Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

Сазыкин Артем Васильевич

В трудовой книжке есть разделы, которые содержат сведения о работе или о награждении. В таких разделах зачеркивание неправильных или неточных записей запрещено.

Изменение неправильных или неточных записей осуществляется на основании признания их недействительными и путем внесения правильных записей.

Записи об увольнении работника или его переводе на другую должность должны изменяться в том же порядке. Обязательным условием изменения таких записей является признание увольнения либо перевода незаконными.

Если лицо утратило трудовую книжку, оно обязано немедленно заявить об этом работодателю

по последнему месту работы. В свою очередь работодатель обязан в течение 15-ти дней выдать этому работнику дубликат его трудовой книжки.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него должны быть внесены:

1) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до того, как он поступил в данную организацию, что должно подтверждаться соответствующими документами;

2) сведения о работе, награждении или поощрении, которые внесены в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается в совокупности с указанием количества лет, месяцев, дней работы. При этом организации, в которых лицо работало, периоды работы и должности не уточняются.

В случае, когда документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, а на их основании внесены записи в трудовую книжку – в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые имеются в этих документах.

Если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на работу, которая признана недействительной, работник имеет право написать заявление по последнему месту работы, где обязаны выдать дубликат трудовой книжки. В дубликате трудовой книжки должны быть отражены все записи, имеющиеся в трудовой книжке, кроме записи, которая признана недействительной.

Оформление трудовой книжки производится в установленном порядке, после чего она возвращается владельцу.

В случае если трудовая книжка либо вкладыш пришли в негодность, например порваны, испачканы, обгорели, и т.д., – их дубликат выдается в том же порядке.

Работодатель может утратить трудовые книжки работников вследствие чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы, а также другие чрезвычайные обстоятельства. При таких ситуациях трудовой стаж работников устанавливает комиссия по установлению трудового стажа. Такая комиссия создается органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Указанную комиссию составляют представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Факт работы, сведения о профессии и должности, а также периоды работы в данной организации устанавливаются комиссией. Установление осуществляется на основании документов, которые имеются у работника. Такими документами могут быть справка, расчетная книжка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза и т.п. Если такие документы отсутствуют, то установление осуществляется на основании показаний двух или более свидетелей. Свидетели должны знать работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

В случае если работник, до того как поступил в данную организацию, уже работал, комиссия принимает меры для получения таких документов, которые подтверждали бы данный факт.

Результатом

работы комиссии является акт. При составлении акта указываются периоды работы, профессия, должность, а также продолжительность трудового стажа работника.

На основании акта комиссии работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки.

В судебном порядке подтверждается стаж работы (в т.ч. установленный на основании свидетельских показаний), если документы, подтверждающие его, не сохранились.

Если работник увольняется, т.е. трудовой договор прекращается, все записи, которые внесены в его трудовую книжку за время работы в данной организации, должны быть заверены подписью работодателя, печатью организации или кадровой службы, а также подписью работника. В случае отсутствия подписи работодателя записи могут быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Подписью работника записи могут не заверяться в случаях, если в день увольнения он отсутствует на работе и поэтому трудовую книжку выдать невозможно; если отказался получать трудовую книжку на руки.

Если заполнение трудовой книжки осуществлялось на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, оба текста должны быть заверены.

В день увольнения работника, т.е. в последний день работы, работодателем выдается трудовая книжка, в которую внесена запись об увольнении.

Если по вине работодателя задерживается выдача трудовой книжки, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, ему в обязательном порядке возмещается не полученный во все время задержки заработок за счет работодателя. В таком случае день увольнения будет считаться днем выдачи трудовой книжки. Работодатель издает приказ или распоряжение о новом дне увольнения работника, т.е. прекращении трудового договора. Также о новом дне увольнения вносится запись в трудовую книжку, а внесенная до нее запись признается недействительной в порядке, установленном правилами.

Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работник отсутствует, работодатель обязан направить уведомление о том, что ему необходимо явиться за трудовой книжкой. В случае если работник отказывается от получения трудовой книжки на руки, работодатель обязан дать согласие на отправление ее по почте. Однако пересылать трудовую книжку по адресу, указанному работником, допускается только с его согласия.

Если работодатель отправил уведомление, то со дня его отправления он не несет ответственность за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника в трудовую книжку вносится соответствующая запись о прекращении трудового договора. При этом трудовая книжка должна быть выдана под расписку на руки одному из родственников умершего либо по письменному заявлению одного из родственников высылается по почте.

Когда в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены, т.е. больше нет свободного места для дальнейшего заполнения, в трудовую книжку вшивается вкладыш. Он оформляется работодателем и ведется в таком же порядке, как и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш считается недействительным.