Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией
Шрифт:
? Сбор всей информации.
? Прояснение необходимых действий.
? Организация в соответствии с категориями и приоритетами.
? Просмотр и обновление списков дел.
? Работа над задачами.
Благодаря Дэвиду Аллену расставлять приоритеты научилось целое поколение.
Вильфредо Парето – итальянский экономист начала XX века. Он считается автором «принципа Парето», или принципа 80/20. В 1897 году, задолго до появления интернета, Парето обнаружил, что 80 % благ – в руках у 20 % населения. С тех пор многое изменилось, но теория
? 80 % целей достигаются за счет выполнения 20 % задач. Определите, какие задачи из списка дел сильнее всего приближают вас к важнейшим целям, и выполните их самыми первыми.
? 20 % усилий приводят к 80 % результата. Научитесь замечать, какие именно усилия позволяют получить максимум пользы от потраченного времени.
? 80 % пользы от чтения деловой литературы извлекается из 20 % материалов. Выясните, какие издания (журналы, блоги, книги) чаще всего оказываются полезными, и откажитесь от остальных.
? 20 % коллег обеспечивают 80 % необходимой поддержки. Определите, кто из коллег готов вас поддержать, и не оставайтесь у них в долгу. Считайте поддержание хороших отношений с этими людьми первоочередной задачей и показывайте им, что они облегчают вам работу.
? 80 % пользы клиент получает от 20 % деятельности компании. Выясните, по каким критериям клиент оценивает компанию, и улучшайте именно эти области.
? 20 % привычек по управлению временем решают 80 % проблем с продуктивностью. Если присмотреться, то можно заметить, что основные проблемы со временем объясняются одной-двумя пагубными привычками (плохой расстановкой приоритетов, многозадачностью, прокрастинацией). Поймите, что это за привычки, и стремитесь избавиться от них.
Тимоти Феррис, автор бестселлеров по версии The New York Times, пишет на своем сайте, что учит людей «не торчать в офисе от звонка до звонка, жить где угодно и богатеть». Эта же мысль – лейтмотив книги Ферриса «Как работать по 4 часа в неделю» [3] . Она приобрела невероятную популярность у миллениалов, которые не захотели следовать примеру родителей и мучиться на скучной, выматывающей работе. Автор помог высказаться людям, которые выступают за свободный график и отказ от привязки к месту.
3
Феррис Т. Как работать по 4 часа в неделю. – М.: Добрая книга, 2009.
Мы познакомились с главными именами в мире тайм-менеджмента и почти готовы повышать вашу личную продуктивность. Осталось определить отправную точку.
Часть первая
Оцените отношения со временем
Понимание отправной точки в вопросах управления временем позволит понять, куда и как двигаться, и оценить прогресс в процессе формирования навыков. В этой главе мы предлагаем четыре способа, которые можно применять для работы с
1
Определите, грамотно ли вы обращаетесь со временем
Чтобы понять, на каком уровне ваши отношения со временем, оцените каждое из утверждений ниже:
1 – почти никогда;
2 – иногда;
3 – часто;
4 – постоянно.
1. Я составляю список дел на день и расставляю приоритеты. __________
2. Если возможно, я стараюсь выполнять важные задачи в начале дня. __________
3. Порядок на рабочем столе побуждает меня заниматься делами. __________
4. У меня записаны конкретные цели в карьере и личной жизни. __________
5. Я прихожу на встречи вовремя и подготовленным. __________
6. Я поручаю дела другим, если могу. __________
7. Я регулярно проверяю электронную почту. __________
8. Я закрываю дверь кабинета или предпринимаю другие меры, когда необходимо сосредоточиться. __________
9. Я знаю, когда и как отказывать людям в том, что они просят. __________
10. Я не срываю сроки работы. __________
11. Я могу найти любую необходимую информацию за пять минут. __________
12. На решение срочных вопросов я трачу меньше трети дня. __________
13. Письма в моей папке «Входящие» в полном порядке. __________
14. Мои рабочие документы отсортированы, в папках нет ничего лишнего. __________
15. Я не откладываю «на потом» сложные или неприятные задачи. __________
Подводим итог:__________
? 50–60 баллов: поздравляем! Вы превосходно управляете временем. Очевидно, вы понимаете базовые принципы тайм-менеджмента и каждый день применяете их на практике. Чтобы добиться большего, выберите отдельную область и усовершенствуйте ее, пользуясь этой книгой. Кроме того, можно записаться на мастер-класс по управлению временем, чтобы отточить тот или иной навык.
? 35–49 баллов. Вы неплохо чувствуете время, но тратите силы и теряете концентрацию из-за нескольких вредных привычек. Пересмотрите вопросы и обратите внимание, какие из них вы оценили на два балла или меньше. Вероятно, стоит обратиться за помощью к коллегам, которым вы доверяете. Так вы сможете понять, когда начинаете вести себя непродуктивно. Найдите в книге приемы, которые позволят справиться с выявленными проблемами.
? 15–34 балла. Вам не помешало бы поработать над навыками тайм-менеджмента. Возможно, проблемы со временем связаны с прокрастинацией, выгоранием или огромным потоком задач. Выбирайте по одному пункту из списка и работайте над ним, используя принципы, методики и упражнения из книги, пока не улучшите свои навыки.
10 киберпреступлений против времени
? Не заканчивать разговор.
? Не делать следующий шаг.
? Игнорировать письма, звонки и сообщения.
? Делать вид, что время не имеет значения.
? Легкомысленно относиться к графику.
? Не соблюдать сроки.
? Относиться к людям как к вещам.
? Не уважать чувства окружающих.
? Не благодарить.
? Не отдавать должное.
? Не понимать разницы между срочной и важной задачей.