Как управлять своим временем
Шрифт:
• Разделите большое задание на несколько этапов.
• Оцените, сколько времени потребуется на выполнение каждого этапа и составьте реалистичное расписание.
• Оставьте достаточный запас времени на случай возникновения непредвиденных задержек.
• При выполнении творческих задач предусмотрите время ожидания творческого вдохновения. Слишком плотный временной график не оставит вам подобного рода «свободного пространства».
Относитесь ли вы к людям, которые могут переложить выполнение своих заданий на другие плечи? Или у вас возникают следующие соображения:
• Мне легче сделать это самому.
• Я сделаю это лучше.
• За то время, что мне потребуется на объяснение сути задания другому человеку, я успею его сделать сам.
• Если я обучу этому кого-нибудь еще, я могу стать менее важным работником для своей компании.
На самом деле, умение перепоручить выполнение своих
Они будут уважать вас за это. Таким образом вы освободите время для решения новых задач и продолжения процесса вашего собственного обучения. Значительно снизите напряжение и улучшите способность к концентрации и памяти.
Составление списков – очень благодарный процесс. Он также позволяет переместить ваши мысли из головы на бумагу, тем самым освободив ваш ум. При этом вы всегда будете оставаться на высоте положения, и, кроме того, отмечая галочкой выполненные задания, испытаете удовлетворение от завершенного дела. Разработайте свою собственную систему списков, отвечающую вашим личным требованиям. Вот некоторые идеи, которые могут помочь вам:
• Прежде всего, каждое утро записывайте все дела, большие или маленькие, которые вам предстоит сделать в этот день.
• Затем тщательно проанализируйте список. Пометьте звездочкой все наиболее важные дела, которые должны быть выполнены в этот день, или перечислите их в порядке важности. При этом будьте реалистом, и не рассчитывайте сделать больше того, на что у вас хватит времени.
• После выполнения каждого дела, ставьте галочку напротив него в списке, чтобы определить, сколько времени у вас еще осталось на выполнение других запланированных дел. Вам удастся выполнить все задуманное, если вы будете достаточно организованны. Если предстоит сделать множество одинаково важных вещей, то разделите свой день на определенные периоды, и четко придерживайтесь временной последовательности. Например, потратьте первый час своего рабочего дня на выполнение мелких административных заданий, что позволит освободить ум для последующего решения более важных проблем. Таким образом, не отвлекаясь на мелочи, вы сможете лучше сконцентрироваться на выполнении более крупных задач.
• Чтобы, использовать свое время с максимальной пользой, постарайтесь выполнять самые трудные задания в течение того времени дня, когда ваша работоспособность находится на самом высоком уровне.
• Равным образом, старайтесь планировать свою рутинную деятельность, чтобы решать менее важные задачи в то время дня, когда ваша концентрация ослаблена. Определите часы вашей максимальной и минимальной работоспособности и составьте свое рабочее расписание, руководствуясь этими данными.
Проверить почту /
Оплатить счет за электричество /
Купить молоко и яйца /
* Закончить черновой экземпляр письменного отчета
Проверить e-mail
* Позвонить слесарю-сантехнику: насчет крана
Позвонить другу
Пообедать
* Ответить на важные письма или e-mail
Начать работу над месячным отчетом
Еще раз проверить e-mail
Поужинать
Нам часто очень трудно подняться на уровень счастливых людей, которые достаточно «бессердечны» для того, чтобы говорить «нет». Это действительно очень трудно сделать. Однако управление другими людьми – также один из самых сложных факторов в жизни, и эффективное распределение времени и умение держать ситуацию под контролем зависят во многом от вашего овладения умением сказать «нет» в нужное время и в нужном месте. Утешает здесь то, что процесс становится тем легче, чем чаще вы к нему прибегаете. При этом вопреки традиционному мнению ваше умение отказывать людям только увеличивает их уважение к вам. Иногда в определенных ситуациях невозможно сказать «нет», поэтому следует определить, что является важным, а что нет. Обычно большинство дел могут подождать.
