Эффективный лайф-менеджмент
Шрифт:
Система «I-образный распорядок дня» очень проста и не занимает много времени. Она так называется, потому что состоит из трех частей, как и английская буква I: 15-минутного утреннего планирования (горизонтальная планка буквы I), длинного контрольного этапа, длящегося весь ваш рабочий день (вертикальная палочка), и завершающего обзора (вторая горизонтальная планка).
Верхушка I-образного распорядка –
Запишите все ожидаемые или предсказуемые события. Они могут случиться с разной долей вероятности, но вы должны быть к ним готовы и заранее отвести на это время. Сюда относятся телефонные звонки, переписка с клиентами и т. п.
И очень важно заранее, прямо с утра выделить в своем плане время для обеда и разминки. Тогда потом вы не сможете сослаться на свою занятость. Потому что организованные люди успевают позаботиться не только о своевременном выполнении задач, но и о своем самочувствии, от которого в немалой степени зависит эта результативность.
Вняли? Мне все равно, где вы найдете 20–30 минут на обед и 5–10 минут на мини-гимнастику: перестанете посещать курилку, закроете все чаты, будете реже звонить друзьям, научитесь печатать «вслепую» или станете принимать таблетки для улучшения мозговой деятельности, но вашему организму эти перерывы очень важны. Договаривайтесь с ним!
И не пытайтесь записать обед и разминку в блок «ожидаемых событий»! Если вы хотите повысить личную эффективность, считайте их «уже назначенными».
Еще один важный пункт – запланировать время, свободное дел. Нет, не для отдыха на работе! А для выполнения неожиданных или срочных заданий. Это будет ваш неприкасаемый запас, резерв, ваше секретное оружие против неожиданностей. Ведь если ваш день расписан по минутам, у вас нет права на ошибку, стояние в пробке, затягивание переговоров, опозданий партнеров и т. п. Вы должны отвечать за все. Но это обычно приводит только к стрессу и ощущению потери контроля над ситуацией и полной беспомощности. Не очень похоже на самодовольное проставление галочек напротив выполненных в срок дел?
Поэтому оставьте 30 % вашего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. А, если таких не случится, просто продолжите делать свои дела. Подозреваю, у вас больше задач, чем копать «отсюда и до обеда», и вам всегда есть чем заняться. Или, если уж вы все выполнили, а новые задания вы, как Джеймс Бонд, получите только завтра, просто пойдите пораньше домой. Чем не бонус?
Самое важное – найти утром время для этого 15-минутного планирования. Проще всего сделать это за чашкой кофе, пока все еще втягиваются в работу, или приходить в офис за 15 минут до начала официального трудового дня. В это время вас уж точно никто не будет отвлекать.
Середина I-образного распорядка дня – это весь ваш рабочий день, то есть время, когда вы исполняете свои трудовые обязанности и осуществляете свои трудовые права. Этот этап начинается почти сразу же после завершения первого и продолжается 8–9 часов, когда вы непрерывно контролируете себя и свой план: отмечаете перемены, меняете отведенное на
Регулярный контроль поможет вам научиться более четко планировать свои рабочие дни и больше дел переносить из блока «ожидаемых» в «назначенные». Ведь, положа руку на сердце, ваши дни в офисе не так уж сильно отличаются друг от друга?
Так, контролируя и редактируя свой план, вы доберетесь до основания буквы I, которое предполагает (конечно!) подведение итогов всех задач дня.
За 10–15 минут до окончания своего рабочего дня вспомните все, что было, и откорректируйте свой рабочий график в ретроспективе, стараясь не пропустить ни одного события.
Вам это кажется пустой тратой времени? Ошибаетесь. В действительности вы осуществляете два важных дела одновременно:
1) завершаете свои сегодняшние дела и готовитесь к завтрашним, перенося неоконченные или невыполненные задачи на другие дни, чтобы ничего не упустить;
2) накапливаете опыт для постоянного совершенствования, отмечая реальную продолжительность каждого события, вероятные проблемы и свои ошибки планирования.
Корректируя график прошедшего дня, спрашивайте себя, что вы можете сделать для его совершенствования:
– Почему сегодняшнее собрание продлилось так долго? Есть ли способ сократить длительность встречи в следующий раз?
– Сколько времени сегодня ушло на разъезды по городу? Как можно удачнее распланировать маршрут и вписать его в рабочий график?
И вот сейчас не забудьте переписать в свой план аудиозаписи с диктофона.
Конечно, я понимаю, что к вечеру вы уже порядочно устали и хотите поскорее уйти из опустевшего офиса. Но вспомните, что успешные спортсмены, врачи, психологи, тренеры всегда уделяют много времени разбору прошедших событий. Извлечение уроков из прошлого является частью их работы и залогом звездного успеха. Почему бы и вам не использовать эти возможности I-образного обзора для постоянного совершенствования и более эффективной работы?
Как стресс-менеджер, хочу добавить еще пару слов об одном важном моменте, который стоит помнить при планировании дня. Понятно, что вы должны учитывать ваши рабочие задачи и расписание руководства, а также назначенные планерки и совещания. Но самое важное – принимать в расчет ваши личные биологические часы.
Хиллари Клинтон однажды в одном из интервью сказала: «Первый урок, который я усвоила в жизни, заключался в следующем: чем бы ты ни занималась, всегда нужно брать в расчет свои биоритмы». А она далеко не самая глупая женщина…
Я знаю, что большинство сотрудников офисов самым продуктивным рабочим временем считают утро с 9:00 до 12:00, а малоэффективным периодом чаще называют вечерние часы – с 18:00 и позже.
Наверняка вы и сами понимаете, когда ваша активность максимальна. Это зависит и от вашего режима дня, и от физиологических особенностей, и от условий работы. Вот на это «идеальное» время планируйте те дела, которые требуют сосредоточенности, освоения нового или работы с большим объемом информации. На энергетические «провалы» оставьте задачи полегче: обзвон клиентов, переписку, механическую работу с документами.