Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет
Шрифт:
Обратите внимание, что гастрономические подарки – отдельная и дискуссионная тема. Слишком много разных нюансов важно учесть, прежде чем сделать такой выбор. Будьте осторожны с вручением гастрономических подарков, связанных с местом проведения делового официального мероприятия, в частности, местных деликатесов, т. к. требования безопасности не всегда позволяют преподносить важным персонам такие подарки. Хотя С.В. Лавров и Джон Керри несколько лет назад обменивались картофелем и томатами.
Помните, что преподнесение одного и того же вида подарка не рекомендуется, но книги, цветы и шоколад составляют исключение – их можно дарить повторно.
В рамках делового общения не принято дарить:
• Предметы с религиозной символикой (в т. ч. иконы, т. к. они являются предметом культа и по этой причине не могут быть подарком в светском понимании).
• Предметы, связанные с плохими приметами: часы, носовые платки, ножи (но в разных культурах могут быть свои особенности), ножницы, зеркала.
• Подарки с корпоративной символикой явно рекламного характера.
• Подарки «с юмором», т. к. они могут быть неоднозначно истолкованы и поставить получателя подарка в неловкое положение.
• Экзотические подарки (к примеру, коробка с живыми бабочками).
Всем нравится получать подарки, но чтобы подарок действительно порадовал, к его выбору следует подходить с большой ответственностью. Мне рассказывали случай, когда московская делегация одного из крупных государственных учреждений отправилась с визитом в Китай и повезла в подарок китайской стороне очень красивое, выполненное на заказ известным художником-керамистом, изображение герба Москвы, на котором, как известно, изображен Георгий Победоносец, убивающий копьем змея, как две капли воды похожего на дракона – священное животное Китая. Можете себе представить реакцию китайской стороны на такой подарок?
• Пепельницы, зажигалки и другие курительные принадлежности.
• Предметы личного характера (в т. ч. парфюмерия, косметика, галстуки и т. п.).
• Алкогольные напитки (возможны исключения).
• Деньги.
Будьте внимательны к упаковке, поскольку именно она создает у человека первое впечатление о подарке. Чаще всего используют коробки, пакеты, красивую оберточную бумагу (всегда учитывайте цвет и рисунок бумаги). Элегантно будет смотреться подарок, завернутый в бумагу с логотипом фирмы-дарителя, особенно если и лента, которой он завязан, будет подобрана в тон. Или наоборот – оберточная бумага нейтральная, а лента с логотипом. При этом важно, чтобы человек мог без лишних усилий достать подарок.
В неформальной обстановке, получив подарок лично, рекомендуется сразу раскрыть упаковку: во-первых, даритель ожидает увидеть вашу реакцию, во-вторых, вы сразу поймете, можете ли вы принять этот подарок. В официальной обстановке врученные в упаковке подарки обычно не раскрывают.
При вручении подарка статус дарителя должен соответствовать статусу адресата, к примеру, если подарок адресован директору компании, его вручает директор компании-партнера или его первый заместитель.
Подарок не вручают молча или со словами: «Это вам». При вручении подарка произносятся соответствующие слова, подарок вручается с легким поклоном, двумя руками (исключение составляют мелкие предметы, которые неудобно держать двумя руками).
В современной деловой практике нередко обмен протокольными подарками проходит заочно – когда во время официальных мероприятий главы делегаций не дарят друг другу подарки публично, но такой способ обмена подарками с одной стороны, упрощает эту процедуру, а с другой – почти нивелирует ее смысл. В то же время, к примеру, когда планируется вручить подарки всем членам делегации гостей, весьма удачным является решение не вручать подарки за столом переговоров, а оставить их в номерах гостиницы, чтобы освободить людей от необходимости носить с собой упаковку с подарком.
Подарок принимается со словами благодарности тоже двумя руками. Особенно важно помнить об этом правиле, общаясь с китайцами или японцами. А мусульманам подарок вручают только правой рукой. Принимать от них подарок или что-то другое следует также правой рукой.
Все подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковой благодарностью. Принимая подарок, не говорите: «Не стоило так стараться», «Зачем вы так потратились?» или «А у меня это уже есть» и т. п.
Если подарок передан третьим лицом или прислан по почте, обязательно отправьте благодарственное письмо в течение 24 часов после его получения или позвоните дарителю. Повторно поблагодарить в течение суток с помощью письма, SMS-сообщения или сообщения в мессенджере также рекомендуется и в случае, если партнер вручил вам подарок лично.
Отказ от подарка
Отказ от делового подарка – очень ответственный поступок, который, безусловно, должен быть мотивирован. В случае, если подарок вручается лично, следует прежде всего поблагодарить дарящего и только потом объяснить свой отказ, например: «Я очень сожалею, но тем не менее не могу принять ваш подарок по причине его слишком большой стоимости (в соответствии с запретами, которые приняты в нашей компании)».
Если вам преподнесли неприличный подарок, вам не за что благодарить человека и ответ может прозвучать более жестко, к примеру: «Честно говоря, я не знаю, чем вы руководствовались, решив подарить мне это. Думаю, что не нужно объяснять, почему я не могу принять ваш подарок».
В ситуации, когда вам не удалось вернуть подарок лично, отправьте его по почте или с курьером в течение 24 часов, приложив сопроводительное письмо, копию которого обязательно сохраните. Отказывая в письменной форме, важно составить текст письма как можно более корректно, т. к. у вас не будет возможности как при личном общении смягчить свой отказ с помощью интонации и мимики. Вот как можно составить подобное письмо, чтобы не обидеть человека: «Уважаемый..! Получил(а) присланную Вами великолепную вазу, но, к сожалению, по правилам, существующим в нашей компании, не могу ее принять. Полагаю, вы понимаете, что я вынужден(а) отослать ее обратно, поскольку у меня просто нет выбора. Тем не менее благодарю Вас за проявленное внимание и надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество».