Хронометраж: система персонального управленческого учета
Шрифт:
Реальные сложности связаны не столько с невозможностью уделять время на хронометраж, сколько с необходимостью о нем помнить. Здесь могут помочь простые технические приемы. Например, можно связать заполнение тайм-шита с каждым взглядом на часы; поместить листок с данными хронометража в ближайший раздел органайзера, и т. п. При этом очень важно не придавать большого значения своей забывчивости – на первом этапе она нормальна. Если вы внезапно обнаруживаете, что вот уже 3 часа не записываете то, чем занимались, не нужно огорчаться, раздражаться и бросать хронометраж. Просто начните его снова, с того момента, в который о нем вспомнили. Постепенно размеры таких «неучтенных участков» будут сокращаться, и через несколько дней сведутся к нулю. Кстати, вы можете даже ввести
Наконец, может создавать сложности желание немедленно что-то изменить и сомнения по этому поводу. Например, один директор дизайнерской фирмы спрашивал автора статьи после первых дней хронометража: «Иногда я часами сижу и просто пью кофе, и сейчас я недоумеваю – записывать мне это как поглотитель времени, бороться с этим? Но иногда после этого сидения приходят в голову новые идеи?» Здесь, как и в любом другом подобном случае, ответ один: не нужно пытаться резко изменить свой сложившийся рабочий стиль, сразу выяснить «правильно ли я делаю то-то и то-то?» и перекроить устоявшиеся привычки. Развитие должно быть только эволюционным. Если какие-то показатели в результате наблюдений начинают изменяться в лучшую сторону сами – прекрасно, но это пока не главная задача. Главное – получить объективную картину своего времени, а также сделать хронометраж приятной и естественной привычкой.
Задача первых недель хронометража – просто посмотреть на себя в зеркало, не предпринимая никаких активных действий. Даже если физиономия в зеркале очень непрезентабельная.
Персональный управленческий учет: как создать обзор и контроль
Возможны два подхода к нижеследующей информации. Первый подход – познакомиться с различными коэффициентами, выбрать для себя подходящие, что-то подправить, начать применять, и т. д. Второй – не читать этот раздел статьи сейчас, а сначала провести «предпроектное обследование», в ходе которого у вас обязательно начнет складываться своя система классификации расходов времени. Затем вернуться к этому разделу и обнаружить, что кое-что из описанного здесь вы изобрели самостоятельно, кое-что в статье оказалось для вас новым, а кое-чего из изобретенного вами в этой статье нет. Именно последний род изобретений составляет главное достоинство второго подхода.
Коэффициенты мы будем описывать по нарастанию сложности. Некоторые из них можно использовать уже на начальном этапе хронометража, если это не создает для вас излишнего напряжения. Отмечать принадлежность конкретного дела к той или иной категории можно непосредственно при записи этого дела в течение дня, но как правило бывает удобнее отложить такой анализ на вечер, выделив специальное время для просмотра дневных записей. При этом можно пользоваться электронными таблицами Excel для автоматического вычисления показателей и отслеживания их динамики за несколько дней. Таблица для оценки одного дня может выглядеть примерно так:
Анализируя ход дня, напротив каждого дела вы отмечаете буквами, галочками или закрашиванием квадратиков принадлежность дела к тому или иному классу. Рядом можно добавлять свои комментарии. Здесь мы уже не говорим об отстраненной позиции – наоборот, каждая запись должна наводить на мысли о способах повышения эффективности, о том, какие меры можно предпринять для устранения потерь времени. Покажем, какие коэффициенты могут применяться для такого анализа.
Показатели, отражающие расходы времени на работы заданного типа. Сначала мы должны определиться, какие параметры работ нам хотелось бы отследить, и ввести соответствующую классификацию.
Cамую
Тризовец С.В.Козловский [4] предлагает деление работ на основные (затраты времени на них хотелось бы увеличить), навязанные (затраты хотелось бы уменьшить) и нейтральные (затраты хотелось бы сохранить неизменными).
4
Козловский С.В. Борьба с внутренними обстоятельствами за высокую работоспособность. http://www.improvement.ru/bibliot/kozlovsk.shtm
Подобный подход можно применить к совершенно различным вопросам, ответы на которые вы хотели бы получить с помощью аналитики. Например, вы хотите отследить расходы времени на приоритетный проект А. Тогда классификация будет выглядеть так: «работа относится / не относится к проекту А». Другой пример такого показателя: «работа относится / не относится к поглотителю «телефонный треп». Во всех случаях вы выделяете некий интересующий вас тип расходов времени, и начинаете фиксировать соответствующий ему показатель.
Для всех этих типов классификации показатели качества формируются одним и тем же способом: суммируются все затраты времени по соответствующей категории (например, все «основные» затраты времени; все затраты на поглотитель «треп»), что дает абсолютный показатель. Если эту сумму поделить на время «нетто», получится относительный показатель (например, доля расходов времени на проект А в общей структуре расходов). И те, и другие показатели дают максимум информации при отслеживании их в динамике. Например, как изменялась в течение недели длительность ежедневной планерки после назначения ведущего и введения в корпоративные регламенты правила об обязательной рассылке всем участникам списка обсуждаемых вопросов?
Абсолютные показатели удобны для решения задач максимизации или минимизации – например, расходы времени на общение с господином NN хотелось бы свести к нулю. Относительные показатели удобны для решения задач гармонизации – например, на проекты А и Б хотелось бы уделять по крайней мере по 20 % всего рабочего времени, а на проект В – хотя бы 10 %. Для того же могут служить и усредненные за период абсолютные показатели, например «в течение этой недели в среднем за сутки 8 ч.20 мин. тратилось на сон» – более компактный и полезный показатель, чем выстроенные в ряд семь абсолютных показателей длительности сна, из которых он получен.
Показатели, отражающие качество организации труда. Лотар Зайверт [5] приводит следующий способ оценки: для каждой работы нужно ответить на четыре вопроса, отражающие несколько важных аспектов вашего стиля управления личным временем. Делегирование: «Было ли необходимым выполнять работу самому?». Техника личной работы: «Были ли оправданы затраты времени?» Целеполагание, самоорганизация: «Было ли целесообразным выполнение работы?». Планирование: «Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?». Для каждого из вопросов вышеописанным способом формируется относительный показатель. Л.Зайверт считает, что необходимо обратить особое внимание на соответствующее направление системы личной работы, если какой-либо из показателей превышает 10 %.
5
Зайверт Л. Ваше время — в ваших руках. М: Интерэксперт, 1995.