Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке
Шрифт:
Представьте, что вам предложили на выбор две инструкции. Какую вам будет проще и удобнее выполнять?
Скорее всего, вы выберете второй вариант – и на собственном опыте убедитесь, что наше восприятие подчиняется двум правилам:
1. Нам неудобно воспринимать факты,
2. Нам неудобно воспринимать большое количество несистематизированных фактов. Нужно их сгруппировать по понятному принципу.
Как же учесть эти два важных момента в деловой переписке? Для этого достаточно строить любые письма по следующей схеме.
Структура письма
В том, как это делать, мы разберемся на первом примере.
Пример 1.1. Центр «Факел»
Дано: в некоем поселке работает предприятие, скажем, деревообрабатывающий комбинат. Все работники комбината в этом же поселке и проживают – и страдают от того, что поселковый клуб «Факел» год за годом хиреет без должного финансирования. Один из сотрудников комбината решает обратиться к руководству с предложением помочь клубу «Факел» и пишет такое, вполне типичное, письмо.
Уважаемый Иван Петрович!
Как Вы знаете, в бюджете нашего района нет средств на поддержание клуба «Факел» в поселке Верхнее, где проживают сотрудники нашего предприятия. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований. В здании клуба уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Используемое оборудование тоже давно устарело. Поддержав клуб «Факел», мы сохраним в поселке единственный настоящий очаг культуры – и на деле покажем социально
Если вы – Иван Петрович, спорим, что вам не удастся с ходу понять, что от вас требуется и зачем. Это письмо очень похоже на первую инструкцию из нашего теста на запоминание. Сразу после обращения на ни в чем не повинного адресата обрушивается поток фактов – а зачем нужны эти факты, не сообщается. «В бюджете нет средств, нечем платить зарплату ведущим кружков и секций? А я тут при чем?» – удивляется Иван Петрович и с большой вероятностью закрывает письмо. Как же составить письмо, чтобы директор все-таки дочитал его?
Попробуем применить схему и «во первых строках» объяснить адресату, зачем мы пришли и для чего говорим про разруху в «Факеле».
Уважаемый Иван Петрович!
Прошу Вас рассмотреть возможность оказания помощи расположенному в нашем поселке культурному центру «Факел».
Как Вы знаете, в бюджете нашего района нет средств на поддержание культурного центра «Факел» в поселке Верхнее, где проживают сотрудники нашего предприятия. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований. В здании центра уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Используемое оборудование тоже давно устарело.
Поддержав центр «Факел», мы сохраним в поселке единственный настоящий очаг культуры и на деле покажем социально ответственную позицию нашей компании.
Согласитесь, стало понятнее (от самых въедливых и внимательных читателей я уже жду возражения: «Разве можно прямо после «здрасьте» о чем-то просить? Нас же сразу пошлют!» Я согласна. Такое начало действительно чревато – и у него есть альтернативы. Эти альтернативы мы подробно обсудим в третьей главе – об убеждающих письмах. Прим. авт.). Но середина письма все еще оставляет желать лучшего, и в ней по-прежнему нелегко разобраться. Попробуем сделать следующий шаг – поместить рыб к рыбам, птиц к птицам, а животных к животным.
Конец ознакомительного фрагмента.