Чтение онлайн

на главную - закладки

Жанры

Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть
Шрифт:

Однако прежде чем перейти к рекомендациям, необходимо назвать основные причины непроизводительного расходования времени. Они делятся:

• на субъективные: недостаток опыта, недостаточный уровень образования или квалификации, и в первую очередь неорганизованность и нерациональный распорядок дня.

• объективные, то есть в известной степени не зависящие от нас: это недостатки в организации рабочего процесса – большое количество совещаний, частые вызовы к руководству, долгое

ожидание приема; ненужная отчетность; выполнение несвойственных функций. У управленцев среднего звена последний фактор – выполнение нехарактерных функций – крадет от 20 до 40 % рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35 % времени (в некоторых случаях гораздо больше). Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела, и наоборот: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.

В любой солидной организации ведется строгий учет всех материальных ресурсов, будь то деньги, материалы, инструменты и т. п. И совсем другое отношение наблюдается ко времени. Пожалуй, сила инерции в бездумном растранжиривании времени – самое серьезное препятствие на пути к успешному управлению этим важнейшим фактором.

Фотография и самофотография дня

В качестве первых шагов крайне полезно проводить самофотографию своего дня – записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.

Суммировав зафиксированные временные затраты в течение дня, вы почти наверняка недосчитаетесь нескольких часов. Это покажет существование личных резервов и, несомненно, подтолкнет вас к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, вы будете знать структуру затрат времени и соотношение «затраты – результаты». Когда вы начнете работать в соответствии с предлагаемыми далее рекомендациями, сравнение таких самофотографий, сделанных через некоторые временные промежутки, покажет рост эффективности использования времени.

Есть и другой, более радикальный способ получить объективную информацию – это фотография вашего рабочего дня, сделанная кем-то из ваших коллег. Однако поручить ее можно только дружелюбно настроенному к вам человеку, так как, скорее всего, он станет обладателем негативной информации о вас. Практика показала, что в подавляющем большинстве случаев фотография дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем больший резерв имеется и, следовательно, тем сильнее должен быть стимул исправить положение. Мы настолько затвердели в своих привычках, что для их изменения нам необходимо не меньше чем потрясение. В этом плане фотография создает наиболее сильную мотивацию к самосовершенствованию.

Еще один способ выяснить, сколько времени у вас уходит на незначительные дела, которые мало что дают как в личном, так и в профессиональном плане, заключается в следующем.

По окончании недели заштрихуйте красным карандашом все малозначительные дела и время, потраченное впустую. Если в итоге ежедневник будет испещрен красными пометками – значит вы расходуете

много времени без пользы. Подумайте, как можно избавиться от «закрашенных» дел. Перераспределите свои занятия так, чтобы непродуктивные дела были плотно сгруппированы во времени. В итоге вы будете использовать его более эффективно.

Определите свой цвет для каждого вида деятельности. Если страница ежедневника окажется заполненной перемежающимися цветными строками, то ваша работа чрезвычайно фрагментированна. Если же в результате вы получите широкие полосы одного цвета – значит вам уже удается группировать однородные виды деятельности.

Кроме того, вы сможете обнаружить свои резервы, ответив на вопросы предлагаемого ниже теста.

Тест: Управляете ли вы своим временем?

Самооценка в баллах: 0 – почти никогда; 1 – иногда; 2 – часто; 3 – почти всегда. Чем объективнее вы будете оценивать себя, тем большую пользу принесет вам этот тест.

1. Я начинаю рабочий день с планирования.

2. Поручаю все, что может быть поручено.

3. Письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый официальный документ стараюсь обрабатывать за один раз.

5. Составляю список предстоящих дел по приоритетам. Важнейшие выполняю в первую очередь.

6. Пытаюсь по возможности оградить себя от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Дневную загрузку стараюсь распределить в соответствии со своей работоспособностью в течение дня.

8. В моем распорядке есть окна, позволяющие реагировать на внезапно возникающие актуальные проблемы.

9. Пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих жизненно важных проблемах.

10. Умею говорить «нет», когда на мое время пытаются претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Оценка результатов

Суммировав баллы, набранные в результате оценки вашего стиля управления временем, вы получите следующие результаты:

0–15 баллов. Вы не управляете своим временем и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых целей вы достигаете, если составляете список приоритетных дел и придерживаетесь его.

16–20 баллов. Вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы достичь успеха.

21–25 баллов. Вы неплохо распоряжаетесь своим временем.

26–30 баллов. Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим людям приобщиться к вашему опыту.

1.2. Главные приемы управления временем

Поделиться:
Популярные книги

Княжий человек

Билик Дмитрий Александрович
3. Бедовый
Фантастика:
юмористическая фантастика
городское фэнтези
мистика
5.00
рейтинг книги
Княжий человек

Отмороженный 6.0

Гарцевич Евгений Александрович
6. Отмороженный
Фантастика:
боевая фантастика
постапокалипсис
рпг
5.00
рейтинг книги
Отмороженный 6.0

Жатва душ. Остров мертвых

Сугралинов Данияр
Фантастика:
боевая фантастика
рпг
5.20
рейтинг книги
Жатва душ. Остров мертвых

Имперец. Земли Итреи

Игнатов Михаил Павлович
11. Путь
Фантастика:
героическая фантастика
боевая фантастика
5.25
рейтинг книги
Имперец. Земли Итреи

Стражи душ

Кас Маркус
4. Артефактор
Фантастика:
городское фэнтези
попаданцы
аниме
5.00
рейтинг книги
Стражи душ

Тепла хватит на всех

Котов Сергей
1. Миры Пентакля
Фантастика:
боевая фантастика
космическая фантастика
5.00
рейтинг книги
Тепла хватит на всех

Возвращение демонического мастера. Книга 1

Findroid
1. Вселенная Вечности
Фантастика:
фэнтези
5.75
рейтинг книги
Возвращение демонического мастера. Книга 1

На границе империй. Том 4

INDIGO
4. Фортуна дама переменчивая
Фантастика:
космическая фантастика
6.00
рейтинг книги
На границе империй. Том 4

Кодекс Крови. Книга ХVI

Борзых М.
16. РОС: Кодекс Крови
Фантастика:
попаданцы
аниме
фэнтези
5.00
рейтинг книги
Кодекс Крови. Книга ХVI

Я сделаю это сама

Кальк Салма
1. Магический XVIII век
Любовные романы:
любовно-фантастические романы
5.00
рейтинг книги
Я сделаю это сама

Я граф. Книга XII

Дрейк Сириус
12. Дорогой барон!
Фантастика:
юмористическое фэнтези
попаданцы
аниме
5.00
рейтинг книги
Я граф. Книга XII

Неудержимый. Книга VI

Боярский Андрей
6. Неудержимый
Фантастика:
фэнтези
попаданцы
аниме
5.00
рейтинг книги
Неудержимый. Книга VI

Как я строил магическую империю 3

Зубов Константин
3. Как я строил магическую империю
Фантастика:
попаданцы
постапокалипсис
аниме
фэнтези
5.00
рейтинг книги
Как я строил магическую империю 3

Девятый

Каменистый Артем
1. Девятый
Фантастика:
боевая фантастика
попаданцы
9.15
рейтинг книги
Девятый