Как работать по четыре часа в неделю
Шрифт:
Если игры с наушниками не в вашем стиле, рефлекторная реакция на появление незваного гостя должна быть такой же, как на неожиданный звонок по мобильнику: «Привет, X. У меня тут кипит работа. Чем могу помочь?» Если собеседник не уложится в 30 секунд, попросите его сообщить о проблеме в письме. Не стоит упоминать о письме с самого начала: «Я буду рад помочь, только сначала закончу одно дело. Не могли бы вы прислать мне вопросы по почте?» Если отделаться от гостя не удалось, дайте ему ограниченное время, опять-таки сославшись на телефонный звонок: «Через пару минут мне должны позвонить. А пока расскажите, в чем дело и
6. Воспользуйтесь методом «питомец на пробу», чтобы приучить начальство и коллег свести собрания и встречи к минимуму. Этот метод получил такое название потому, что изначально его применяли в зоомагазинах. Если покупателю по душе щенок, но он не отваживается сделать судьбоносную покупку, ему предлагают взять щенка домой ненадолго, на испытательный срок, а если не понравится, вернуть обратно. Само собой, люди привыкают к питомцу и уже не желают расставаться с ним.
Невозможно переоценить метод «питомец на пробу», если окружающие решительно противятся переменам. Не дайте им захлопнуть дверь перед вашим носом, вставьте в щель ногу, иными словами, предложите «попробовать только один раз».
Сравните два торговых предложения:
«Думаю, вы полюбите этого щенка. Вам придется взвалить на себя ответственность и заботиться о нем 10 лет, пока он не умрет. Забудьте про отпуск. Зато вы научитесь соскребать какашки с асфальта. Ну, что скажете?»
или
«Думаю, вы полюбите этого щенка. Попробуйте просто взять его к себе домой, а там будет видно. Если передумаете, приносите его обратно».
А теперь представьте себе, что вы догнали босса в коридоре и похлопали его по плечу:
«Знаете, я ничего не имею против собраний, но я придумал кое-что получше. Давайте просто не будем проводить его, ведь мы все равно зря потеряем время и не добьемся ничего путного»
или
«Знаете, я ничего не имею против собраний, но мне просто необходимо закончить несколько важных дел. Можно мне пропустить сегодняшнее собрание? Такие перерывы здорово отвлекают от работы. Обещаю, я попрошу коллегу Х. ввести меня в курс дела. Договорились?»
Второй вариант выглядит менее категорично. Постарайтесь найти достойное применение времени, которое ваши коллеги проведут на собрании, чтобы в итоге обойти их по результатам. Уклоняйтесь от собраний как можно чаще, чтобы в конце концов все смирились с вашим отсутствием.
Вспомните, как в детстве изображали паиньку: «Ну только один разочек! Пожалуйста! А я тогда сделаю (то-то), честное слово!» Родители обычно клюют на эту уловку потому, что дети мастерски их разводят. Тот же прием эффективен при общении с начальством, поставщиками, клиентами и остальным миром.
Пользуйтесь этой уловкой, но не поддавайтесь на нее сами. Если босс попросит вас задержаться после работы «всего один разочек», знайте, что одним разом он не ограничится.
Потребители времени: прочь сомнения – группируйте задачи
Расписание защищает от хаоса и прихоти.
Если прежде вы никогда не пользовались услугами полиграфических предприятий, цена и затраты времени на пусконаладочные работы вас изумят.
Допустим, что печать полноцветных логотипов на 20 футболках будет стоить 310 долларов и на выполнение заказа потребуется неделя. Какими будут затраты времени и денег на печать трех точно таких же футболок?
310 долларов и одна неделя.
Как такое может быть? Очень просто: затраты на приладку печатной машины не меняются. Ей требуется то же самое количество материалов для подготовки печатной формы (150 долларов) и столько же усилий человека, который ее обслуживает (100 долларов). Как ни крути, процесс приладки сократить не получится. Таким образом, на эту работу, пусть и незначительную, требуется выделить столько же времени, сколько и на любую другую, т. е. отвести на выполнение заказа неделю. Неэкономичный тираж съедает оставшуюся часть суммы: 3 доллара за штуку при печати 20 футболок = 20 долларов за штуку при изготовлении трех футболок.
Следовательно, чтобы сэкономить деньги и время, следует дождаться более крупного заказа: этот подход называется группировкой, серийным производством или пакетированием. Группировка – еще один способ решить проблему отвлекающих, но необходимых потребителей времени, мелких повторяющихся задач, которые отнимают время от выполнения наиболее важных дел.
Если проверять почту и выписывать счета на оплату пять раз в неделю, каждая выписка счета займет у вас 30 минут, всего вы ответите на 20 писем. Если же выполнять ту же задачу раз в неделю, она отнимет всего 60 минут, вы ответите на 20 писем, в два захода по полчаса. Люди выбирают первый подход из страха перед экстренными ситуациями. Но, во-первых, экстренные ситуации случаются редко. А во-вторых, при наличии системы срочного оповещения вы вряд ли пропустите крайний срок, следовательно, обойдетесь малой кровью.
Затраты времени на подготовку неизбежны для всех задач, какими бы масштабными или мелкими они ни были. Зачастую эти затраты оказываются одинаковыми и для одной, и для сотни единиц продукции. При этом психологическое «переключение передачи», необходимое для возвращения к основной задаче, выполнить которую вам помешали, может отнять до 45 минут. Такие прерывания и помехи отнимают более четверти каждого рабочего дня продолжительностью с девяти до пяти (28 %) [20] .
20
The Cost of Not Paying Attention: How Interruptions Impact Knowledge Worker Productivity, Jonathan B. Spira, Joshua B. Feintuch, Basex, 2005.
Это справедливо для всех повторяющихся задач, именно по этой причине мы уже решили проверять почту и голосовые сообщения дважды в день, в заранее выбранное время (в промежутки между которым сообщения накапливаются).
Последние три года я проверяю почту не чаще раза в неделю, а иногда не заглядываю в ящик по четыре недели кряду. И ничего непоправимого не случилось, устранение проблем обошлось дешевле, чем в 300 долларов. Такая группировка задач сэкономила мне сотни часов лишнего труда. А сколько стоит ваше время?