Менеджмент. Учебник

Абчук Владимир

1. Каким «багажом» по теме презентации располагает аудитория?

2. Как представляет себе аудитория суть презентации?

3. К какой части аудитории презентация должна быть обращена в первую очередь?

4. Какие нежелательные ситуации могут возникнуть по ходу презентации и как следует на них реагировать?

В процессе подготовки презентации полезно разделить аудиторию на группы участников со сходными интересами – так называемые целевые группы.

Применительно к упомянутой выше теме бартерных сделок при поставках снегоуборочных машин для нужд коммунального

хозяйства Ленинградской области можно представить себе следующие целевые группы:

– менеджеры, осуществляющие руководство предприятиями и их подразделениями;

– работники, связанные с производством;

– специалисты по маркетингу;

– работники службы качества;

– работники исследовательского отдела и конструкторского бюро;

– финансовые работники;

– работники отделов снабжения;

– кадровые работники.

Каждая из этих целевых групп ждет от презентации решения своих проблем. Так, к примеру:

– менеджера-руководителя интересует, что собой представляет презентируемая фирма, какова ее структура, организация, руководство;

– директора по производству интересует, как осуществляется изготовление, хранение, транспортировка презентируемой продукции;

– директора по маркетингу заботит, как презентируемый товар оценивается на рынке, каковы цены этого товара у конкурентов, кто возможные покупатели товара;

– для работников службы качества прежде всего важно качество презентируемого товара, порядок рекламаций и т. п.;

– работники исследовательского отдела и конструкторского бюро хотят разобраться с вопросами проектирования предлагаемого продукта, научным уровнем заложенных в него технических решений и т. п.;

– финансовых работников интересует, на какую прибыльность и рентабельность можно рассчитывать, используя предлагаемый товар или услугу;

– работников отдела снабжения волнуют условия поставки товара;

– работники кадровой службы озабочены проблемами подбора и обучения персонала для обслуживания предлагаемого товара.

Определившись с идеей, целью, темой и аудиторией презентации, можно перейти к развертыванию темы в докладдля выступления на презентации и к его структурированию.

Структуризация доклададолжна проводиться одновременно в двух направлениях:

– основные тезисы выстраиваются в логической связи и последовательности;

– изложение тезисов привязывается к временному графику доклада.

Логическая структурапредполагает связь между отдельными тезисами, их логическую последовательность, оправданный переход от тезиса к тезису.

Временная структурадостигается выделением определенного времени на каждый тезис, а также привязку доклада к реальному времени (начало и конец каждого тезиса – по часам).

Материалдоклада должен быть разделен на законченные смысловые куски, следует наметить переходы от предыдущего куска к последующему, предусмотреть броское начало и ударную концовку (так называемый «бантик»).

Важнейшая роль отводится аргументации.Главные требования к аргументам – их весомость, основательность,

убедительность, соответствие теме, доступность аудитории. Аргументы должны сочетаться с формой доклада. В общем случае – чем тверже аргументы, тем мягче может быть форма их представления аудитории. Иными словами, если наблюдается дефицит основательных аргументов, приходится компенсировать этот недостаток изысками формы их представления. (Если презентирующий начинает петь или играть на саксофоне, значит, с аргументами у него не все благополучно.)

При отборе аргументов следует опираться на свой личный опыт, вкус и чувство меры (чтобы не много и не мало), реакцию аудитории.

Аргументы должны быть по возможности связаны в единую цепь доказательств: суть решаемой проблемы – предложения по решению – примеры – советы – оценка выгодности. Так, полезно сравнивать предлагаемый новый продукт с имеющимися, указывая на его несомненные преимущества по сравнению с продуктами конкурентов, приводить высказывания авторитетов, пользователей товара, небольшие подкрепляющие расчеты и числовые выкладки. Иногда бывает полезно придать аргументации мягкий, ненавязчивый характер, приводить ее в форме советов, пожеланий, размышлений о пользе нового продукта и т. п.

Очень хорошо воспринимается постановка основных проблем в форме вопросов к аудитории с обращением к ней за помощью в их решении.

Не меньшее значение, чем аргументация, имеет форма выступления, речь выступающего.

Вот несколько практических рекомендаций на этот счет.

1. Речь должна быть построена так, чтобы вовлечь слушателя в обсуждение проблемы, заставить его думать и переживать. Этому способствуют риторические вопросы, размышления вслух, обращения к слушателям за советом и помощью (например: «Как вы думаете, какую экономию времени и средств можно получить, используя нашу технику?»).

2. Язык выступления должен быть живым, образным (например: «Память нашего компьютера способна вместить содержание миллионов томов – всего написанного человечеством за его долгую историю»).

3. В речи на презентации следует избегать фраз от первого лица. Следует говорить «мы», «нас», «наше» и т. д. Это придаст высказываниям больший вес и достоверность.

4. Большую опасность таит в себе монотонность речи, навевающая на аудиторию тоску и сонное настроение.

5. Полезно знать, что психологами выявлен ряд слов, которые уже на уровне подсознания люди воспринимают положительно либо отрицательно.

Положительные эмоциивызывают слова: надежность, гарантия, испытанный товар (способ), обязательство, проверенный продукт, специальный контроль.

Отрицательную реакциювстречают слова: расходы, потери, цена, демонстрация (товара), обязанности, новый, новинка, договор, обучение, срок, нет, не.

Естественно, следует почаще пользоваться словами, привлекательными для слушателей, и избегать слов, способных вызвать отрицательную реакцию. Русский язык богат и дает широкие возможности для этого. Так, вместо «расходы» лучше говорить «инвестиции», вместо «цена» – «сумма», вместо «демонстрация» – «презентация», вместо «обучение» – «повышение квалификации», вместо «срок» – «период» и т. д.