Кадровый документооборот
Шрифт:
– сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
– сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки осуществляется, как и в рассмотренном выше случае, когда общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.
В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Дубликат трудовой книжки выдается также в случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Аннулирование испорченного бланка и оформление нового осуществляется, если при первичном оформлении книжки работник кадрового отдела по неосторожности внес туда неверную запись.
Например, если в дате рождения работника вместо «20.12.1980» написать «20.12.1981». Также встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. В этом случае у кадровиков есть примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п.
В этом случае следует списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, полученных за оформление трудовых книжек и вкладышей в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей в них подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, на основании п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством об архивном деле.
5.2. Картотека трудовых книжек
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Как правило, хранение трудовых книжек производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии – в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации рекомендуется составлять картотеку трудовых книжек работников.
Картотека – это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.
Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов.
Картотеки могут полностью создаваться в архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступающие в архив вместе с документами.
Картотека трудовых книжек работников создается для поиска необходимой информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.
В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.
Условия хранения картотеки должны обеспечивать надежную сохранность трудовых книжек работников от хищения (разглашения).
С этой целью картотеки трудовых книжек работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.
5.3. Книги учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним