Личные документы. Требования к оформлению и образцы документов: учебное пособие
Шрифт:
При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами, отделенными друг от друга точками, в указанной последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр; год – четырьмя арабскими цифрами (например, 03.06.2007). Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.
Словесно-цифровой способ допускает обозначение числа месяца двумя парами арабских
Слова год, годы сокращаются (год – г., годы – гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца и года, квартала и года, полугодия и года (например, в ноябре 2007 г.; в октябре-ноябре 2007 г.; в I квартале 2007 г.; в II–III кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.). Квартал обозначается римской цифрой, слово полугодие пишется полностью. Падежные окончания при римских цифрах не ставятся (например, во II квартале, но не во II-м квартале).
Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается следующим образом: в 1992–1993 гг., в период 1985–1995 гг.
Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту (например, в 2001/2002 учебном году, отчетный 2006/2007 год). В остальных случаях между годами ставится тире (например, освободить от взимания налога в 2006–2007 гг.).
1.3. Подпись
Реквизит «Подпись» располагают после текста документа и отметки о наличии приложений, отступив на 3–4 межстрочных интервала.
В состав реквизита «Подпись» входят:
а) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
б) личная подпись;
в) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Следует соблюдать некоторые особенности использования реквизита «Подпись»:
а) если документ оформлен не на бланке, то полное обозначение реквизита «Подпись» выглядит следующим образом:
Генеральный директор
АО «Континент» Личная подпись В. Г. Амосов
б) если документ оформлен на бланке, то сокращенное обозначение реквизита «Подпись» выглядит следующим образом:
Генеральный директор Личная подпись В. Г. Амосов
в) наименование должностного лица, подписавшего документ, можно центрировать относительно самой длинной строки, например:
Генеральный директор
АО «Континент» Личная
г) подпись должна быть не только на документах, представляющих собой оригинал этого документа, но и на всех копиях документов.
1.4. Нормы оформления печатного текста
При оформлении текстов личных документов при помощи персонального компьютера на формате листа А4 согласно ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов:
а) для отделения реквизитов друг от друга – 3–4 интервала;
б) для отделения друг от друга составных частей реквизитов – 1,5 интервала;
в) для текста документа – 1,5 интервала.
1.5. Нумерация страниц
При составлении многостраничных документов вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Если текст документа печатается с обеих сторон, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.
Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине и пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире (черточек).
1.6. Сокращения слов и словосочетаний в тексте документов
В текстах документов допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
В настоящее время стандартизованы следующие виды сокращений:
1) почтовые сведения (например, город – г., область – обл., село – с., деревня – д., район – р-н, почтовый ящик – п.я., станция – ст.)]
2) наименование должностей и званий (например, профессор – проф., член-корреспондент – член-корр., академик – акад., кандидат исторических наук – к.и.н., заведующий – зав., заместитель – зам., исполняющий обязанности – и.о., помощник – пом., инженер – инж.)]
3) названия документов (например, технический план – техплан, специальный заказ – спецзаказ, техническое задание – ТЗ);
4) слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году)',
5) денежные единицы (например, 2000 руб.] 80 коп.] но 2000 р. 80 к.] 4 тыс.; 6 млн)]
6) текстовые обозначения (например, так далее – т. д., тому подобное – т. п., смотрите – см., прочие – пр., например – напр., другие – др., страница – с.);
7) названия единиц измерения при цифрах без точки после указанного сокращенного слова (например, метр – м, сантиметр – см, тонна – т, килограмм – кг, грамм – г) и с точкой после указанного сокращенного слова (например, миллиард – млрд., миллион – млн., тысяча тыс., минута – мин.);
8) буквенные аббревиатуры:
Российская Федерация – РФ;
вычислительный центр – ВЦ;
персональный компьютер – ПК;