Осторожно,hot dog
Шрифт:
133
Учитывая все сказанное, просмотрите список словосочетаний, которых лучше избегать в деловом письме: хотя эти выражения и часто встречаются у американцев, янки не считают их подходящими для деловых писем. Они слишком громоздкие и официозные.
according to our records acknowledge receipt of as to with reference to
with regard to at hand on hand
attached please find enclosed please find
attached hereto enclosed herewith enclosed please find
beg to inform
beg to tell
for your information
hereby
heretofore
herewith
I have your letter I wish to thank may I ask
in due course of time in receipt of in the near future in view of
our Mrs Johnson permit me to say pursuant to
134
thank you again thank you in advance thereon
Все
Вместо
Пишите
advice/ inform
say/ tell/ let us know
along these lines
like
on the order of
as/ according to
at an early date/ at your earliest convenience
soon/ today/ next week/ a specific date
at this. time/ at the present time/ at this writing
now/ at present
check to cover
check for
due to the fact that
because
for the purpose of
for
forward
send
free of charge
free
in accordance with
according to
in advance of/ prior to
before
in compliance with
as you requested
in the amount of
for
in the event that
if/ in case
135
kindly
please
of recent date
recent
partly
person/ a specific name
subsequent to
after/ since
the writer/ the undersigned
I/ me
up to this writing
untill now
А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант отличается от первого.
Dear Mr Fergusson,
With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.
I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.
For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.
Hoping you understand.
Yours truly...
Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова "said" (здесь: "упомянутые") и "same" ("его же"), которых вообще нужно избегать, а вместо "deem" лучше писать "believe". Причастные обороты looking forward to your early reply, hoping to hear from you soon,. thanking you for your interestНЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply: I hope to hear from you soon: Thank you for your interest.Теперь
136
Dear Mr Fergusson,
We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.
As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito. products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.
Sincerely yours...
Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав We are sorryили I appreciate,вы создаете благоприятную деловую атмосферу. Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа: "your error/your failure". Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy,то это будет выглядеть слишком уж агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due. your credit rating is in jeopardy.
Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела. (Шутка.)
Любое светское письмо станет теплее, если вы напишете обычное "please" или "thank you". Вместо We have received your orderлучше написать Thank you for your recent order,вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill — Please accept our sincere apologies for the error in your September hill.
Вторая версия нашего письма более удачна еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость — это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.
Ваше письмо должно быть в первую очередь ориентировано на клиента. К примеру, Please accept our apologies for delayявляется просто вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvienced by the delayдает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.
Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений "I" и "we", но уж если вы их употребляете, то учтите следующее:
137
пишите "1" — когда говорите от себя лично, a "we" — когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения "our company" — все это звучит несколько напыщенно, как если бы отправитель вместо "я" постоянно называл себя полным именем...
Внимательнее и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным.