Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие
Шрифт:
Система Day-Timer состоит из трех частей: 1) долгосрочные планы (18 месяцев); 2) планы на месяц (повседневные дела); 3) телефонная книга.
Вы можете ознакомиться с примерами заполнения для раздела «Долгосрочные планы» на с. 76–77 и для раздела «Планы на месяц» на с. 80–81. Обращайтесь к этим иллюстрациям, когда будете изучать систему планирования.
Если вы посмотрите на раздел «Долгосрочные планы», то увидите, что здесь можно планировать не только профессиональную деятельность, но и различные
Например, когда я хочу запланировать поездку в Гонконг к нашим друзьям Дону и Сьюзи Робинсон, я записываю в ежедневник время прибытия и отъезда. Планирование позволяет мне использовать полетные мили, чтобы получить два бесплатных билета. Многие люди жалуются, что у них возникают проблемы с тем, как израсходовать накопленные бонусы. Для меня же это не представляет никакой сложности, потому что я все планирую заранее. Я даже имею право выбирать места в салоне, поскольку первым бронирую билеты. В результате мы с Присциллой можем вытянуть ноги, сидя в ряду у выхода, что бывает очень кстати при перелете на большие расстояния.
Вот еще один пример. Когда я проходил очередной ежегодный медицинский осмотр в 2010 году, мой лечащий врач сказал, что я должен сделать колоноскопию через 5 лет. Я перелистал ежедневник на 2015 год и записал дату следующего осмотра в разделе «Долгосрочные планы». Такие обследования очень важны для меня. Я считаю их серьезным жизненным приоритетом и знаю, что если я забуду пройти осмотр или сделаю это на год позже, то могу умереть от рака, потому что болезнь не будет обнаружена вовремя. И тогда я буду жалеть, что у меня не было хорошей системы планирования. Увы, именно это и происходит со многими людьми.
Проблемы с зубами не представляют смертельной опасности, но я с такой же серьезностью отношусь и к регулярным посещениям стоматолога. Я только что прошел осмотр и, уходя из клиники, записал в разделе «Долгосрочные планы» дату и время моего следующего визита к зубному через 6 месяцев. Я сделал такую же пометку и в смартфоне, тем самым дополнительно обезопасив себя от риска забыть о враче или дважды записаться на прием. Теперь мне не нужно думать о медицинском осмотре и терять время на то, чтобы планировать визит к доктору в будущем. Это отличные примеры того, что надо сделать сейчас.
Теперь давайте перейдем к разделу «Планы на месяц». Как вы видите, он состоит из нескольких секций. (Обратите внимание на с. 80–81. Здесь вы найдете образец заполнения этого раздела.) Первая секция в верхнем левом углу предназначена для «Встреч и мероприятий». По сути, это зеркальное отражение раздела «Долгосрочные планы». Образец заполнен для дел, назначенных на 18 мая. Если вы сравните разделы «Долгосрочные планы» и «Планы на месяц», вы увидите, что они
Как видите, в примере буква «У» обозначает «упражнения». Кроме того, аббревиатура «П» соответствует имени моей жены – Присцилла, «М» – Марша, мой секретарь на тот момент, «ОПВ» – офис и планирование времени. Помимо этого в разделе «Долгосрочные планы» вы найдете секцию «Заметки». Она поможет вам не забыть о своих планах. С наступлением нового месяца вас будут ждать записи, которые напомнят вам о задуманном. Сюда можно вносить важные даты: дни рождения, ежегодные медицинские осмотры, проще говоря, все что угодно.
Другая секция в разделе «Планы на месяц» называется «Сделать сегодня». Здесь вы будете планировать ваше время каждое утро. По правде говоря, заголовок «Сделать сегодня» не совсем точен. Это не значит, что все дела, которые вы записываете сюда, должны быть закончены обязательно до вечера, но вы собираетесь приступить к их выполнению уже сегодня. Разумеется, некоторые дела не отнимут у вас слишком много времени и вам удастся завершить их в тот же день, на выполнение других могут уйти недели или месяцы.
В нижнем левом углу расположена третья секция «Планов на месяц», которая называется «Доходы и расходы». На самом деле я не использую эту графу для учета расходов. Здесь я записываю телефонные номера, по которым собираюсь позвонить, или звонки, на которые мне надо ответить. Таким образом, все данные всегда со мной, где бы я ни находился, и, когда у меня есть свободная минута, я могу перезвонить нужному человеку и вычеркнуть этот номер из списка. Экономия каждой минуты – одна из составляющих управления временем. Все потерянные минуты имеют значение. Каждый день вы можете экономить целый час, если все, что вам нужно, будет у вас всегда под рукой.
Секция справа в разделе «Планы на месяц» называется «Дневник и рабочие пометки». Название говорит само за себя. Тот, кто пользуется дневником, знает, что в нем разрешается писать о чем угодно. Этот ничем не отличается от других. Здесь вы можете делать записи во время собрания на работе. Или же составить список продуктов, которые вы должны купить в супермаркете по пути домой. Также раздел подойдет, чтобы записать дорогу до места, где вы будете ужинать сегодня вечером. Например, в образце вы видите пометку: «19:30 – ужин дома у Джеймса».
Скобки означают, что вам надо сверить информацию («18.05 дневник»). Заключайте в скобки дату или адрес, если вам нужно еще раз уточнить эти данные и что-то выяснить. В примере речь о том, как добраться до дома Джеймса. Также вы можете видеть в секции «Дневник» список тех вещей, которые я не должен упустить из виду во время встречи с моими коллегами по Disney Карлом и Эрином и моим начальником Элом. Кроме того, здесь же я добавил список продуктов, которые Присцилла попросила купить. А еще я сделал пометки после разговора с одним из гостей Disney World об отдельных проблемах обслуживания, которые я должен отследить и проверить. Как видите, в дневнике вы можете писать обо всем.