Деловой имидж
Шрифт:
2. Создающий благоприятные условия – налаживание контактов, установление и поддержание обстановки, способствующей более благоприятному ведению дискуссии, преследование более скорого достижения поставленных на совещании целей.
3. Эгоист – препятствие эффективной работе совещания, в силу довлеющей ориентации на достижение личных целей, нередко в ущерб общим. Хотя возможность исполнения такой роли скорее обусловлена неформальным характером и состязательным стилем проведения совещания, не стоит забывать и о том, что если перед участниками стоит целью достижение полного согласия, то возможность удовлетворения личных нужд присутствующих должна обязательно учитываться.
Естественно,
Совсем не трудно оценить себя с этой точки зрения, так же как и коллег, но помните о том, что негативное проявление поведения, как своего, так и соседа, намного заметней, чем позитивное, просто в силу того, что отсутствие явных признаков «плохого» поведения во многих местах является самым распространенным признаком положительного поведения, особенно там, где благожелательность и сдержанность считаются нормой.
Как вы, должно быть, знаете на собственном опыте, совещания, на которых превалируют личные интересы, не могут быть эффективными и зачастую ведут просто к открытому противостоянию. Во избежание этого каждому участнику совещания необходимо осознавать собственную ответственность в выражении своего мнения. При этом нужно уметь четко и ясно формулировать свою точку зрения, не нанося при этом урона достижению общих целей и интересов.
А теперь, с вашего позволения, мы хотели бы дать несколько конструктивных советов, если вы решили изменить собственное поведение на совещаниях. Во-первых, вы должны решить, что вы в состоянии сделать, но при этом избежать лишних амбиций.
Во-вторых, можете попросить своего коллегу понаблюдать за вашим поведением во время совещания, будет неплохо, если свои замечания он зафиксирует письменно, это поможет вам предпринять более конкретные шаги в изменении себя. Тот же коллега может поддерживать вас во время совещания, способствуя более благоприятным условиям для вашего выступления, и стимулировать вас во время совещания, а также подбадривать в случае непредвиденных заминок.
В-третьих, спросите себя: «Чего от меня ждут на этом совещании? Зачем меня пригласили? Выполнения какой роли от меня ожидают? Хочу ли я сам выступить в этой роли?» Ответьте себе на эти вопросы и поступайте, сообразно вашим убеждениям.
И еще один совет: при высказывании замечаний другим людям не ограничивайтесь только критикой, постарайтесь проявить и позитивный подход, уделите внимание их достижениям и вариантам преодоления трудностей. Словом, постарайтесь быть более объективными.
А теперь мы хотим обратиться к руководству. Готовить и проводить совещание, если вам предстоит выступить в роли его председателя, – занятие довольно хлопотное. Поэтому прежде всего у вас должен быть помощник – секретарь.
На плечи председателя ложится ответственность за выполнение таких функций, как быстрое и наиболее эффективное решение поставленных задач, а также поддержание наиболее результативной групповой работы.
В то время, как на секретаря ложится обязанность обеспечения наиболее благоприятных условий для достижения целей совещания, сюда входят подготовка, рассылка документации и грамотное ведение протокола во время заседания.
Председатель может назначить секретаря, но ему следует руководствоваться соображением о том, что нередко именно от секретаря зависит правильная подача информации в протоколе и заключительных документах, а следовательно, и полное представление и осуществление замыслов организаторов
Условно выражаясь, председатель – хозяин совещания, а секретарь – хозяйка. На секретаря также возлагаются такие «бытовые» вещи, как подготовка помещения, если нет специального, заказ напитков, контроль за обеспечением наиболее комфортных условий для участников совещания и т. п. К тому же хорошему секретарю неплохо бы позаботиться о том, чтобы принести с собой несколько копий необходимых документов, на тот случай, если кто-то из участников их забудет.
Словом, как вы уже поняли, создание выгодных условий для проведения совещания – полностью забота секретаря, и ему непростительно упускать из внимания детали. Хороший секретарь всегда должен помнить о том, что именно из деталей складывается мнение как о человеке, так и компании.
Другая сторона – фиксирование происходящего на совещании. Главное внимание здесь, естественно, отводится таким вещам, как фиксирование фактов, цифр и принятых решений. Именно на основе секретарских записей составляется протокол совещания.
И наконец, мы хотим поговорить о роли самого председателя совещания. Для начала нам хотелось бы привести бытующее в современном маркетинге мнение о типах председателей.
Итак, председатель может быть:
1) боссом, тогда на его плечи ложится планирование, контроль и направление работы и целей совещания детально, то есть по пунктам. У остальных участников остается очень мало возможностей оказать влияние на принятие решений, им просто приходится выполнять то, о чем их просят, то есть поддерживать председателя в его начинаниях и исполнять его директивы. Естественно, что продуктивность таких совещаний очень низка;
2) руководителем, который уже позволяет участвовать в принятии решений остальным участникам, хотя зачастую только по второстепенным вопросам. Участники могут высказать во время заседания различные мнения, жалобы и претензии и таким образом повлиять, а точнее, вынудить руководителя принять другое решение. Но в целом последнее слово остается за председателем, и ответственность остальных участников за принятие решений ничтожно мала;
3) стимулятором, который распределяет между участниками совещания функции по контролю и выполнению принятых решений и директив. Председатель поощряет принятие участниками самостоятельных решений, за которые они несут в дальнейшем ответственность. Также председатель такого типа не стесняется максимально использовать способности участников, что помогает добиться высокой и продуктивной групповой работы. Конечные результаты совещания вполне оправдывают способы его проведения. Это один из немногих случаев, в котором цель оправдывает средства.
Также вам следует знать, что существует ряд причин, по которым совещания становятся малоэффективными. И порой вина за неэффективность лежит на председателе и его помощнике.
Лучше подстраховаться от возможных неудач и при подготовке к совещанию учесть следующие пункты: все участники должны быть оповещены о дате, месте, времени проведения совещания, а также получить распечатку повестки дня и необходимых документов; совещание должно всегда начинаться и заканчиваться в назначенное время; избыточное число участников неизменно снизит продуктивность совещания и вынудит потратить намного больше времени, поскольку каждому должна будет предоставиться возможность высказаться; необходимо проследить за письменной фиксацией основных решений, принятых на совещании; нужно регламентировать время выступлений и ограничить количество задаваемых вопросов, сведя их к необходимому минимуму.