Энциклопедия кадровика. Трудовая книжка

Дорогие читатели, в данном пособии мы не будем вдаваться в историю появления трудовых книжек, законодательство прошлого века и в информацию, не влияющую на вашу непосредственную кадровую работу. Здесь вы увидите только самый важный, структурированный и понятный (с образцами) материал. В первой части пособия мы рассмотрим правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. Во второй части пособия мы рассмотрим особенности ведения электронных трудовых книжек и ошибки, с которыми мы можем столкнуться в работе.

.1.

Основные

Трудовая книжка, бумажная или электронная, на данный момент является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим трудовой стаж. Введение электронных трудовых книжек в 2020 году несколько облегчило жизнь всем, кто ведет кадровый учет (наверное). Но бумажные трудовые книжки все еще в ходу, и мы будем работать с ними еще не одно десятилетие. Поэтому правила по ведению и хранению бумажных трудовых книжек все также актуальны для нас.

Что говорит нам Трудовой кодекс по поводу трудовых книжек? 1

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Трудовые книжки обязаны вести все работодатели, кроме работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Что это значит? Даже если работодатель – индивидуальный предприниматель, даже если у него работает один человек, трудовую книжку все равно нужно вести. От ведения трудовых книжек освобождаются только работодатели – физические лица. Например, вы как физическое лицо, оформляете трудовые отношения с няней для своих детей. Тогда трудовую книжку не ведем.

Трудовые книжки ведутся на всех, кто проработал в компании более 5 дней. Что это значит? Это значит, что трудовую книжку нужно оформить (внести запись в трудовую книжку) на 6-й день работы. Если работник проработает менее 5 дней, то работодатель возвращает ему трудовую книжку без записи о приеме и увольнении. Возникает вопрос, можно ли оформить трудовую книжку в первый день работы? На сайте Онлайнинспекция.рф есть ответ на этот вопрос. По мнению представителей Роструда работодатель может завести трудовую в первый день работы сотрудника, ответственности за это никакой нет. Но будем помнить, что ответы на сайте Онлайнинспекция.рф не являются официальным разъяснением Трудового кодекса.

Трудовые книжки не ведутся на совместителя. Трудовая книжка совместителя ведется и оформляется по основному месту работы. Некоторые работодатели на основании этого пункта пытаются освободить себя от обязанности вести трудовые книжки. Оформляют договоры с сотрудниками как с совместителям. Это ошибка в ведении кадрового делопроизводства. Напомню, что совместитель, это сотрудник, который трудится в свободное от основной работы время. Это значит, что совместитель по определению должен иметь основное место работы, на котором ведется его трудовая книжка. Если основной работы нет, то и совместительства тоже нет.

Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника. Такую запись вносит работодатель на основном месте работы на основании документов, предоставленных работником.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме, переводе, увольнении и награждениях. Внести в трудовую книжку запись о проступке (если только этот не увольнение) нельзя.

Трудовая книжка дистанционного работника оформляется

Трудовые книжки ведутся в соответствии с порядком, который установлен Законодателем. Основной документ, утверждающий порядок ведения трудовых книжек, это Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек".

.2.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Приказом №320н утверждены новые бланки трудовых книжек. Зачем ни нам нужны? Ведь с 2021 года сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу, бумажные трудовые книжки оформлять не нужно. Да, это действительно так. У таких сотрудников будет только электронная трудовая книжка.

При этом новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним все еще нужны. Мы должны их закупить и поддерживать количество чистых бланков в необходимом количестве. Бланки трудовых книжек мы будем использовать для оформления дубликатов трудовых книжек, а вкладыши будем оформлять для тех, у кого закончилось место для записей в бумажной трудовой книжке.

Отметим, что при наличии в организации определенного количества старых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, мы будем использовать старые, а новые бланки закупим только после того, как старые бланки закончатся 2 .

Остановимся отдельно на закупке трудовых книжек и вкладышей к ним. Трудовые книжки и вкладыши – это бланки строгой отчетности, которые нужно закупать либо у изготовителя, либо у распространителей, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя в Интернете 3 . Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним приобретаются по накладным. Затем оформляются у работодателя в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Как правило такая книга ведется в бухгалтерии и по заявке отдела персонала бланки выдаются в отдел персонала, для оформления дубликата трудовой книжки или для оформления вкладыша в трудовую книжку. Таким образом соблюдается строгая отчетность по бланкам.

Все бланки трудовых книжек и вкладышей заполняются ответственным лицом, на которого возложена такая ответственность приказом руководителя, или самим руководителем организации.

.3.

Заполнение трудовой книжки

Основные моменты по заполнению трудовых книжек 4 :

Все записи вносятся на русском языке. Это значит, что внести должность в формате HR-менеджер не получится, поскольку использован иностранный язык.