Энциклопедия этикета
Шрифт:
Кратко представьте себя, свою фирму.
Объясните, почему вы пишете это письмо, изложите ваш интерес.
Объясните, что бы вы хотели получить от адресата.
Закончите письмо стандартной фразой типа «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Ответ на запрос или требование обычно пишется по такому плану.
Вначале сделайте ссылку на письмо с запросом.
Укажите
Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.
Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и др.
Сообщите о вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.
Заключительная фраза может быть продолжением предыдущего абзаца.
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.
Сошлитесь на предыдущее письмо, по которому производился заказ продукта.
Повторите условия, на которых вы заказываете продукт, — цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.
Подтвердите заказ, указав, что бланк с заказом прилагается.
Предложите условия платежей.
Укажите сроки и условия доставки.
Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Ответ на письмо-заказ осуществляется по стандартному плану.
Выразите благодарность за заказ продукта.
Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.
Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.
Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и др. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма-жалобы — не просто выпустить пар, а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План такого письма можно представить в следующем виде.
Объясните, по какому поводу вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и др.).
Объясните ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и др.) и реальные обстоятельства.
В таких письмах допускается выражение чувств по поводу происшедшего,
Если это уместно, опишите ваши собственные действия при попытке решить проблему.
Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный материальный ущерб, возмещения моральных издержек.
Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если ваши требования не будут удовлетворены.
Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество», или «Остаюсь всецело Ваш», или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу относится к трудным письмам, поскольку в нем следует дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании.
Сошлитесь на письмо-жалобу.
Объясните, что вызвало проблему.
Перечислите ваши действия при попытке разрешить возникшую проблему немедленно.
Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем.
В любом случае принесите извинения за принесенные неудобства.
Закончите письмо в оптимистическом тоне.
Цель сопроводительного письма к контракту чисто правовая. Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум заказной почтой, то очень часто срок действия контракта начинается с момента получения письма. Такое письмо содержит очень краткое изложение сути контракта, который прилагается к указанному письму.
Закончите письмо стандартной фразой типа: «С надеждой на сотрудничество» или «С наилучшими пожеланиями».
Укажите вашу должность, после пробела для подписи — фамилию и инициалы, от руки поставьте подпись.
Письмо о прекращении контракта пишется по такой же схеме, как и предыдущее, и имеет такое же правовое значение. Обычно условия прекращения контракта обсуждаются заранее и записываются специальным разделом в тексте контракта. Вид почтового отправления (заказное, экспресс-почта, курьерская доставка и др.) для сопроводительных писем к контракту обычно указан в контракте.
Письмо архиерею (епископу) можно начать словами: «Владыко, благословите» или «Ваше Преосвященство, благословите».
В официальной переписке придерживаются следующей формы.
Заканчивают прошение или письмо обычно такими словами: «Испрашиваю молитв Вашего Преосвященства…»
Священники, находящиеся, по сути, на церковном послушании, пишут: «Смиренный послушник Вашего Преосвященства…»