Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет
Шрифт:
В случае длительного отсутствия на рабочем месте по причине отпуска, больничного или рабочей командировки иностранцы, как правило, меняют приветствие на автоответчике до отъезда. Для этого они называют свое имя и дату, до которой сотрудника не будет в офисе, а также просьбу перезвонить вновь после указанной даты.
Сообщения на автоответчике иностранцы оставляют весьма специфическим для российского менталитета способом – очень медленно и отчетливо проговаривая по буквам свое имя и фамилию, а также номер телефона.
Далее
По этикету необходимо перезванивать всем, кто оставил сообщения на автоответчике. По возможности иностранцы это делают в первый рабочий день после указанной в сообщении даты возвращения к рабочему графику.
1. Одним из трендов современного телефонного делового общения является то, что сейчас не принято звонить деловому партнеру без предупреждения. По правилам хорошего тона сначала необходимо спросить его в любом мессенджере о возможности пообщаться и уточнить удобное для звонка время.
2. Телефонный разговор – это не личное общение, поэтому во время телефонных переговоров очень легко отвлечься, даже если тема делового звонка важна. Соответственно, при проведении телефонных переговоров требуется максимум сосредоточенности и внимания, а также умение слушать собеседника.
3. При проведении любых телефонных переговоров психологи советуют улыбаться на протяжении всего времени разговора, чтобы произвести на собеседника благоприятное впечатление. Существует мнение о том, что улыбка делает голос ярче и приятнее.
4. Во время телефонного разговора держать правильную позу и осанку не менее важно, чем при личной встрече. Например, в лежачем положении голос человека сильно искажается, поэтому при разговоре с деловым партнером не допускается лежать, даже если он не видит этого.
5. При проведении телефонных переговоров нужно говорить отчетливо и членораздельно, насколько это возможно, размеренно и неторопливо, не слишком быстрым, тем более не тараторящим голосом. В противном случае, собеседнику придется переспрашивать некоторые слова, что поставит его в неловкое положение.
6. В ходе разговора нужно избегать использования слов- и звуков-паразитов: угу, эээ, ммм, короче, в принципе, в общем и т. п.
7. Представляться при исходящем звонке нужно в любом случае, даже если взял трубку не тот, кому был адресован звонок, а, например, секретарь или включился автоответчик или голосовая почта.
8. Перед началом любого разговора, даже при звонке хорошо знакомому деловому партнеру или коллеге, первым делом необходимо уточнять, удобно ли абоненту разговаривать в данный момент или лучше перезвонить в другое время. Особенно требуется это спрашивать, если коллега или партнер находится в отпуске или на больничном. Данный вопрос – проявление уважения и внимания к человеку с вашей стороны.
9. Во время телефонного разговора принято время от времени назвать собеседника
10. Как известно, телефон усиливает звуки, поэтому, разговаривая по телефону, не следует параллельно заниматься другими вещами: печатать на клавиатуре компьютера или разбирать документы. Собеседник это обязательно услышит и может сделать вывод, что другие дела важнее обсуждаемого делового вопроса.
11. Также неэтично есть, пить или жевать жевательную резинку во время телефонного разговора. Это не только отвлекает, но и заставляет собеседника слушать не самые приятные звуки.
12. Помимо этого, на время разговора лучше выключать радио, магнитолу и иные источники звука. Они снижают слышимость и затрудняют восприятие информации.
13. Очень неприятными для собеседника являются любые физиологические проявления в процессе телефонного разговора: чихание, кашель, насморк. При этом лучше извиниться и отложить трубку на секунду либо просто отвернуться.
14. Очень важно, как во время телефонного разговора человек держит трубку. Если трубка прижата плечом и подбородком, то она находится ниже уровня рта, и собеседнику становится сложнее понять речь.
15. Говорить нужно «на одном языке» с собеседником, стараясь подстроиться в самом начале разговора. Если партнер выбрал деловой, официальный стиль общения, то необходимо присоединиться и общаться аналогично. Если же, напротив, партнером выбрана более неформальная и свободная манера общения, то лучше поддержать его в этом, что даст собеседнику понимание общности интересов по бизнесу и подчеркнет желание договориться. Эта рекомендация относится не только к телефонному, но и живому общению при проведении переговоров, ведь общее всегда сближает и располагает людей друг к другу.
16. Резкое прерывание любого разговора (даже личного характера) во время рабочего дня считается некрасивым жестом по отношению к собеседнику. В случае если необходимо срочно закончить разговор, лучше потратить дополнительно 30 секунд, но завершить его вежливо и логично. Например, извиниться перед собеседником и честно пояснить, что в кабинет зашел коллега по срочному вопросу или что через минуту начинается совещание с руководством. При этом заверить собеседника, что разговор будет обязательно продолжен, и обозначить, когда именно, например, через пару часов или вечером после работы.
17. Если в кабинете проходит совещание и вдруг неожиданно зазвонил телефон, этикетом позволительно не отвечать на нежданный входящий звонок. Если же звонок ожидаемый и важный, в таком случае необходимо извиниться перед собравшимися и ответить на него.
18. При необходимости подождать ответа лучше предложить абоненту сделать это следующим образом: «Могу ли я попросить вас подождать?» вместо часто используемого «подождите,» которое даже в сочетании со словом «пожалуйста» звучит как приказ, а не как просьба.