Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель
Шрифт:
После выполнения всех подготовительных работ, можно приступать к ведению кадрового учёта. В него входит следующий обязательный набор документов:
Штатное расписание (Ст. 57 ТК РФ);
Правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 189 ТК РФ);
Положение об оплате труда (Ст. 135 ТК РФ);
Положение о персональных данных (Ст. 88 ТК РФ);
График отпусков (Ст. 123 ТК РФ);
Табель фиксации рабочего времени (Постановление
Журнал инструктажей и инструкций по Охране Труда (Ст. 135 ТК РФ);
Журнал движения трудовых книжек (Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003).
Ещё полезно разработать и положение о должностных инструкциях, и сами должностные инструкции.
Кадровый учёт – это прибытие работников, перемещение работников и выбытие работников. Каждый из этих процессов состоит из множества различных промежуточных фаз. Работник может быть вновь принятым на работу, а может быть временно переведённым, или прикомандированным. Он может убыть в служебную командировку, а может уйти в отпуск, на больничный, вообще прогулять рабочее время. Может уволиться по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя, уйти на пенсию, в «декрет». Все эти моменты трудовой деятельности – формы юридического статуса работника, от которого зависит денежный вопрос. И фиксация, и оформление этих состояний необходимо производить в строго установленном порядке по установленным правилам. Нарушение правил и последовательностей влечёт за собой наказание не только от вышестоящих контролирующих организаций.
Постоянный, непрерывный контроль работодателем движения персонала – это лишь часть большого контроля, которым занимается Государство. И для того, чтобы на государственном уровне контроль над трудовыми резервами был более эффективным, работодатели обязаны делиться определённой информацией с государственными органами.
Заключить трудовой договор – это полдела, ещё необходимо сразу же за этим заполнить отчёт СЗВ-ТД и отправить его в Пенсионный Фонд РФ. В общем, составление отчётности – процесс динамичный и непрерывный, в него входит оставление таких документов, как:
СЗВ-М – форма, содержащая сведения о застрахованных лицах, которую в ПФ РФ подают все работодатели не позднее 15-го сила каждого месяца;
СЗВ-ТД сведения о трудовой деятельности зарегистрированного (в ПФ РФ) лица пожат все работодатели, если были кадровые события (приём на работу или увольнение – не позднее следующего за этим рабочего дня, не позднее 15-го числа следующего месяца при переводе работника или выборе формата ведения трудовой книжки);
СЗВ-СТАЖ – сведения о страховом стаже застрахованных лиц в большинстве случаев подают все работодатели не позднее 1 марта года, следующего за отчётным годом. Но, в определённых случаях устанавливается следующий порядок подачи отчёта:
Оформление пенсии работнику – отчёт работодателем подаётся не позднее трёх календарных дней с момента получения им от работника заявления на предоставление тому индивидуальных сведений для выхода на пенсию. Данные предоставляются не позднее пяти дней с момента регистрации заявления. Отчёт следует формировать только в отношении работника–заявителя, так как включение в этот отчёт сведений о других работников
Ликвидация работодателя – случай, когда отчёт в ПФР подаётся не позднее одного месяца с даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса;
Реорганизация работодателя – отчёт необходимо предоставить не позднее первого месяца с даты утверждения передаточного акта, в крайнем случае, – дня подачи в ИФНС документов на госрегистрацию реорганизации;
Лишение права на частную практику для адвокатов и нотариусов – требует подачи отчёта в паре с заявлением о снятии с регистрационного учёта в качестве страхователя.
Составление отчёта – это работа с персональными данными всех работников, за которых работодатель платит страховые взносы. Это не только те работники, с которыми заключены трудовые договоры, как бессрочные, так и срочные, по совместительству, или на удалённой работе, но и те, с которыми у работодателя договора гражданско-правового характера, авторского заказа, издательские лицензионные договоры, договоры-лицензии, отчуждения исключительного права на произведение.
Для Пенсионного Фонда РФ застрахованное лицо – это работник, то есть тот, с кем заключён трудовой договор. И на основании этого, ПФР ожидает, а в определённых случаях запрашивает, определённые необходимые для реестров данные и сведения. К иностранным гражданам или лицам без гражданства принятым в организацию на работу это не относится, так как на них не распространяется обязательное пенсионное страхование.
Данный вид отчёта не требуют у индивидуальных предпринимателей, арбитражных управляющих, колхозных и фермерских хозяйств, адвокатов, нотариусов, самозанятых: у всех тех, кто не осуществляет наём работников. Работающие единолично, осуществляют оплату установленных взносов и предоставление отчётов только за самих себя. Но, самозанятых не стоит путать с организациями без работников, так как это такие организации, где есть минимум один работник – генеральный директор, а на него по закону требуется платить взносы, следовательно – предоставлять отчёты в ПФР.
За нарушения подачи отчётности в Пенсионный Фонд РФ полагается наказание в виде штрафа. Штраф можно получить за нарушение сроков подачи отчёта, причём, за каждого работник, по которому не вовремя были или вообще не были поданы сведения. Могут одновременно оштрафовать и юридическое и должностное лицо.
Ещё больше данных работодатель обязан предоставлять в Федеральную Службу Государственной Статистики. Ситуация с отчётностью для этого органа достаточно сложная, требования разнятся от года к году, от региона к региону, меняются объёмы и сроки постоянно. Поэтому следует постоянно сверяться актуальными требованиями на официальном сайте Росстата.
Какие отчёты следует подавать:
1-ПР – форма содержащая сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов организаций, подаётся ежемесячно, на второй день после окончания отчётного месяца;
П-4 (НЗ) – форма содержащая сведения о численности и заработной плате работников организации, подаётся всеми работодателями, кроме субъектов малого предпринимательства, ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца, если численность работников более 15-и человек, а оборот более 800 миллионов рублей;