Открытый общественный диалог о будущем региона: форум «Живые библиотеки Приангарья»
Шрифт:
Орлова Надежда Павловна – общественный деятель, директор Библиотеки интеллектуального роста и карьеры, г. Санкт-Петербург
Подготовка и проведение форума
Организационно подготовка была разделена на несколько основных блоков:
Работа ядерной группы организаторов по разработке форума. Концепция, программа, архитектура, сценарий проведения и другие вопросы;
Сборка площадок форума и команд участников на территориях;
Подготовка команды
Подготовка библиотечного сообщества, формулировка внутреннего содержания для разговора с представителями других сфер деятельности;
Подготовка всех участников к работе на форуме (лекторий до форума);
Официальная презентация форума за полтора месяца до его проведения;
Проведение самого форума;
Сборка и презентация результатов.
Каждый блок был разделен на подзадачи, распределенные между участниками ядерной группы организаторов:
Подготовка информационных писем о проведении форума (общее, для GR, для членов команд, для спикеров образовательного лектория);
Апробация наработок форума с фокус-группой директоров библиотек Иркутской области;
Разработка структуры лектория (перечня укрупненных смысловых блоков);
Утверждение технического задания на разработку сайта форума ядерной группой, разработка сайта форума согласно техническому заданию;
Приглашение ВИП-участников на презентацию форума;
Проведение ВКС с кураторами площадок по целям, задачам форума и обязанностям кураторов;
Подготовка сценария презентации форума;
Подготовка визуального оформления форума (заставки для Leader ID, YouTube, брендирование документов, подготовка презентации Power Point);
Создание мероприятия «Презентация форума» на платформе Leader ID;
Согласование сценария проведения презентации форума ядерной группой;
Проведение переговоров с потенциальными спикерами лектория;
Проведение переговоров о поддержке форума с потенциальными интересантами (Министерство культуры РФ, Правительство Иркутской области);
Открытие регистрации на форум на сайте форума;
Подготовка трансляции лектория на YouTube-канале Molchanovka: разработка заставки, создание ссылок для трансляции и т. д.;
Проведение информационной кампании презентации форума: распространение информационного письма о проведении форума через сеть библиотек и «Точек кипения», а также по сообществам профессиональных событий Молчановки;
Подготовка трансляции презентации на YouTube-канале Molchanovka;
Подготовка технического обеспечения презентации, включая тестовые подключения и репетиции;
Проведение презентации форума;
Разработка плана-графика реализации лектория;
Проведение ВКС с кураторами площадок по ролевой модели форума, принципам отбора и подготовке модераторов и сборщиков;
Формирование библиотечных команд участников форума;
Проведение
Проведение информационной кампании лектория;
Проведение курса по развитию навыков модерации групповых событий: очный экспресс-тренинг;
Регистрация участников форума на платформе Leader ID;
Приглашение небиблиотечных специалистов к участию в форуме, доформирование команд на площадках;
Формирование команды модераторов форума;
Проведение ВКС с кураторами площадок: итоги сбора команд, регистрация участников команд на Leader ID. О такте «Библиотекари. Внутренний разговор»;
Подготовка и проведение такта «Библиотекари. Внутренний разговор»;
Проведение ВКС с представителями министерства экономического развития и промышленности ИО о верхнеуровневых задачах форума;
Кто такой сборщик? Задачи и обязанности сборщика во время и после работы форума;
Подготовка модераторов из числа специалистов муниципальных библиотек силами участников курса по модерации;
Разработка документов, создание инструментов, необходимых для проведения форума (гугл-формы, телеграм-каналы и чаты и проч.);
Профилирование модераторов для работы на форуме;
Что и как собираем? Технический тренинг, апробация работы с документами и инструментами форума для модераторов и сборщиков;
Реализация лекций, семинаров и мастер-классов лектория согласно плану-графику;
Проведение форума (по отдельному сценарию);
Презентация предварительных итогов форума во время Всероссийского дня библиотек.
И другие.
За решение каждой задачи должен быть назначен ответственный. Необходимо также разработать план совещаний-синхронизаций ядерной группы организаторов. Важно: заранее четко определите интересы в проекте участников ядерной группы организаторов и не потеряйте их в процессе работы, определите внутреннюю ролевую структуру и полномочия внутри ролей, систему согласований и принятия решений. Это поможет избежать лишних напряжений, недопониманий и оптимизирует работу.
Также для облегчения работы рекомендуем делать сводные «экраны» для контроля работы процессов. Например, консолидировать информацию по всем площадкам в одном месте:
Рекомендуется при разработке плана подготовки и проведения форума, для удобства работы, использовать также диаграмму Ганта.
Организация коллективов форума. Модель укрупнения: рабочая группа – площадка – макрогруппа