Основы делового общения
Шрифт:
Очень важно знать формулу конфликта и эффективно ею владеть. Она выглядит следующим образом:
1) конфликт + конфликтная ситуация + инцидент;
2) конфликт – это открытое противостояние как следствие взаимоисключающих интересов и позиций;
3) конфликтная ситуация – это накопившиеся противоречия, содержащие истинную причину конфликта.
Инцидент – это стечение обстоятельств, являющихся поводом для конфликта.
Разрешить конфликт – означает устранить конфликтную ситуацию и исчерпать инцидент. Понятно, что первое сделать сложнее, но и более важно. К сожалению, на практике в большинстве случаев дело ограничивается лишь исчерпанием инцидента.
Конфликт между людьми можно уподобить сорнякам в огороде: конфликтная ситуация – это корень сорняка, а инцидент – та часть, что на поверхности. Оборвав ботву сорняка, но не тронув корень, мы только усилим его работу по вытягиванию из почвы питательных веществ, так необходимых культурным растениям. Да и найти корень после этого труднее. Также и с конфликтом: не устранив конфликтную ситуацию, мы создаем условия для углубления конфликта.
Конфликтная ситуация всегда возникает раньше конфликта. Конфликт же возникает одновременно с инцидентом. Таким образом, конфликтная ситуация предшествует и конфликту, и инциденту.
Классификация конфликтов
В научной литературе существуют различные классификации конфликтов: по объему, по длительности протекания, по источнику возникновения.
По объему конфликты подразделяют на:
1) внутриличностные;
2) межличностные;
3) между
4) межгрупповые.
При внутриличностном конфликте участниками конфликта являются не люди, а различные психологические факторы внутреннего мира личности (потребности, мотивы, ценности, чувства и т. п.).
Внутриличностный конфликт может принимать различные формы. Одна из самых распространенных – ролевой конфликт, когда к одному человеку предъявляются противоречивые требования по поводу того, каким должен быть результат его работы. Внутриличностный конфликт может также возникнуть в результате того, что производственные требования не согласуются с личными потребностями или ценностями.
Межличностный конфликт вовлекает двух или более индивидов, воспринимающих себя как находящихся в оппозиции друг другу в отношении целей, расположений, ценностей или поведения. Это самый распространенный тип конфликта.
Многие считают, что единственной его причиной является несходство характеров. Действительно, встречаются люди, которые из-за различий в характерах, взглядах, манере поведения очень непросто ладят друг с другом. По чаще всего это борьба за ограниченные ресурсы, материальные средства и т. д. Конфликты возникают между руководителем и подчиненным, например, когда подчиненный убежден, что руководитель предъявляет к нему непомерные требования, а руководитель считает, что подчиненный не желает работать в полную силу.
Конфликт между личностью и группой проявляется как противоречие между ожиданиями или требованиями отдельной личности и сложившимися в группе нормами поведения и труда. Такой конфликт может возникнуть, если эта личность займет позицию, отличающуюся от позиции группы.
Межгрупповые конфликты – конфликты внутри формальных групп, коллектива, внутри неформальных групп, а также между формальными и неформальными группами.
По длительности протекания конфликты могут быть кратковременными и затяжными.
Кратковременные чаще всего являются следствием взаимного непонимания или ошибок, которые быстро осознаются. Затяжные связаны с глубокими нравственно-психологическими травмами или с объективными трудностями. Длительность конфликта зависит как от предмета противоречий, так и от характера столкнувшихся людей. Длительные конфликты очень опасны, поскольку в них конфликтующие личности закрепляют свое негативное состояние. Частота конфликтов может вызвать глубокую и длительную напряженность отношений.
По источнику возникновения конфликты можно разделить на объективно и субъективно обусловленные.
Объективным считается возникновение конфликта в сложной противоречивой ситуации, в которой оказываются люди. Плохие условия труда, нечеткое разделение функций и ответственности – такого рода проблемы относятся к числу конфликтных, т. е. объективно оказываются той почвой, на которой легко возникает напряженная обстановка. Устранить конфликты, вызванные такими причинами, можно только, изменив объективную ситуацию. В этих случаях конфликт выполняет своего рода сигнальную функцию, указывая на неблагополучие в жизнедеятельности коллектива.
Субъективным будет возникновение конфликта в связи с личностными особенностями конфликтующих, с ситуациями, создающими преграды на пути удовлетворения наших стремлений, желаний, интересов.Причины конфликтов
У всех конфликтов есть несколько причин, которые можно объединить в пять групп в соответствии с обусловливающими их факторами – информацией, структурой, ценностями, отношениями и поведением.
В основе многих конфликтов лежит информация, приемлемая для одной из сторон и неприемлемая для другой. Это могут быть неполные и неточные факты, слухи, что дезинформирует партнеров по общению: подозрения в умышленном сокрытии информации; сомнения в надежности и ценности источников информации; спорные вопросы законодательства, правил порядка действий и т. д.
Структурные факторы возникновения конфликтов обычно связаны с существованием формальной и неформальной организаций социальной группы. Сюда могут быть отнесены вопросы собственности, социального статуса, властных полномочий и отчетности, различные социальные нормы и стандарты, традиции, системы поощрения и наказания, распределения ресурсов, товаров, услуг, доходов.
