Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса
Шрифт:
Уровень нашей потребности в составлении контрольных списков и создании внешних рычагов обратно пропорционален нашей осведомленности в заданной сфере ответственности. Если вы уже давно занимаетесь одним и тем же делом, и ситуация не требует от вас никаких изменений, то, чтобы сохранять над ней контроль, необходим минимальный уровень внешней персональной организации. Вы знаете, когда что должно происходить и как выполнять поставленные задачи, а ваша система вполне пригодна для работы в своем нынешнем
Вы очень часто ощущаете потребность в контрольном списке определенного рода, который помог бы вам сосредоточиться, пока вы не вникнете в суть задачи. Например, если бы ваш директор вдруг отлучился, и вы внезапно оказались бы на его месте, то вам понадобился бы целый ряд представлений и принципов, которые бы на первых порах помогли вам разобраться со всеми аспектами в рамках новой работы. А если вас только что наняли на новую должность, с новыми обязанностями, с которыми вы относительно мало знакомы, то вам потребуется набор рычагов и структура деятельности хотя бы на первые несколько месяцев.
Мне приходилось составлять списки направлений деятельности, которые нужно было держать под контролем, пока все не становилось на свои места. Например, когда мы с женой решили создать радикально новую структуру деятельности, которой занимались долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, относившихся к совершенно новым для меня сферам, а именно: бухгалтерской, компьютерной, маркетинговой, правовой и административной. На протяжении нескольких месяцев мне приходилось держать под рукой контрольные списки обязанностей, чтобы по мере возможностей восполнять возникающие пробелы и бороться с превратностями переходного периода. Когда деятельность частично вошла в привычное русло, я передал управление «автопилоту» и перестал ощущать необходимость в контрольном списке.
Контрольные списки могут быть весьма полезны: они позволяют понять, о чем не следует беспокоиться.
В случае необходимости будьте готовы к созданию контрольных списков любого типа. Число возможных вариантов бесконечно: от списка базовых жизненных ценностей до списка вещей, которые нужно взять в палаточный городок. Составление списков по мере надобности — это одна из самых мощных и в то же время самых элегантных и простых процедур, которые вы можете внедрить в свою жизнь.
Развить творческое мышление вам поможет следующий список тем контрольных списков, которые я успешно использую в своей работе.
• Личные убеждения (индивидуальные жизненные ценности).
• Сферы профессиональной ответственности (или Ключевые сферы ответственности).
• Контрольный список для поездки (все дела, которые нужно начать или завершить до отъезда).
• Еженедельный обзор (все сведения, которые необходимо пересматривать или обновлять каждую неделю).
• Элементы программы подготовки (все проблемы, которые необходимо решить при организации мероприятия, до или после его проведения).
• Клиенты.
• Контрольный список конференций (все, о чем стоит подумать при организации конференции).
• Основные акценты (основные жизненные
• Ключевые фигуры в моей жизни/работе (отношения, которые следует регулярно пересматривать с целью достижения совершенства и реализации возможностей).
• Организационная таблица (основные субъекты и сферы производства, которыми нужно руководить и заниматься).
• Индивидуальное развитие (черты характера, которые нужно регулярно переоценивать для достижения внутреннего равновесия и развития личности).
Пусть обращение с контрольными списками, спонтанными или более постоянными, не представляет для вас сложности. Будьте готовы создавать и удалять их в случае необходимости. Используйте их надлежащим образом, и они станут прекрасным средством повышения личной продуктивности.
Если вы собрали воедино все дела, которые представляют собой незамкнутые циклы в вашей жизни и работе, обработали каждый из намеченных пунктов в контексте их значения для вас и требуемых действий и упорядочили результаты в целостную систему, содержащую актуальный и полный обзор (общий и подробный) всех текущих и «возможных» проектов, значит вы готовы к следующей стадии освоения искусства достижения высокой продуктивности без внутреннего напряжения — процесса пересмотра проблем.
Глава 8. Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии
Задача всей методологии управления рабочим процессом состоит не в том, чтобы оставить мозг без дела, а, скорее, в том, чтобы повысить эффективность и результативность его работы. Но чтобы получить широкую свободу, сознание должно постоянно анализировать задачи и действия. Вы должны быть уверены, что занимаетесь именно тем, чем нужно, и можете позволить себе не делать того, чего не делаете. Постоянный пересмотр содержимого системы, поддержание ее актуальности и функциональности являются необходимыми условиями контроля над проблемами.
К примеру, если у вас есть список звонков, которые нужно совершить, то, как только вы забудете внести туда хотя бы один намеченный звонок, ваше сознание перестанет доверять системе и не сможет отвлечься от мысленных заданий более низкого уровня. Ему придется снова вспоминать, обрабатывать сведения и напоминать вам о них, а это, как вы уже убедились, удается не всегда.
Все вышесказанное свидетельствует о том, что ваша система не может быть статичной. Чтобы вы смогли верно определять дальнейшие действия, нужно постоянно обновлять ее. Система должна предполагать постоянный и грамотный анализ вашей жизни и работы с нескольких ракурсов.
На данном этапе следует задаться двумя важными вопросами.
• На что вы обращаете основное внимание в системе и когда?
• Что нужно делать и как часто, чтобы система бесперебойно работала, а вы могли выйти на новый уровень мышления и деятельности?
Грамотный процесс пересмотра позволит вам достичь новых высот творческого мышления в основных сферах деятельности и жизни. На описанный уровень мышления помогают выйти как полная концентрация внимания, так и спонтанный мозговой штурм, которые усиливаются и подзаряжаются благодаря постоянному личному пересмотру списка действий и проектов.