Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Аллен Дэвид

Совершенствуйте навыки работы на компьютере, чтобы облегчить интеллектуальный труд.

Вспомогательные структуры

Кроме эффективных инструментов, находящихся под рукой, важно располагать доступными формами для записи результатов проектного мышления. Так же, как наличие ручки и бумаги у вас в руках способствует мозговому штурму, удобные инструменты сортировки и хранения деталей проектов способствуют упрощению процесса планирования, которое необходимо для решения многих задач.

По мере надобности создавайте папки или отрывные блокноты

Хорошая

система хранения справочных материалов общего характера не только имеет критическое значение для управления общим рабочим процессом, но и является весьма эффективным инструментом проектного мышления. Часто проект начинает оформляться по мере накопления соответствующих сведений, записей и разнообразных материалов, поэтому стоит создать папку по теме, как только у вас будет, что в нее положить. Если система сортировки слишком формальна (или отсутствует), весьма вероятны грубые недочеты проекта на достаточно ранней стадии его внедрения. Поэтому лучше будет сразу создать папку и сохранять заметки в ней (естественно, после того, как наметите дальнейшие действия).

Много раз, работая с клиентами, я обнаруживал, что процедура создания папки для случайных записей и материалов, которые могут оказаться полезными, сразу придает людям уверенность в своих силах. Данный метод позволяет физически, визуально и психологически взять ситуацию в свои руки.

Если у вас нет удобной системы для записи плохих идей, то, вероятно, и системы для хороших идей у вас тоже нет.

Если вам нравится работать с отрывным блокнотом или планировщиком, держите под рукой запас чистых листов писчей или миллиметровой бумаги, которую можно использовать для создания страницы по теме или проекту по мере его возникновения. Некоторые проекты могут позднее разрастись до целого раздела или блокнота, но начинаются они все с небольшого объема информации. Для большинства же проектов, возможно, понадобится только одна или две страницы для записи идей, которые нельзя упускать.

Программные средства

Программное обеспечение в некотором смысле является «черной дырой», которую можно бесконечно исследовать в поисках хороших инструментов управления проектами. Большей частью приложения, разработанные специально для организации проектов, слишком сложны и обладают избыточной мощностью для того, чтобы выполнять задачи, стоящие перед 98 % людей. Пакеты подходят лишь незначительному числу профессионалов, которые в них действительно нуждаются. Остальные могут найти фрагменты и части менее формальных приложений более подходящими для пользователей. В моей практике еще не встречалось двух проектов, которые требовали бы одинаковой детализации и структуризации для того, чтобы ими можно было управлять. Поэтому весьма сложно создать единое приложение, которое бы годилось для управления большинством проектов.

Электронное структурирование. Структурировать практически все мысли по проектам, с которыми сталкивается большинство людей, позволяет любое программное приложение, обладающее простой функцией иерархического упорядочения. Я раньше пользовался программой компании Symantec под названием Grandview, а теперь часто прибегаю к помощи Microsoft Word для выполнения задач подобного рода в сфере планирования. Вот фрагмент структуры, которую я создал для одного из сеансов планирования.

Самое существенное преимущество программ по структурированию состоит в том, что они могут

обладать требуемой степенью сложности или простоты в обращении. Существует масса компьютерных программ, обеспечивающих подобную базовую иерархическую структуризацию. Фокус в том, чтобы найти среди них именно ту, с которой вам будет удобно работать, чтобы можно было быстро научиться вставлять заголовки и подзаголовки и перемещать их по мере надобности. Пока вы не освоите программу, вы будете подсознательно сопротивляться ее загрузке и использованию в процессе мышления и упорядочения материала.

Не имеет значения, куда вы поместите свои мысли по проектам: главное, чтобы они были доступны и их можно было дополнить и просмотреть в случае необходимости.

Приложения для мозгового штурма. Некоторые приложения были разработаны специально для того, чтобы усовершенствовать процесс мозгового штурма. Программа Inspiration («Вдохновение») была построена на использовании техники карт сознания, предложенной Томом Бьюзеном. Она обладает некоторыми полезными качествами, но я вернулся к бумаге и красивой ручке, чтобы, как обычно, быстро и неформально генерировать идеи.

Проблема, возникающая в процессе перевода мозгового штурма в цифровой формат, состоит в том, что, как правило, нет необходимости сохранять его результаты в том виде, в котором они получены: главное — выводы, извлекаемые в процессе генерации сырых идей. Изящные инструменты записи результатов мозгового штурма, такие как электронные доски и цифровая аппаратура сканирования почерков, вряд ли принесут производителям тот успех, на который они надеялись. Рядовому пользователю нужно хранить не творческие идеи, а структуры, которые получены на их основе. Между сбором, обработкой и упорядочением материалов есть существенные различия, и обычно для каждого процесса нужны различные инструменты. Вы можете с тем же успехом загонять свои идеи в текстовый редактор.

Приложения для планирования проектов. Как уже отмечалось, большая часть программ для планирования проектов слишком точна для проектного мышления и планирования, с которым мы обычно сталкиваемся. За годы работы мне приходилось чаще наблюдать процессы тестирования и прекращения использования программ, а не их внедрения в качестве стандартных инструментов. Если они успешно применяются, то, как правило, имеет место строгая подгонка приложений под конкретные нужды компании или отрасли.

Уверен, что в ближайшие годы появятся менее формальные и более функциональные приложения, основанные на естественных механизмах мышления и планирования. До этого времени лучше пользоваться каким-нибудь хорошим и простым планировщиком.

Прикрепление цифровых записей

Если вы пользуетесь электронным органайзером или блокнотом, то значительную часть идей в сфере планирования проектов, которые вам нужно зафиксировать за пределами сознания, можно успешно хранить в прикрепленном поле для записей. Если вы пометили проект в списке на цифровом секретаре Palm или поместили его в качестве задания в программу Microsoft Outlook, можете открыть сопутствующий раздел записей (Note) и набросать идеи, вставить подпункты и подзаголовки проекта. Главное, не забывайте регулярно просматривать приложение, чтобы оно приносило пользу.