Ценностные факторы – это те принципы, которые мы провозглашаем или отвергаем. Это общественные, групповые или личностные системы убеждений, верований и поведения (предпочтения, стремления, предрассудки, опасения), идеологические, культурные, религиозные, этические, политические, профессиональные ценности и нужды.
Факторы отношений связаны с чувством удовлетворения от взаимодействия или его отсутствия. При этом важно учитывать основу отношений (добровольные или принудительные), их сущность (независимые, зависимые), взаимоожидания, длительность отношений, совместимость сторон в отношении ценностей, поведения, личных и профессиональных целей и личной сочетаемости, различия в образовательном уровне, жизненном и профессиональном опыте.
Поведенческие факторы неизбежно ведут к конфликтам, если ущемляются интересы, подрывается самооценка, возникает угроза безопасности (физической, финансовой, эмоциональной или социальной), если рождаются условия, вызывающие негативные эмоциональные состояния, если в поведении людей проявляются эгоизм, безответственность, несправедливость.
Такая группировка причин конфликтов способствует их пониманию и анализу, но следует помнить, что реальная жизнь богаче любой схемы и можно выделить множество иных причин возникновения противоречий, а также выявить тесное переплетение различных факторов в том или ином конфликте.Устранение конфликтов
Для устранения конфликтов используют две группы методов: структурные и межличностные.
К структурным методам разрешения конфликта относятся различные организационные мероприятия, например:
1) разъяснение требований к работе.
Это один из лучших методов управления, предотвращающий конфликты. Нужно разъяснить, какие результаты ожидаются от каждого сотрудника и подразделения. Здесь должны быть упомянуты такие параметры, как уровень результатов, который должен быть достигнут, кто предоставляет и кто получает различную информацию, система полномочий и ответственности, а также четко определены политика, процедуры и правила. Причем руководитель уясняет эти вопросы не для себя, а доносит их до подчиненных с тем, чтобы они поняли, чего от них ожидают в той или иной ситуации;
2) координационные мероприятия.
Установление иерархии полномочий упорядочивает взаимодействие людей, принятие решений и информационные потоки внутри организации. Если два или более подчиненных имеют разногласия по какому-либо вопросу, конфликта можно избежать, обратившись к общему начальнику, предлагая ему принять решение. Принцип единоначалия облегчает использование иерархии для управления конфликтной ситуацией, т. к. подчиненный знает, чьи решения он должен исполнять;
3) общеорганизационные комплексные цели.
Идея, лежащая в основе этой методики, – направить усилия всех участников на достижение общей цели;
4) структура системы вознаграждений.
Вознаграждения можно использовать как метод управления конфликтом, оказывая влияние на людей. Усовершенствование системы вознаграждений (вознаграждение благодарностью, признанием или даже премией сотрудника, который оказал помощь при решении конфликтного вопроса). СистематическоеМежличностные методы разрешения конфликта
Обсуждая межличностные способы разрешения конфликтов, нужно обратить внимание на два очень важных момента: различие позиций и интересов сторон и возможные стратегии поведения в конфликте.
Как известно, в конфликте обязательно присутствуют стороны, интересы которых находятся в противоречии. Для того чтобы уяснить, истинное это противоречие или мнимое, необходимо понимать, что такое интерес и что такое позиция в конфликте.
Интерес – это потребность, которую человек пытается удовлетворить в данной ситуации, а позиция – это то, что предъявляется стороной в ситуации противоречия.
Иногда в позиции напрямую проявляется интерес, а иногда интерес спрятан за позицией. Интересы и позиции могут согласовываться (достижение одной стороной ее интересов не мешает другой достичь своих), а могут противоречить друг другу (достижение одной стороной желаемого закрывает для другой возможность получить то, что нужно).
Необходимо понять, что происходит, каковы интересы конфликтующих сторон, какие ограничения существуют в ситуации конфликта (ограничения по времени, полномочиям, важности ситуации для каждой стороны и т. п.), и после этого выбрать и реализовать наиболее подходящую для данной ситуации стратегию поведения.
Существует пять стратегий поведения.
1. Уклонение. Этот стиль подразумевает, что человек старается уйти от конфликта. Это реакция на конфликт, выражающаяся в игнорировании и фактическом отрицании конфликта. Но надо понимать, что, устраняясь из конфликта, вы теряете возможность влиять на ситуацию. Иногда, правда, такое поведение может быть оправдано, например в ситуации, когда для вас реальные затраты при участии в конфликте превосходят выгоды, которые вы можете получить в результате разрешения противоречий, или в ситуации, когда вам надо выиграть время.
2. Сглаживание. Иногда эту стратегию называют уступкой, она предполагает большую ориентацию на интересы другой стороны, чем на собственные, «приспособление» к требованиям других участников конфликта. Причиной такого поведения может быть стремление завоевать расположение партнера на будущее, желание избежать разрастания конфликта, понимание того, что правота на стороне противника. Такой «сглаживатель» старается не выпустить наружу признаки конфликта, апеллируя к потребности в солидарности. Но при этом можно забыть о проблеме, лежащей в основе конфликта. В результате может наступить мир и покой, но проблема останется, что в конечном итоге приведет к «взрыву». Иногда такая стратегия тоже позволяет выиграть время.
