Финансовый учет
Шрифт:
Подотчетные лица – круг работников организации, которые имеют право на получение авансом наличные суммы денежных средств в подотчет на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы (служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и осуществляют прочие расходы).
Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем организации, наличные деньги. Авансы выдаются не ранее наступления действительной
Основными нормативными документами, в которых описаны положения о материальной ответственности, является статьи 91и 92 Закона РК «О труде в Республике Казахстан».
Материальная ответственность означает, что работник должен обеспечить сохранность имущества, денежных средств и других ценностей организации, к которым они имеет доступ при исполнении своих обязанностей.
Командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.
Документальное оформление командировочных расходов регулируется следующими законодательными и нормативными правовыми актами:
1. Трудовым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 07.11.2014 г.).
2. Налоговым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 15.01.2014 г.).
3. Постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года N 1428 «Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан».
4. Учетной и налоговой политикой организации.
5. Индивидуальными трудовыми, коллективными договорами.
6. Положениями о служебных командировках организации.
Перед выездом в командировку работников руководителю организации руководители структурных подразделений подготавливают служебную записку, с указанием основания, пункта назначения, периода и даты командировки, и после подписания ее передается в департамент по управлению персоналом для оформления приказа на командирование.
Бухгалтер, получив приказ на командирование работников, проверяет корректность его составления и проверяет правильность оформления приказа:
– назначение выплаты;
– период командировки;
– подписи ответственных лиц организации.
В случае, если приказ составлен (оформлен) неправильно, информирует департамент по управлению персоналом, о необходимости его исправления.
В случае, если приказ составлен (оформлен) правильно, бухгалтер производит расчет денежного аванса, который относит в подотчет командируемым.
Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем.
При оформлении командировочного удостоверения указываются наименование организации, фамилия, имя, отчество, работника, направляемого в командировку, его должность, наименования структурного подразделения, в котором он работает. Поскольку командировочное удостоверение выписывается на основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку, то указывается место назначения и целесообразно указать также цель командировки.
Фактическое время пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном
Командировочное удостоверение является отчетным документом по месту и срокам пребывания в служебной командировке.
Не требуется оформлять командировочное удостоверение, если организация направляет своего работника в страны дальнего и ближнего зарубежья. Такие загранкомандировки оформляются только приказом руководителя о направлении одного или нескольких работников в краткосрочную командировку за границу с указанием места, цели и срока командировки. никаких отметок о пребывании в месте командировки в документах командированного не делается. По возвращении из загранкомандировки работник, кроме авансового отчета, представляет копию загранпаспорта, в котором имеются отметки контрольно-пограничных пунктов Республики Казахстан и по этим отметкам определяются даты пересечения границы, т.е. время пребывания в командировке.
В соответствии с п. 6 Правил, днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспорта на место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки. Если станция отправления вокзал, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, то день выезда в командировку исчисляется указанными выше способом с учетом времени, необходимого для проезда к месту отправления транспорта. Днем приезда из командировки считается день фактического прибытия поезда, автобуса или другого транспортного средства, на котором работник прибыл на место постоянной работы, но опять-таки с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта. В случае несвоевременного прибытия или отправления поезда перевозчик по просьбе пассажира выдает ему документ, свидетельствующий об опоздании поезда.
В соответствии со статьей 152 Трудового кодекса РК, за время командировки за работником сохраняются места работы (должность) и заработная плата. Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
а) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в т.ч. за время в пути;
б) расходы по проезду к месту назначения и обратно;
в) расходы по найму жилого помещения.
Суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика. Кроме того, согласно подпункту 4 пункта 3 статьи 155, не рассматриваются в качестве дохода физического лица компенсации при служебных командировках за каждый календарный день нахождения в командировке – в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке.
Командированному работнику выдается аванс по смете в валюте той страны, куда он направляется, при отсутствии какоголибо вида валюты, расчет производится в свободно-конвертируемой валюте. При сдаче авансового отчета командированному работнику возмещаются суточные в пределах норм, установленных законодательством для каждой страны, а также расходы, подтвержденные документально по проезду к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, расходы по найму жилого помещения.
Расчетная сумма командировочных расходов вносится бухгалтером в формируемый реестр оплаты платежей, который направляется на согласование уполномоченным работникам.