Как разобраться с делами
Шрифт:
…потом список «следующих конкретных дел»
После того, как вы просмотрите ваш ежедневник на предмет времени и места встреч и подготовите для них все необходимое, вы скорее всего полезете посмотреть список конкретных дел, которые вы смогли бы переделать в сложившейся ситуации. Если вы в офисе, просмотрите список телефонных звонков, список дел на компьютере и список мелких офисных обязанностей. Этот вовсе не значит, что надо кидаться и все это выполнять, вы просто будете знать, что именно вам надо переделать, сопоставите ваши планы со свалившейся на голову работой, чтобы адекватно
Если в вашем ежедневнике проставлены все необходимые напоминания, а список следующих конкретных дел постоянно пополняется и редактируется, то это пожалуй и все, что вам придется просматривать чаще, чем раз в пару дней. Частенько я по много дней не просматриваю никакие другие списки только потому, что мой ежедневник так загружен, что становится ясно — ничем иным заниматься сейчас я просто не смогу.
Нужная информация в нужное время
В любой момент может случиться необходимость заглянуть в любой из ваших списков. Скажем, вечером вы с супругом обсуждаете планы на завтра и вам надо убедиться, что вы не забудете ни одного из дел, которые вы собирались сделать вместе — тогда-то вы и захотите заглянуть в список домашних дел. Или например, начальник срочно вызывает вас побеседовать на предмет расстановки приоритетов компании, то вам очень кстати было бы иметь при себе ваш список проектов и список дел, что на повестке.
Обновление системы управления рабочим процессом
Хитрость, с помощью которой поддержание вашей системы в рабочем состоянии становится возможным — это привычка освежать память и всю систему с более отдаленной позиции как бы приподнявшись над ней. Однако, если ваши списки давно выпали из реальности, сделать этого нельзя. И обмануть себя не удастся: как только ваши списки будут просрочены, вам снова придется держать все дела в голове. А это, пожалуй, и есть самая сложная задача.
Вы уже почувствовали вкус свободы от необходимости все держать в голове? Обнаружили у себя способность к спокойному хладнокровному контролю ситуации? Сможете ли вы теперь придерживаться правил, чтобы эти возможности сохранять? Многолетние исследования доказали, что ключ к стабильности процесса управления — это еженедельный обзор.
Сила еженедельного обзора
Безотносительно ваших намерений, скорее всего вам придется столкнуться с ситуацией, когда внешний мир начнет задавливать вас информацией быстрей, чем вы будете справляться с её организацией. Большинству людей от природы свойственно запутываться в информации. Мы нашпиговываем друг друга информацией на встречах и заседаниях, в нерабочее время посещаем события, на которых рождаются ещё десятки идей, а с ними и обязанности, которые мы тоже берем на себя, ввязываемся и участвуем в проектах, которые высасывают нашу творческую энергию подчистую.
Чтобы знание было продуктивным, надо научиться отличать и лес, и дерево. Надо научиться объединять
Эта ошеломительная
Еженедельный обзор поможет вам лучше сконцентрироваться на важных для вас проектах и целях, которые могут просто потонуть в постоянно прибывающем информационном потоке и различного рода отвлекающих факторах, с которыми вам приходится иметь дело на неделе. Вам следует научиться говорить решительное «нет» большому количеству вещей — только для того, чтобы не попасть в водоворот, чувствовать себя комфортно и сохранять. Если вы выделите особое время, чтобы взглянуть на все ваши дела с более высокого уровня — с уровня проектов и целей — это уже будет серьезным продвижением к упрощению управления.
Что такое еженедельный обзор?
Говоря по-простому — еженедельный обзор — это то, что вам нужно сделать, чтобы освободить себя от необходимости держать все дела в голове. Он должен охватывать все пять ступеней управления рабочим процессом — так, чтобы могли вы с легким сердцем сказать: «Я абсолютно точно знаю, что я сейчас не делаю, но мог бы, если бы захотел».
Строго говоря, вот шаги, которые наверняка приведут вас к цели:
Разбросанные документы. Вытащите все бумаги и документы из ящиков стола, из карманов, из сумок и сложите все это в корзинку для поступающей информации для последующей обработки.
Обработка заметок. Просмотрите все газетные и журнальные вырезки, заметки, короткие записи со встреч и совещаний и многочисленные записи на вырванных из блокнота листах. Списки следующих действий, списки проектов, списки дел, выполнение которых вы ожидаете, а также списки «Может быть когда-нибудь» — тоже туда же. Поместите в систему хранения все попавшиеся вам справочные материалы. Определите, какие бумаги и документы относятся к категории «Прочесть / Просмотреть». И не делайте себе поблажек, выкидывайте все, что давно пора выкинуть.
Содержимое ежедневника за предыдущие дни. Просмотрите предыдущие дни ежедневника на предмет незаконченных дел, справочной информации и т.д. и переместите все это на те дни, которые ещё впереди. Будьте готовы закрыть предыдущую неделю ежедневника, не оставляя в ней никаких неоконченных дел.
Страницы ежедневника предстоящей недели. Просмотрите несколько страниц ежедневника вперед. Выпишите отдельно или поставьте особые напоминания на предстоящие события — словом, выделите их как-то для себя.
Освободитесь от необходимости все держать в голове. Запишите в нужные списки ваши новые проекты, идеи, дела, выполнения которых вы ожидаете, затеи типа «может быть когда-нибудь» — все, что вы ещё не зафиксировали письменно.
Список проектов (и далеко идущих целей). Оцените и отметьте статусы проектов, целей и ожидаемых результатов и убедитесь, что в вашей системе напоминаний и конкретных действия для каждой из позиций этого списка отмечен следующий шаг.