Деловое письмо
Шрифт:
а) уточняется цель (функциональное назначение) делового письма (например, вы намерены запросить у делового партнера определенную информацию, имеющую отношение к проекту договора о сотрудничестве);
б) определяется тип делового письма (в данном случае это письмо-запрос);
в) определяется общая структура делового письма (1-й абзац – обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, 2-й абзац – изложить суть запроса, 3-й абзац – обосновать необходимость получения запрашиваемой информации, 4-й абзац – поблагодарить за сотрудничество, а также попросить ответить
г) определяются основные речевые средства для достижения указанной цели (стандартные формулировки для образования “каркаса” содержания, текстовые подводки для обеспечения связи между абзацами);
д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве обоснования мотивов своих действий);
е) определяются форма обращения, заключительная формула вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подготовке приложений к деловому письму.
После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.
Работа над черновиком предполагает:
а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть делового письма (в виде отдельных предложений);
б) взаимоувязку отдельных предложений в абзацы (последовательно для всех абзацев);
в) формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.
После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:
а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополнительную структуризацию текста, а также его стилистическую обработку;
б) откорректировать проект, т. е. отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки в орфографии, пунктуации и т. п.;
в) переоформить черновик делового письма на новом носителе, используя для этого другой лист бумаги и соответствующую страницу компьютерного файла.
Уточненный черновик:
а) перечитывается;
б) повторно редактируется и корректируется;
в) оформляется в исправленном варианте.
С этой целью к тексту делового письма “подключаются” заранее продуманные:
– приветствие (иногда в сочетании с обращением);
– заключительная формула вежливости;
– подпись.
Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий вариант делового письма окончательно просматривается автором (разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей.
Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает:
а) согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);
б) оформление делового письма на бланке или листе писчей бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;
в) оформление
г) подписание письма;
д) помещение письма в конверт и его регистрацию (последнее не обязательно для частных деловых писем);
е) отправку по указанному на конверте адресу.
Примеры наиболее распространенных инициативных деловых писем
а) пример письма-просьбы:
Генеральному менеджеру АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Уважаемый господин…!
Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего предприятия и, в частности…. (указать конкретно).
В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т. п.) интересующей нас продукции.
Желаемый срок получения каталогов —… (указать конкретно).
С уважением,
заместитель генерального директора по маркетингу
АО “Аэлла”
И. О. Фамилия;
б) пример письма-сообщения:
Исполнительному директору АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Многоуважаемая Имя Отчество!
Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в… (указать конкретно) в целях увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала —… (указать конкретно). Штатная численность персонала —… (указать конкретно). Указанная информация сообщается Вам для сведения.
С почтением,
коммерческий директор АО “Профиль”
И. О. Фамилия;
в) пример письма-запроса:
Директору АО “Профиль”
И. О. Фамилия.
Уважаемый Имя Фамилия!
Направляем Вам запрос на документальное подтверждение трудового стажа работника нашего предприятия… (указать конкретно), утратившего трудовую книжку вследствие… (указать конкретно). Сведения о работе… на вверенном Вам предприятии прошу сообщить по форме:
1….
И т. д.
Указанные сведения необходимы для выдачи… дубликата трудовой книжки.
С уважением, директор АО “Вымпел”
И. О. Фамилия,
заместитель директора по персоналу И. О. Фамилия;
г) пример письма-заявления (о намерениях):
Ректору
Государственного образовательного учреждения…
И. О. Фамилия.
Многоуважаемый Имя Отчество!
Настоящим заявлением имею честь заявить о намерении нашего учреждения продолжать плодотворное сотрудничество с вверенным Вам… (институтом, университетом, академией). Минувший учебный год наглядно продемонстрировал наличие у наших организаций значительного потенциала для эффективного и взаимовыгодного взаимодействия.