Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013
Шрифт:
Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.
Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.
Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.
Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10–15 писем.
Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль»
Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.
Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т. п.
Определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа.
5. Культура мысли
Заметки
Рекомендации
Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».
Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель, чтобы мысли можно было группировать, сортировать, сталкивать между собой.
Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям совершенствования деятельности.
Вносите мысли в картотеку максимально быстро после их появления; выделяйте их при этом цветом и при необходимости присваивайте категории.
Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, связывайте соответствующую заметку с его контактом.
Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу по соответствующему проекту или направлению.
Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.
Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.
6. Внимание к деталям
Пользовательские поля и формы
Рекомендации
Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий.
Формализуйте эти процессы в разделах «Календарь» (при подготовке привязанных к определенному времени мероприятий), «Задачи» (при обработке заказов или договоров), «Контакты» (при работе с клиентами, поставщиками и т. п.).
Создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов, которые для вас важны.
Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.
Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные встречи, задачи или контакты по ключевому слову или по категории.
С помощью автоматического форматирования
Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.
Приложение 2
Моя личная ТМ-система на Outlook
Как «сапожник с сапогами» поделюсь с вами, уважаемый читатель, личным опытом планирования времени на Outlook и некоторыми полезными приемами, которые я использую. В последние несколько лет Outlook для меня – основной рабочий инструмент. На бумаге существуют только очень долгосрочные мысли в «стратегическом блокноте», который читается в спокойной обстановке, и стикеры, на которых что-то пишется в ходе рабочего дня. Но в конце дня эти стикеры обязательно либо уничтожаются, в силу выполнения написанного на них, либо задачи с них переносятся в Outlook.
Раздел «Календарь»
Некоторые встречи попадают в мой календарь из офиса, где отвечающие за это сотрудники (секретари, клиентские менеджеры) могут планировать время тренеров и консультантов нашей компании, в том числе мое, в общих папках Exchange-сервера. Те встречи, которые попадают ко мне из офиса, имеют жестко заданный корпоративный стандарт названия. Например: «Презентация: ТНК-ВР: =ЕБ» означает, что речь идет о корпоративных переговорах (могут быть еще Корпсем и Открсем, то есть корпоративный и открытый семинары) в компании ТНК-ВР, назначенных менеджером Еленой Базановой. При этом внутри содержится схема проезда, а сама встреча ассоциирована с контактом компании и человека, с которыми происходит встреча.
Такого рода стандартные встречи (корпсем, открсем и презентация) в календаре автоматически раскрашиваются синим цветом как жестко запланированные. Если встреча не пересылается из офиса, а создается мной самим, она также начинается с ключевых слов – как правило, это название проекта. Чтобы отметить встречу как жесткую или бюджетируемую, делается пометка =ж или =б; встреча автоматически раскрашивается соответственно в синий либо зеленый цвет. Пометка =л означает личную (нерабочую) встречу и раскрашивает ее в оранжевый цвет.
С панелью задач, появившейся в Outlook начиная с версии 2007 под календарем, у меня сложные отношения: мне очень нравится сама идея, но панель моментально замусоривается, поскольку под текущим днем отображаются все просроченные задачи. Поэтому я пользуюсь в основном панелью задач справа, а еще – немного злоупотребляю «Календарем», накидывая в него в форме встреч (без цветовой раскраски либо с меткой =п, то есть приоритетное, и красным цветом) неотложные задачи, которые необходимо сделать именно в этот день (на рисунке несколько таких задач находятся под встречей в «Мегафоне»). Эта привычка, довольно удобная, хотя и не вполне отвечающая принципам разделения «Календаря» и «Задач», осталась у меня со времен Outlook 2003, и я надеюсь ее постепенно преодолеть, в том числе с помощью нижней панели задач Outlook 2007.