Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы
Шрифт:
Здесь не место объяснять, почему ненормально разрываться между тремя телефонами, десятью срочными делами и пятью «нужными ко вчера», дневать и ночевать на работе и забывать, в каком году был последний отпуск. Наша статья для тех, кто уже осознал, что такое положение дел — это болезнь, которую нужно лечить. Лечить, а не утешать себя мыслями о том, что иначе работать невозможно, что состояние загнанной лошади — естественное состояние делового человека, и т. д. Все это не более чем отговорки,
Для тех, кто уже осознал пагубность такого стиля работы. Вам остается самое сложное: сосредоточиться и переломить себя, переломить свою инерцию и от мыслей «как хорошо было бы начать новую жизнь…» (естественно, с понедельника) перейти к действию. Если вы не выделите 2 часа на разгребание завалов с помощью этого алгоритма — вам уже ничто не поможет. Здесь собраны самые быстродействующие и легкоприменимые средства. Поэтому не пожалейте этих 2 часов на скорую помощь самому себе. Тогда из реанимации вы переместитесь в больничную палату, и с вами уже можно будет разговаривать о более серьезных способах организации времени.
Обращаю ваше внимание на то, что это руководство, особенно его вторая, «техническая» часть, — скорее для аварийных случаев, когда нужно очень быстро навести хотя бы минимальный порядок. Если ситуация не столь катастрофическая, начните лучше с хронометража. Это менее результативно в близкой перспективе, но дает более прочную основу для дальнейшей работы над повышением личной эффективности. Впрочем, основные принципы, изложенные в этой статье, могут быть вам полезны независимо от степени «аварийности» ситуации.
Сначала несколько основных принципов упорядочения мышления или ликвидации «разрухи в головах». Они помогут вам взять себя в руки, увидеть свою деятельность и начать ею управлять, а не копошиться в ней, как в болоте, увязая все глубже. В конце каждого пункта дается его суть, основной тезис, принцип. Распечатайте несколько экземпляров списка этих принципов и повесьте на видные места — пока эти принципы не усвоятся как следует.
Возможно, вы спонтанный и хаотичный человек и не любите наводить порядок. «Скорая помощь» потребует от вас наведения порядка в некоторых делах. Это не значит, что вам нужно будет сломать себя и стать упорядоченным. Достаточно то небольшое умение упорядочивать, которое у вас все же есть, направить в нужное русло — на то, чтобы упорядочить обзор, контроль и управление своей деятельностью. А в самой деятельности продолжайте оставаться сколь угодно спонтанным и хаотичным, главное — чтобы вы делали спонтанные шаги осознанно, а не просто плыли по течению, барахтаясь в нем.
Не жалейте времени на письменный обзор проблем. Возьмите большой лист бумаги и выпишите все обстоятельства, все факторы и ресурсы, все дела и задачи. Не ленитесь пользоваться цветными ручками, рисовать графики и схемы, выписывать цифры. Пока вы рисуете — голова думает.
Но самое главное: больше всего человек
То же самое касается и всей вашей деятельности в целом. Пока это непонятный клубок проблем и страхов, неизвестный рычащий лесобормот, смотрящий на вас горящими зелеными глазами из глубины пещеры, — вы не сможете с ним справиться. Нарисуйте картину ваших дел и ваших проблем, и только тогда вы хорошо представите себе тигра, с которым предстоит бороться. А может, это окажется всего лишь кошка.
Между прочим, читая этот документ, делайте пометки на полях, переводите его на свой язык. Подчеркните красным то, что сделаете сразу после прочтения. Зеленым или каким-нибудь вашим любимым цветом то, что можно сделать уже сегодня. Ставьте восклицательные и вопросительные знаки, подчеркивайте, обводите в кружочек — только не пытайтесь прочитать «Скорую помощь» и забыть о ней. Тогда лучше вообще не читать — обитание в реанимации тоже имеет свои прелести, которых никто не намерен вас лишать насильно.
Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему — и вы решите ее.
Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Всегда выделяйте и четко осознавайте тот объект, на который здесь и сейчас направлено ваше внимание.
Предсознание может контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью…), вы можете держать в поле зрения еще 5–9 — но не больше!
Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Не мешайте ему в этом и не пытайтесь решать все проблемы одновременно! Пытаясь решить их все сразу, вы не решите ни одной. Займитесь основательно одной, имея в виду несколько и забыв о всех прочих.
Выделяйте одно — над чем вы работаете, несколько — что вы имеете в виду, и забывайте о прочем.
С одной стороны, слишком частое переключение внимания с одной задачи на другую утомляет и изматывает. С другой — слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет не меньше. Поэтому необходимо осознанно управлять переключениями внимания.
Крупные дела нужно делать в такой последовательности, чтобы обеспечить максимальное переключение внимания, а следовательно, отдых. Например, 3 часа на встречи, 3 — на работу с документами и т. п. Перемежайте работу за компьютером и без него, подвижную и пассивную.