Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни
Шрифт:
Кажется, все берегут себя для выпускного бала. Но многие забывают, что при этом они ещё должны научиться танцевать.
Стремитесь к успеху, а не к совершенству. Никогда не отказывайте себе в праве на ошибку, потому что иначе вы потеряете способность к обучению всему новому и застопоритесь в своём развитии. Помните, что за стремлением к совершенству всегда скрывается страх. Противостояние ваших страхов и права оставаться человеком, как это ни парадоксально, может сделать вас
• Назовите три игры своей жизни, в которых вы достигли успехов. Может быть, вам стоит начать какую-нибудь ещё?
• За последнее время совершили ли вы какую-либо большую ошибку?
ЧАСТЬ ПЯТАЯ
ВСПОМИНАЕМ ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ
или
Здравый смысл не такой уж и здравый
Для готовности ко всему требуется способность к достижению цели с максимальной эффективностью. Вам необходимо заранее определить, как должен выглядеть результат и примерно представить, что придётся сделать для его достижения. Но, так как реальный объём и сложность списка всех вещей, с которыми нам приходится иметь дело, очень велики, неплохо бы иметь под рукой руководство к действию, которому можно будет неукоснительно следовать. Чтобы лучше его понять, прочитайте книгу «Как разобраться с делами: искусство продуктивности без стресса».
Пять фаз мастерского управления рабочим процессом
Это руководство предназначено для организации «горизонтального» контроля — он подразумевает сбор, идентификацию и управление полным списком своих обязательств. Стадии 2 и 3 поясняются далее на диаграмме рабочего процесса, которую рекомендуется держать на виду до тех пор, пока у вас не выработается стойкая привычка следовать её рекомендациям.
Соберите всё, что занимает ваше внимание и разместите в надёжных внешних хранилищах (в своей корзинке «входящих» материалов, в ящике с электронной почтой, в портативном компьютере, голосовой почте и т. д.), чтобы уже не держать всё это в своей голове, надеясь только на свою память.
Убедитесь, что у вас таких хранилищ не больше, чем вам действительно необходимо.
Регулярно их опустошайте, обрабатывая и организуя их содержимое (см. следующий этап).
Займитесь всем собранным в хранилищах материалом (примите решение относительно каждого из них).
Если относительно какого-то материала никаких действий выполнять не требуется, выбросьте его, или, если позднее какое-либо действие всё-таки может понадобиться, отложите; также он может оказаться полезен просто в качестве справочной информации.
Если относительно чего-то требуется что-то выполнить, решите, какое будет следующее конкретное физическое действие, затем или сделайте его (если это отнимет у вас не более двух минут), или делегируйте (контролируя его статус с помощью списка ожидаемых делегированных действий), или отложите (разместив его в списке напоминаний о необходимых
Сгруппируйте результаты обработки входящих материалов в подходящим образом организованные и постоянно просматриваемые категории. Вот четыре ключевых категории для отслеживания действий:
• Проекты (проекты, которые вы обязались завершить);
• Повестка дня (действия, которые должны быть выполнены в определённый день или время);
• Конкретные следующие действия (действия, которые необходимо сделать как можно скорее);
• В ожидании (проекты и действия, которые были поручены другим людям, и в исполнении которых вы заинтересованы).
Назначьте подкатегории, если это облегчит вам работу (Телефонные звонки, Поручения, Д'oма, За компьютером и т. д.).
Актуализируйте списки долгосрочных целей и ценностей, которые имеют для вас значение.
Актуализируйте контрольные списки, которые смогут быть вам полезны позже (должностную инструкцию, список напоминаний о событиях, организационные диаграммы и т. д.).
Актуализируйте систему справочной информации с помощью материалов, по которым не требуется никаких действий, но которые могут пригодиться позже.
Актуализируйте систему напоминаний о действиях, которые возможно потребуется выполнить в будущем (список «Когда-нибудь/может быть», Повестки дня).
Актуализируйте систему хранения вспомогательной информации по проектам (может храниться вместе с системой справочной информации или недалеко от неё).
Каждый день, как только почувствуете в этом необходимость, просматривайте ежедневник и список следующих конкретных действий.
Проводите Еженедельный Обзор, чтобы всё прояснить, актуализировать и поддержать все свои системы (см. Еженедельный Обзор).
Просматривайте списки долгосрочных целей, ценностей и намерений настолько часто, насколько потребуется для поддержания актуальности и полноты вашего списка проектов.
Примите решение относительно следующего конкретного действия, основываясь на том, что вы можете сейчас сделать (контексте), сколько у вас имеется времени и сил, а затем уже на своих приоритетах.
Оставайтесь гибким — поддерживайте систему напоминаний об абсолютно всех необходимых действиях в своей жизни, список которых должен быть всегда у вас под рукой. Тогда при принятии решений вы сможете довериться собственной интуиции.
Для интуитивного принятия наилучших решений регулярно концентрируйтесь на своих приоритетах («Какое для меня будет иметь значение, если сделать X вместо Y?»). Регулярно осуществляйте переоценку обязательств на различных уровнях своей жизни и работы:
• Уровень моря — текущие действия (ежедневно);
• 10'000 футов — текущие проекты (еженедельно);
• 20'000 футов — текущий круг обязанностей (ежемесячно);
• 30'000 футов — одно-двухлетние цели (ежеквартально);
• 40'000 футов — трёх-пятилетние цели (ежегодно);