Парадоксы управления в российском бизнесе
Шрифт:
помощника или смежного руководителя, что минимизирует затраты времени на согласование совместной работы. Такие же календари вы можете найти в
«Google» и «Yandex». Функционал их очень близок – выбирайте по вкусу, и луч- ше там, где у вас организована почта – для удобства работы в одном окне на ПК. Все личные вопросы я веду в таком электронном планировщике. Обращаю внимание, что сам факт начала ведения планировщика позволит вам успевать больше. Как минимум потому, что сразу видны свободные промежутки време- ни, и появляется мысль, как их занять. Дела
«Gantt project» – приложение для управления проектами в части операций,
задействованных в проектах лиц и т. д.
«Аналоговые варианты».
Ежедневник – я по-прежнему пользуюсь ежедневником. Все свои рабо- чие задачи я фиксирую там, там же коротко фиксирую, делал ли я их в наме- ченное время (сколько времени потратил), и если делал – коротко решение и потраченное время. Там же фиксирую все смежные вопросы по работе. Таким образом, все текущие вопросы у меня в ежедневнике. Если под рукой нет ежедневника, то они попадают сначала в «EVERNOTE», но при появлении рядом ежедневника обязательно попадают в него. Ежедневник для меня удо- бен еще и потому, что когда пишешь – запоминаешь. А когда нужно, можешь отмотать и посмотреть свою «фотографию рабочего дня» и выявить, кто или что съедает время больше всего, и принять меры по данному вопросу.
«Mind map» (интеллект-карта). Существует софт для электронного отобра-
жения, но я «визуал», и мне удобнее поработать именно с ручным (рукопис- ным) вариантом интеллект-карты. Хороший инструмент для анализа нового проекта, тренинга, новой вводной, с которой ранее «глубоко» не сталкивался.
Рекомендации по управлению органайзерами.
•
Не перегружайте свой план на
день.
•
Формируя
архив
информации,
группируйте
задачи
максимум
по
деся- ти
ключевым
категориям,
не
больше.
Большим
количеством
корневых папок управлять сложно. Всем известна ситуация, когда на рабочем столе более 20 папок, и куда именно спрятал информацию, конечно, не упомнить. Хорошо, что есть «поиск» – вспомнить бы только, как на- звал документ. Если в компании нет стандарта названия – это тоже трудность.
•
Архивируйте и систематизируйте сразу все входящие вопросы: в «ос- новные блоки», «срочные вопросы», «вопросы на контроль». Это упро- стит поиск входящей информации у себя в
системе.
•
Не
храните
документы
на
столе
более
одного
месяца.
Потому
что
зачем?
•
Пишите карандашом и разного цвета ручками, выделяйте главное в ежедневнике цветом. Это реально удобно. Например,
составление
«интеллект-карты» я делаю карандашом, главные вопросы в течение дня фиксирую в ежедневнике
•
Все вводные в
результате
операции «капитанский мостик» или «Mind map»
сразу
вставляйте
в
свой
график
работы,
раскидывая
по
календа- рю исходя из приоритетов и срочности/важности
задач.
Что (кто) съедает наше время, когда мы не замечаем?
«Поглотители времени» – обстоятельства (люди, занятия, особенности внеш- ней среды, и т. п.), приводящие к неэффективной трате времени.
Внешние факторы.
Большой объем работы.
Серьезные перемены в работе.
Вам нездоровится.
Неорганизованность системы или людей в ближнем кругу.
Технические ошибки.
Неверно спланировали время для решения задачи.
Вы выбрали неподходящее время.
Не хватает компетенций.
Рабочее пространство не организовано должным образом.
Внутренние трудности.
Непонятны личные цели и приоритеты.
«Воскресный синдром» – вынужденное безделье.
Вам нравится «тушить пожары».
Ваши приоритеты – помогать другим, жертвуя собой.
Страхи.
Перфекционизм.
Какие пожиратели времени свойственны Вам? Что нужно сделать, чтобы минимизировать их влияние на Вашу производительность?
Матрица Эйзенхауэра
Американский генерал Дуайт Эйзенхауэр предложил простое измерение для быстрого принятия решений по приоритетам, учитывающее категорию ВАЖНОСТИ одновременно с категорией СРОЧНОСТИ. Тема старая, но об этом после. Именно этот простой механизм дает ответ на вопрос «что делать в первую очередь, а что отложить или делегировать. Давайте сначала разберем- ся по существу в данной технологии.
Согласно принципу Эйзенхауэра, все задачи, которые нам приходится вы- полнять, можно разделить на четыре категории.
СРОЧНЫЕ И ВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ
Очевидно, что ими нужно заниматься в первую очередь.
СРОЧНЫЕ, НО НЕ ВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ («ГОРЯЧКА»)
Иногда задача может показаться очень важной только из-за того, что она очень срочная, и ее выполнение отнимает ресурсы, которые более целесообразно было бы потратить на выполнение действительно важных задач. Срочные, но не важ- ные задачи надо выполнять очень быстро или по возможности делегировать.
НЕ СРОЧНЫЕ, НО ВАЖНЫЕ ЗАДАЧИ («ПОДОЖДЕТ»)
Иногда важная задача, не срочная на данный момент, может производить впечатление «не важной». Такая задача часто откладывается, и когда не выпол- няется вовремя, то переходит в категорию «срочной и важной», и времени на