3. Принуждение (подавление). Такое поведение предполагает доминирование. Ориентация идет в первую очередь на собственные интересы в сочетании с пренебрежением интересами другой стороны. В рамках этого стиля превалируют попытки заставить принять свою точку зрения любой ценой. Стратегия достаточно жесткая, она чревата последствиями, которые трудно потом исправить (достаточно однажды прослыть «идущим по головам», и в ваши добрые намерения никто в другой раз не поверит). Использующий эту стратегию поведения обычно не интересуется мнением других, ведет себя агрессивно, для влияния пользуется властью и полномочиями.
Такой стиль может быть эффективен там, где руководитель имеет большую власть над подчиненными, но он может подавить инициативу подчиненных, создает большую вероятность того, что будет принято неверное решение, т. к. представлена только одна точка зрения. Он может вызвать возмущение, особенно у более молодого и более образованного персонала. Такая стратегия может быть оправдана, когда ситуация очень важна и должна быть разрешена срочно, даже в ущерб хорошим отношениям.
4. Компромисс. Эта стратегия предполагает частичное удовлетворение собственных интересов и частичное удовлетворение интересов партнера. Способность к компромиссу высоко ценится в управленческих ситуациях, т. к. это сводит к минимуму недоброжелательность, снимает напряженность, помогает найти оптимальное решение в ситуации, когда полное удовлетворение интересов сторон невозможно, дает возможность быстро разрешить конфликт.
Однако использование компромисса на ранней стадии конфликта, возникшего по важной проблеме, может сократить время поиска альтернативного решения.
5. Сотрудничество. Это форма разрешения конфликта, при которой важно насколько можно более полное удовлетворение интересов обеих сторон. Эта стратегия дает возможность полностью разрешить конфликт, однако требует много времени и мастерства. Важно отличать сотрудничество от компромисса.21. Внешний вид делового человека
В современном деловом мире очень большое значение придают способности и умению человека производить хорошее впечатление. Для делового человека важно то, как он выглядит в глазах окружающих, какое производит впечатление на своих коллег и партнеров, т. к. от этого зависит эффективность и результативность его деятельности, поэтому он стремится к созданию (формированию) определенного «привлекательного» имиджа.
Имидж – это целенаправленно сформированный образ, с помощью которого человек представляет себя миру, своего рода форма самопрезентации, способствующая воздействию на окружающих. Это искусство управлять впечатлением, которое производит человек на окружающих. С одной стороны, мы стараемся дать информацию окружающим, с другой – преследуем какие-то цели.
Понятие имиджа включает не только естественные свойства личности, но и специально созданные. Многие люди обладают привлекательной внешностью, но, как правило, симпатии людей приобретаются благодаря умению преподнести себя. Мало просто иметь привлекательные внешние данные, ими следует еще и умело распорядиться, а их отсутствие не перекрывает дорогу к созданию благоприятного личного имиджа. Для этого только нужно желание и умение наилучшим образом выразить свои сильнейшие личностные качества.
Одним из условий создания положительного имиджа является знание правил этикета и умение вести себя в соответствии с ними. Обладание хорошими манерами общения способствует достижению человеком поставленных перед собой целей. В манерах воссоздается образ человека, зрительно проявляются те его качества, которые оцениваются людьми как положительные или отрицательные. Человек с хорошими манерами пользуется всеобщим уважением и у мужчин, и у женщин.
Важное значение имеет стиль мышления и манера поведения, а также умение общаться с людьми. Для имиджа делового человека очень важна тактика общения. Необходимо обладать несколькими вариантами поведения в однотипной ситуации и уметь оперативно пользоваться ими. В любом общении, прежде всего деловом, не следует допускать какой-либо конфронтации, а тем более – конфликта. Конечно, возможны жаркие споры и расхождения во мнениях, главное – чтобы это не переросло в личную неприязнь. Очень важно понимать мотивы своего поведения, точно определить, зачем вам это нужно, что вы хотите получить в результате.
Для создания имиджа необходимо учитывать, что при формировании первого впечатления первое, на что люди обращают внимание, – это ваш внешний вид и ваши манеры. Для создания желаемого образа очень важно умение владеть и управлять своим невербальным языком: мимика, взгляд, жестикуляция, осанка, поза, походка и т. д. Необходимо приучить себя к сдержанности в выражении эмоций с помощью мимики и жестов. Помните об улыбке, т. к. улыбающееся лицо всегда вызывает расположение. Ваша осанка во многом отражает то, как вы себя чувствуете в конкретной ситуации, а жесты и принимаемые вами позы говорят о вашем отношении к этой ситуации или к людям. Можно быть со вкусом одетым в дорогие вещи и отлично сложенным, но если вы не умеете держаться спокойно, ваша поза по привычке олицетворяет готовность защищаться, а лицо хмурое, то вашему партнеру будет некомфортно в вашей компании.