Делопроизводство компании
Шрифт:
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей;
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
1) от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
2) от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
3) от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
№ 21. «Отметка о наличии приложений». Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом, например:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз.
только в первый адрес.
В приложении к распорядительному
Приложение № 2
к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:
Приложение № 2
к приказу Минздрава
России от 05.06.2003
N 251
№ 22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное– на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:
Вице-президент
Ассоциации региональных предприятий
Личная подпись_______А.А.Борисов или на бланке:
Вице-президент
Личная подпись_______А.А.Борисов
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнер»
Личная подпись_______Н.А.Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
№ 23. «Гриф согласования документа». Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии при
Правительстве Российской Федерации
Личная подпись_______А.Г.Грязнова
Дата