаете? Информационные письма, благодарственные, сопроводительные, рекомендательные. Запросы, оферты, рекламации, отказы, претензии… На сайтах с шаблонами писем можно насчитать десятки их типов и разновидностей.

А что со всем этим многообразием бывает не так? На что чаще всего жалуются наши начальники, клиенты, партнеры – те, кому приходится читать эти самые запросы, рекламации и прочие произведения эпистолярного жанра?

Кого-то раздражают слишком официальные письма. Кого-то, наоборот, смущает недостаточно деловой стиль. Кто-то хотел бы видеть в письмах побольше «души», кто-то поменьше. Но главная жалоба всегда одна.

«Достали непонятные письма! Сделайте с этим что-нибудь! Сил больше нет!»; «Черт ногу сломит…»; «Мозги уже набекрень от этих текстов…»

Беда большинства современных деловых писем в сумбурности, путаности, отсутствии удобной читателю логики. Хотите пример? Пожалуйста!

Понадобилось мне как-то получить в налоговой инспекции выписку о том, что я числюсь в реестре предпринимателей. Выписка нужна была с указанием моих паспортных данных и адреса. Я подала заявление – и через положенное время получила ответ.

Последнее предложение ответа мы на время от вас скрыли. Попробуйте понять из письма, что в этом предложении – согласие или отказ, готова налоговая дать мне нужную выписку или не готова и почему.

Инспекция ФНС России № ___ по г. Москве сообщает следующее.

Как по-вашему, дали мне выписку? Не буду вас мучить – вот что скрывалось в конце.

Скажу сразу, этот пример я выбрала неспроста. Когда я во второй или третий раз перечитывала ответ, мне захотелось… помочь работникам налоговой инспекции. А заодно и сотрудникам многих других компаний и организаций.

Я решила написать книгу, которая раз и навсегда решит проблему непонятных писем. Достаточно будет освоить изложенные в ней методы, и ваши письма станут ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ПОНЯТНЫМИ, с большой буквы. И вот эта книга готова. Посмотрим, что получилось.

Думаю, вы уже обратили внимание, что вышла довольно компактная книжка. Как же туда влезли рекомендации по всем информационным, благодарственным, сопроводительным и рекомендательным письмам, запросам, офертам, рекламациям, отказам и даже претензиям?

Все дело в том, как считать. Можно сказать, что видов писем десятки, а можно – что их всего два. О чем бы вы ни писали, ваше письмо можно отнести к одной из двух категорий:

Либо вам нужно, чтобы адресат узнал некую информацию (и тогда вы его информируете), либо вы хотите подвигнуть его на какие-то действия (и тогда вы его убеждаете). В книге мы обсудим оба случая – и таким образом разберемся разом с десятками видов писем.

Что же влияет на понятность письма? О скольких инструментах пойдет речь в этой книге? По большому счету только о трех.

Вот три аспекта, отвечающие за ясность – или за путаность, сумбурность и непролазность письма. Остается рассмотреть их по порядку, взять на вооружение нужные методы – и можно писать ЯСНО, ДОХОДЧИВО и ЛОГИЧНО! Давно пора, в самом-то деле…

По какому плану нужно писать письмо, чтобы оно было понятным? Как нужно структурировать информацию? Ответ прост – так, как человеку удобно ее воспринимать. А как мы воспринимаем информацию? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте проведем небольшой эксперимент.

Вам понадобится бумага и ручка (карандаш, фломастер, мелки, губная помада… словом, что-то, чем можно рисовать). Сейчас мы покажем вам описание мифического существа. Ваша задача – быстро изобразить это существо на бумаге. Для пущего эффекта не сверяйтесь с описанием в процессе рисования.

Все поняли? Готовы? Тогда начинаем.

Думаю, какое-то существо у вас получилось. Остается сравнить его с тем, которое имели в виду мы. Итак…

Конец ознакомительного фрагмента.