Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

Архангельский Глеб Алексеевич

7. Введите название представления – «Подготовка презентаций», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».

8. В появившемся меню нажмите кнопку «Отбор».

9. Введите слово «Презентация» в поле «Искать текст». Место поиска ограничьте полем «Тема». Нажимайте «ОК», пока не закроются все меню.

Теперь,

чтобы отобрать все встречи, являющиеся презентациями и требующие специальной подготовки, в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «День/неделя/месяц» выберите настроенное нами представление «Подготовка презентаций».

Теперь нам нужно создать пользовательские поля, отражающие процесс подготовки к презентации. Для примера создадим поля трех типов – «да/нет», числового и текстового. При создании полей начинайте с самого главного слова, так как ширина экрана ограничена и названия полей не всегда видны целиком.

1. Кликните правой кнопкой мыши на сером заголовке «Конец» и выберите из контекстного меню пункт «Выбрать поля».

2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося меню.

3. Появится окно «Новое поле». Введите имя: «Помещение – забронировать». Тип поля («да/нет») выберите из выпадающего списка. Формат поля оставьте предложенный по умолчанию – «значок». Нажмите «ОК».

4. Вы вернулись в меню «Выбор поля». В списке «Поля пользователя в папке» появится только что созданное нами поле.

Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».

5. Аналогично создайте и перетащите на панель поля «Слайды» и «Раздаточный материал».

Теперь, чтобы обозначить, что по какой-либо из презентаций забронировано помещение, достаточно кликнуть в окошке на пересечении столбца «Помещение – забронировать» и строки с названием соответствующей презентации. Появится галочка, обозначающая, что данный вопрос по этой встрече уже закрыт.

Создадим теперь поля более сложного формата – текстового и цифрового.

1. Кликните правой кнопкой мыши на сером заголовке «Тема» и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать поля».

2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося окна «Выбор поля».

3. Появилось окно «Новое поле». Введите название: «Доп. материалы», из выпадающего списка ниже выберите тип поля «Текст». Формат оставьте по умолчанию – текст. Нажмите «ОК».

4. В списке «Поля пользователя в папке» появится созданное нами поле. Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».

5. Аналогично создайте поле «Количество участников», выбрав формат «Число».

Теперь

вы можете напротив каждой презентации в столбце с заголовком «Доп. материалы» вписать дополнительные раз-датки, слайды, отчеты и т.п., которые нужно подготовить к презентации, например: «Нужны образцы полиграфической продукции с нашим дизайном».

В поле «Количество участников» вы можете вписать ожидаемое число гостей, причем Outlook поправит вас, если вы введете некорректные данные, например букву вместо числа. Скопировав все встречи в Excel, вы сможете мгновенно сложить суммы по числовым столбцам и проанализировать количественные аспекты мероприятий: плановое и фактическое число гостей, средние суммы расходов и так далее.

Структурирование задач

Пользовательские поля в разделе «Задачи» стоит применять при работе с большим количеством однотипных дел, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к жесткому времени дня (например, согласование договора, оформление заказа). Разберем этот вопрос на примере согласования договоров – или любых других документов, на которые нужно получить визы нескольких подразделений.

Сначала настроим в «Задачах» отдельное табличное представление для работы с договорами. Признаком для отбора адач в это представление сделаем их принадлежность к категории «Договоры» – то есть на каждый договор, который необходимо согласовать, заводится отдельная задача, и ей сразу присваивается категория «Договоры» (как присваивать категорию, подробно объяснялось в главе 2). Естественно, можно задать другой принцип отбора, например по слову «Договор» в поле «Тема». Чтобы создать представление «Обзор договоров», нужно сделать следующее.

1. Перейдите в раздел «Задачи».

2. В меню Сервис/Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно», затем из правой колонки возьмите кнопки «Текущее представление» и «Определить представления» и перетащите их на панель инструментов.

3. Закройте все меню.

4. Нажмите кнопку «Определить представления» на панели инструментов.

6. В появившейся таблице нажмите «Создать».

7. Введите название представления – «Обзор договоров», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».

8. В появившемся окне «Настройка представления: Обзор договоров» нажмите кнопку «Отбор».

9. В очередном окне на вкладке «Другие условия» нажмите кнопку «Категории».

10. Из списка категорий выберите категорию «Договоры».

11. Нажимайте «ОК» до закрытия всех окон.

Теперь, чтобы отобрать все задачи, относящиеся к договорам, в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «Простой список» выберите настроенное нами представление «Обзор договоров». Оно будет выглядеть так:

Как создавать поля разных типов: цифровые, текстовые и «да/нет», мы знаем из предыдущего параграфа «Подготовка мероприятий». В «Задачах» они создаются точно так же.