Новейший самоучитель работы на компьютере
Шрифт:
=A3+F12
то получится сумма значений ячеек A3 и F12. Можно совмещать обычные числа и номера ячеек.
Вводить номера ячеек в формулу не обязательно вручную. Вместо этого можно щелкнуть на нужной ячейке кнопкой мыши. В поле ввода автоматически появится номер ячейки, а в таблице она выделится рамкой. Рамку можно перемещать с помощью клавиш управления курсором, и при этом номер ячейки в поле ввода будет изменяться автоматически.
Если данные, которые должны использоваться при вычислении результата, расположены на другом листе книги, то ссылка на них будет выглядеть несколько
=А1+Лист2.А1
Если данные из каких-либо ячеек используются достаточно часто, можно дать этим ячейкам имена. Для этого выберите из меню Вставка пункт Имя и далее подпункт Присвоить. Откроется окно, в котором можно ввести любое имя (используя как латинские, так и кириллические буквы), и нажать кнопку Добавить. После указанной операции можно во всех формулах вместо номера ячейки писать ее имя, что иногда значительно облегчает работу.
Поскольку вычисление суммы значений нескольких ячеек является одной из самых основных операций, которые приходится решать в программе, для нее придумали специальную функцию СУММ. Таким образом, вместо
=А2+С4
можно написать
=СУММ(А2;С4)
Результат будет один и тот же. Какой тогда смысл в использовании этой функции? Во-первых, функцию суммирования СУММ можно ввести нажатием на кнопку СУММ (расположена на панели инструментов). Во-вторых, и это главное, с ее помощью можно задавать вычисление суммы в некотором диапазоне ячеек. Например, вместо
=A4+B4+C4+D4+E4+F4+G4+H4+I4+J4+K4
можно ввести формулу:
=СУММ(А4:К4)
Знак двоеточия между номерами ячеек означает, что указанные ячейки задают диапазон для вычисления суммы. Можно также задать и диапазон ячеек из нескольких строк и столбцов. Например, вот так:
=CУMM(B4:F16)
Функция суммирования используется часто, однако она далеко не единственная. В программе Microsoft Excel, выбрав из меню Вставка пункт Функция, вы откроете окно Мастер функций (рис. 10.4). Здесь из раскрывающегося списка Категория следует выбрать категорию, к которой относится нужная функция, или пункт Полный алфавитный перечень. Затем в поле Выберите функцию выделите нужную и нажмите кнопку OK. Откроется дополнительное окно, в котором можно ввести параметры данной функции.
Рис. 10.4. Мастер функций.
Создание диаграмм
Программа Microsoft Excel также позволяет создавать диаграммы, схемы, графики на основе данных из электронной таблицы, что, согласитесь, украшает документ. Диаграмма может отражать любую часть электронной таблицы. Она может быть как двухмерной, так и трехмерной и принимать различные формы.
Чтобы создать диаграмму, выделите сначала диапазон ячеек электронной таблицы, из которого вы будете брать данные. Затем на панели инструментов нажмите кнопку Мастер диаграмм. Откроется окно мастера диаграмм (рис. 10.5).
Рис. 10.5.
Здесь вы можете выбрать тип диаграммы и, нажав на кнопку Просмотр результата, в уменьшенном виде посмотреть, как будет выглядеть диаграмма на листе электронной таблицы.
Вот некоторые типы диаграмм.
Гистограмма. Значения столбцов в ней представлены столбиками различных цветов, а каждая группа столбиков соответствует одной строке таблицы (нумерация строк отложена по горизонтальной шкале). Высота столбиков соответствует значениям в ячейках.
Линейчатая. Это график, на котором по горизонтали отложена нумерация строк, а по вертикали – шкала значений. Данные в различных столбцах отображаются линиями различных цветов.
Круговая. Этот тип обычно используется для представления данных из одного столбца. При этом разноцветные сектора круга соответствуют значениям в каждой строке, а весь круг представляет собой сумму всех значений столбца. Таким образом, можно легко увидеть и оценить долю каждой строки в общей сумме.
График – представление данных на координатной плоскости. По оси X измеряются значения в ячейках первого столбца, а по оси Y – значения второго и остальных столбцов, причем для каждого из столбцов на плоскости отображается точка своего цвета. Разумеется, при таком отображении диаграммы порядок строк не имеет значения – диаграмма выглядит так, как будто строки в таблице были отсортированы по возрастанию значений в первом столбце.
Трехмерные варианты различных (в том числе уже описанных) типов диаграмм.
Диаграммы некоторых типов могут иметь несколько вариантов.
Далее шаг за шагом в окнах мастера вам необходимо ввести все параметры создаваемой диаграммы.
Когда все подготовительные операции совершены, диаграмма будет отображена прямо на листе электронной таблицы. О том, как это может выглядеть, дает представление рис. 10.6. Диаграмма находится в постоянной связи с областью данных, поэтому изменения в любой из ячеек этого диапазона приводят к соответствующему изменению диаграммы.
Рис. 10.6. Диаграмма.
Программа позволяет гибко управлять внешним видом диаграмм, например изменять ее размер и расположение.
Глава 11
Отправка и прием факсов
Лучше всего с отправкой и приемом факсов справляются, конечно, факсовые аппараты. Однако если вам неожиданно понадобилось, например, принять факс, а такого устройства нет, можно вполне использовать для этой цели возможности компьютера, тем более, если у вас есть все необходимые комплектующие: принтер, сканер, модем и соответствующее программное обеспечение.
Принтер запросто заменит печатающее устройство факса – обычно довольно примитивное, предназначенное для распечатки сообщений на термической бумаге. Впрочем, во многих случаях вполне достаточно просмотра факсовых сообщений на экране компьютера, без распечатки.
Сканер будет необходим для передачи рукописных или печатных листов. Если же тексты факсовых посланий создаются на компьютере, то сканер, естественно, также не нужен.
Единственным незаменимым и необходимым техническим компонентом для передачи и приема факсов на компьютере является факс-модем.