Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Архангельский Глеб Алексеевич

Обобщение метода на планирование и управление

Выше мы говорили о создании порядка как о выделении ограниченных участков внутри хаоса. Часто бывает так, что эти выделенные участки можно «вынести» за пределы исходного хаоса. Например, все бумаги лежат в одной большой папке. Когда их становится слишком много (увеличиваются расходы на поиск, снижается полезность хаоса), вы определяете достаточно легко выделяемый тип бумаг и создаете для него отдельную папку рядом с исходной. По мере того как исходная папка увеличивается, вы можете проделать эту операцию еще несколько раз.

В результате получится

ситуация, изображенная на рисунке. Рядом с исходной папкой, которую логично назвать «местом хаоса», сформировалась группа папок, которые можно назвать «местом порядка». Эта ситуация более проста, чем описанная в предыдущем разделе: здесь нет ограничений, вложенных друг в друга, и все ограничения имеют одинаковую глубину. Чтобы воспользоваться удобствами этой простоты, мы в дальнейшем будем говорить только о «месте порядка» и «месте хаоса», не вспоминая о сложных структурах из вложенных друг в друга хаосов.

Попробуем рассуждения предыдущего раздела о полезности порядка и полезности хаоса приложить не к поиску информации, а к задачам управления. При управлении собой или другими, как и тогда, порядок и хаос имеют свою полезность. Изменение баланса в сторону порядка повышает предсказуемость, контролируемость ситуации. Но порядок требует определенных усилий на свое поддержание, а иногда может наносить ущерб деятельности. Всем известен возможный вред от избыточной регламентации, стесняющей свободу действий. Метод ограниченного хаоса позволяет найти баланс между регламентацией и свободой — это основное приложение метода к задачам управления. Подробнее об этом будет сказано в следующем подразделе.

Рассмотрим приложение метода к задачам планирования. Любой план повышает упорядоченность предстоящих действий, а следовательно, имеет и положительные, и отрицательные стороны. Положительные очевидны; об отрицательных мы говорили в начале статьи: это снижение гибкости, свободы реагирования, поиска новых возможностей. Как метод ограниченного хаоса позволяет найти баланс между планированием и свободой действий?

Рассмотрим самое простое «место порядка» в планировании — систему целей. В классических источниках по тайм-менеджменту вы часто можете встретить совет задавать себе вопрос: «Как то, что я сейчас делаю, работает на достижение моих целей?» Таким образом, в идеале вся деятельность должна быть вписана в «место порядка», в вашу иерархию целей. Не остается места для отвлечений, «лирических отступлений», неожиданных встреч и тем в разговорах, бесцельного серфинга по Интернету и т. д. Но ведь именно из таких «бесцельных» действий часто вырастают интересные новые возможности!

Эффективно использовать такие «бесцельные», «хаотические» действия помогает введение «места хаоса» в систему ваших целей. На рисунке цели изображены аккуратными, упорядоченными звездочками. Рядом с группой целей высшего уровня изображена хаотичная звездочка — «личное развитие», поиск новых возможностей. Из этих возможностей постепенно вырастают новые цели, как новые «упорядоченные» папки с документами вырастали из исходной, неупорядоченной.

Аналогичные «места хаоса» расположены на всех уровнях иерархии целей. Рядом с каждым списком целей обязательно имеются или подразумеваются дела, не работающие непосредственно на эти цели, но могущие расширить вашу картину мира в соответствующем направлении, подсказать новые пути решения проблем и т. д. Ясно, что чем понятнее для вас цель и процесс ее достижения, тем меньше должен быть объем соответствующего «места хаоса». Чем больше сомнений вызывает цель и ее подзадачи, тем больше должно быть «место хаоса», т. е. работы, связанные с поиском новой информации по этой цели, пробами и ошибками, экспериментами и т. п.

Заметим, что внутри самих «мест хаоса» тоже может появляться некоторый порядок. Например, «место хаоса» самого высокого уровня удобно разбить на так называемые «ключевые области» — список нескольких основных направлений вашей деятельности. Например, «Семья — Персонал — Финансы—…» [57]

Эта структура помогает вам при любых «нецелевых» делах, незапланированных отвлечениях задавать себе вопрос: «Как то, что я сейчас делаю, работает на мои ключевые области?» Это поможет, с одной стороны, сохранить гибкость и свободу в «нецелевых» отвлечениях; с другой — вооружиться критериями качества этих отвлечений, более точно отслеживать их эффективность.

57

Важнейшее отличие "ключевых областей" в нашем понимании от исходного значения этого термина у Time Manager International: там ключевые области являются всего лишь способом группировки целей, т. е. не "местом хаоса", а элементом "места порядка".

Нетрудно заметить, что порядок тесно связан с эффективностью, получением стабильных, ожидаемых, предсказуемых результатов. Хаос же необходим для развития, т. е. поиска новых, неожиданных, труднопредсказуемых возможностей. Развитие — это всегда открытие чего-то нового, неожиданного, а потому с трудом допускающего детальное планирование. Таким образом, баланс порядка и хаоса в личной работе позволяет достигнуть баланса эффективности и развития, «синицы в руках» и «журавля в небе». Тому, как создавать такой баланс, посвящен следующий раздел.

Творческая картотека и баланс «порядок-хаос» в управлении личным временем

В этом подразделе мы увидим, как функционирует во времени система ограниченного хаоса — на простом примере управления личной творческой картотекой. Затем перенесем соответствующие принципы на более общие задачи управления в личной работе и установим, как из начального хаоса постепенно создается оптимальная упорядоченность деятельности.

Творческая картотека — сравнительно мало знакомый обычному менеджеру инструмент. Если всем хорошо известный органайзер предназначен в основном для работы с «местом порядка» — целями, результатами, планами, — то картотека позволяет эффективно управлять «местом хаоса» — замыслами, интересной информацией (пока не привязанной к точным целям), темами для обдумывания. По мере того как растет роль творческого труда в работе менеджера, повышается и потенциальная польза творческой картотеки. Картотека — незаменимый инструмент, если вам нужно изобрести принципиально новый продукт, создать яркий рекламный слоган и т. п.

Чтобы отличие метода ограниченного хаоса от обычных тайм-менеджерских технологий было яснее, опишем, как обычно управляет такого рода информацией человек, привыкший к советам типа: «Каждая вещь должна знать свое место». Если у него накапливается достаточно много мыслей и другой информации, он начинает придумывать классификацию и заводит под нее несколько папок. Но классификация возникла «из головы» и не факт, что развивающиеся по своим законам новые мысли захотят в нее «вписаться». Поэтому через некоторое время часть папок «вымирает», содержимое другой части перестает соответствовать названиям и ни о каком порядке говорить уже не приходится. Вспомним критику «платонического» подхода в самом начале статьи: или ломается план, или «удушается» реальность. Так и здесь или классификация ломается (приходится вытряхивать все на пол и классифицировать по-новому), или вы просто перестаете ею пользоваться — реальность нашла другие пути (например, записки с мыслями стали по-прежнему скапливаться на рабочем столе).

При применении метода ограниченного хаоса происходит следующее. Для начала вы заводите один накопитель для замыслов, мыслей и внешней информации, наводящей на мысли, — «место хаоса». Этот накопитель регулярно просматривается. Такой просмотр — очень хорошая черновая работа для рождения новых мыслей. Мысли сталкиваются друг с другом, их неожиданные сочетания порождают новые мысли (между прочим, преждевременный порядок, описанный в предыдущем абзаце, сильно затрудняет такой процесс взаимодействия мыслей).