Зачастую нет никакой необходимости работать допоздна, если вы достаточно организованны. Работа в позднее время суток утомляет и вызывает стресс, кроме того, она лишает вас свободного времени. Конечно, иногда нам всем приходится задерживаться на работе. Но если вы вдруг обнаружите,
Мы работаем ради того, чтобы иметь возможность оплатить наши другие жизненно важные потребности, и мы не должны забывать об этом. Своевременное прекращение работы важно не только для вашего физического здоровья, но и для личных взаимоотношений и для состояния ваших умственных способностей. Достижение равновесия в этой области необходимо как для хорошего физического, так и психологического самочувствия.
Пример
Действие происходит в четверг вечером. Вы собираетесь домой. Вы тщательно спланировали все свои дела на этой неделе, и рабочий график позволяет уходить с работы в 6 часов вечера, чтобы можно было вовремя приходить домой и наслаждаться чудесными летними вечерами. Вы чувствуете, что у вас все под контролем, вы уверенны и спокойны и получаете удовольствие от своей работы.
Вам звонит один из ваших коллег. Он устраивает показ торговых презентаций в следующий понедельник в 15.30, и просит вас принять участие в данном мероприятии. Вы оказываетесь перед дилеммой, поскольку вам очень трудно отказать ему.
Давайте рассмотрим два возможных сценария дальнейшего развития событий.
1. Вы говорите «Да»
Это значит, что вы должны будете отказаться от обеда, на который пригласили своего начальника для обсуждения перспектив на будущее. Вам придется отменить часть дел, запланированных вами на пятницу, чтобы найти время на подготовку к презентации. Вы должны будете поехать на эту встречу в понедельник, что займет минимум два с половиной часа. Вы испытываете чувство досады, что позволили вовлечь себя в данное мероприятие, на подготовку которого у вас остается так мало времени и которое, к тому же, вовсе не является таким уж срочным и спокойно могло бы быть перенесено на более поздний срок. Вы нарушаете свое расписание и начинаете испытывать состояние стресса, возвращаясь домой в плохом настроении. У вас нет ни стимула, ни желания участвовать в предстоящем мероприятии. В понедельник вы опять опаздываете на семейный ужин, и, кроме того, вам не удалось обсудить свое будущее со своим начальником, и не предвидится никакой возможности организовать новую встречу с ним в течение ближайшего месяца, потому что в ближайшие дни он очень занят, а потом уходит в отпуск. А этот ваш коллега и впредь будет докучать вам своими просьбами, так как знает, что вы не можете ему отказать.
2. Вы говорите «Нет»
Вы тщательно взвешиваете все «за» и «против». Вы потратили довольно много времени на составление оптимального расписания вашей деятельности на следующую неделю, и все, что вы запланировали, является очень важным. Присутствие на предлагаемом вам мероприятии будет означать отказ от встречи с вашим начальником, на которую возлагаете большие надежды, потому что рассчитываете обсудить свои перспективы на будущее. К тому же данное мероприятие носит скорее рекламный характер, и нет никакой насущной необходимости, чтобы оно состоялось именно в понедельник. Поэтому вы отказываетесь принять в нем участие. Вы очень сожалеете, но уже запланировали другие важные дела на этот день. Вы также отмечаете, что вас следует предупреждать в более ранние сроки, чтобы вы смогли внести изменения в свой плотный рабочий график. Вы предлагаете перенести время встречи, и тогда вы с удовольствием примете в ней участие.
Ваш коллега несколько раздраженно отвечает, что ему также не предоставили достаточного времени на подготовку данного мероприятия. Вы ему сочувствуете, но в душе довольны своим решением. Собственно говоря, это не ваша проблема, и если коллега позволил загнать себя в угол, то это вовсе не означает, что вы обязаны разделить его участь. Вы придерживаетесь своего расписания и продолжаете оставаться хозяином положения.
Люди – это особенные представители животного мира, обладающие сознанием и уникальным способом общения посредством слов. С самого дня своего рождения мы с потрясающей скоростью набираем сведения об окружающем нас мире. Мы накапливаем огромные количества информации, и считается, что наш мозг обладает бесконечными возможностями ее сохранения. Данная способность к сохранению информации получила название памяти, и наш мозг обладает четко отлаженной системой регистрации и упорядоченного размещения данной информации. Память представляет собой процесс, приводимый в действие сознательным усилием, и мы запоминаем только то, что желаем запомнить, то есть то, что выучиваем. При этом способ, посредством которого мы пытаемся усвоить необходимую нам информацию, определяет, насколько эффективно нам удастся ее запомнить.