Деловое письмо
Шрифт:
а) официальные деловые письма;
б) частные деловые письма;
в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия).
В свою очередь, классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.
Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:
1) письма-просьбы;
2) письма-сообщения;
3) письма-запросы;
4) письма-заявления;
5) письма-подтверждения;
6) письма-заказы;
7) письма-предложения (оферты);
8) письма-дополнения;
9) письма-рекламации (претензии);
10) информационные
11) гарантийные письма;
12) презентационные письма;
13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);
14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);
15) сопроводительные письма.
Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:
1) письма-поздравления;
2) письма-приглашения;
3) письма-извинения;
4) письма для выражения сожаления и соболезнования;
5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);
6) письма по случаю отъезда;
7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);
8) благодарственные письма;
9) рекомендательные письма;
10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);
11) письма-открытки;
12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п.);
13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;
14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;
15) письма-резюме.
Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов деловых писем.
Письмо-просьба – пожалуй, самая распространенная форма делового письма. Функциональное назначение – изложение какой-либо просьбы, связанной с осуществлением организацией своей деятельности (созданием для этого соответствующих условий). Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью изложения (в противном случае существует опасность того, что адресат не поймет, что именно от него требуется).
Письмо-сообщение – также весьма распространенная форма официального делового послания. Основное предназначение письма-сообщения – целенаправленная передача адресату какой-либо конкретной информации, как правило, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). Таким образом, на практике письма-сообщения чаще являются инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос.
Письмо-запрос, в свою очередь, предназначено именно для запрашивания соответствующей информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом.
Письмо-заявление служит для официального (т. е. от имени организации) предварительного информирования адресата о позиции отправителя по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения) – скажем, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Как и письмо-просьба, является однотемным.
Письмо-подтверждение служит исключительно для подтверждения какого-либо факта – допустим, получения организацией письма, высланного ранее адресатом. По указанной причине
Письмо-заказ также является ответным. Функциональное назначение подобных писем – документирование заказа. Отметим, что письмо-заказ одновременно может выполнять и функцию сопроводительного письма – например, если к нему прилагается ранее высланное адресатом деловое предложение (оферта, проект договора и т. п.), дополненное необходимой информацией.
Письмо-предложение (оферта) – классический пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется в адрес делового партнера для того, чтобы сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства. Первая отличается исключительной конкретностью и точностью в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, скорее, свидетельствует о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания (развития) которого, однако, требуется предварительное согласие получателя такого письма.
Письмо-дополнение служит для оперативного сообщения адресату какой-либо важной информации, которая ранее по каким-либо причинам не была ему передана в предыдущем письме. Письмо-дополнение всегда является как бы продолжением предыдущего послания.
Письмо-рекламация – менее частое явление в современной деловой переписке. Основное назначение – выражение письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о некондиционности продукции).
Информационное письмо используется для развития деловых отношений с новыми партнерами. Такое письмо уместно отправить после того, как на предыдущее послание получен ответ, указывающий на принципиальную готовность к сотрудничеству. Основное функциональное назначение письма – информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно более широкому кругу направлений.
Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, так или иначе затрагивающих деловые интересы адресата. Хрестоматийный пример гарантийного письма – подтверждение готовности отправителя оплатить запрашиваемую партию продукции и т. п. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе – юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п., а также присутствие в тексте слова “Гарантирую”.
Презентационное письмо имеет целью презентовать (буквально – представить в выгодном свете) адресату какую-либо продукцию, организацию (производителя или распространителя продукции) или некое социально значимое событие – к примеру, праздник организации. На практике презентационное письмо чаще всего обращено не к конкретной организации (должностному лицу), а к публике, широкой общественности, и помимо информирования призвано вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Добавим, что презентационные письма никогда не рассылаются по одному, поскольку призваны проинформировать возможно большее количество людей.