Делопроизводство для секретаря
Шрифт:
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
В случаях нарушения трудовой дисциплины работник составляет объяснительную записку.
Реквизиты объяснительной записки:
1) адресат (кому она адресована);
2) должность (структурное подразделение), фамилия, инициалы автора записки;
3) название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);
4) текст;
5) дата составления;
6) подпись составителя записки.
Записки могут
Протокол– документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллективных органов.
Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) выступления участников заседания. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.
Чаще всего ведется краткая форма протокола без текстов докладов, полная форма протокола предполагает приложение к протоколу стенограммы заседания.
Протокол оформляется как на общих бланках, так и на чистых листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:
• наименование вида документа и его порядковый номер;
• дату;
• место составление протокола;
• текст;
• подписи председателя и секретаря.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: «Заседание совета директоров», «Заседание ученого совета».
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части перечисляются присутствующие на собрании, указывается, кто был председателем (инициалы и фамилия), кто секретарем собрания (инициалы и фамилия). Также указываются должности присутствовавших, если это протокол производственного совещания.
Заканчивается вводная часть повесткой дня. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня номеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».
Основная часть протокола строится по схеме, СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)отдельно по каждому пункту повестки дня.
В разделе СЛУШАЛИ, приводятся инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность указывается во вводной части), ставится тире и с прописной буквы дается краткая запись содержания доклада, сообщения.
В разделе ВЫСТУПИЛИ, схема изложения повторяется.
В разделе ПОСТАНОВИЛИ, по пунктам излагают принятые постановления.
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.
Протокол подписывается председателем и секретарем. К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады и т. д.
Протоколы относятся к числу важных документов
Образец оформления полного протокола:
Наименование предприятия
ПРОТОКОЛ
27.06.2005 № 11 г. Москва
Заседание совета директоров
Председатель: И.И. Федотов
Секретарь: А.Т. Громова
Присутствовали: И.И. Федотов (директор), А.Т. Громова (гл. бухгалтер), М.А. Яров (рук. коммерческого отдела), И.С. Ивкина (рук. рекламного отдела).
Повестка дня: об организации филиала предприятия в г. ….
СЛУШАЛИ:
Федотова И.И. – краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
Громова А.Т. – изложение содержания выступления или вопроса.
Ивкина И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1 Подготовить необходимую документацию для оформления филиала предприятия до 03.07.2005 (отв. А.Т. Громова).
1.2 Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений до 03.07.2005 (отв. М.А. Яров).
Председатель И.И. Федотов
Секретарь А.Т. Громова
Приказы по личному составу.Приказами по личному составу оформляют прием, увольнение, перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…).
Оформляются такие приказы на бланках предприятия для внутренних документов.
Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу оформляется следующим образом: «О приеме на работу …..», «Об увольнении …», «Об изменении штатов…».
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части.
В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Вторая, распорядительная часть, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой, указывается фамилия работника, имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья ТК РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.