Полное руководство для менеджера по продажам
Шрифт:
22. Организация времени
Содержание
Время — основное средство повышения результативности. У всех нас в распоряжении одинаковое количество времени. Кто-то сказал, что солидная часть преуспевающих людей отличается от других тем, что иначе использует свое время.
Организация времени — это организация жизни. Вознаграждение за правильное распоряжение временем очень высоко. Чтобы достичь успеха, вы должны использовать полезные навыки и руководствоваться ими в ваших действиях.
Задания
В этой главе
Значение планирования.
Семь похитителей времени.
Семь способов повышения продуктивности.
Невозможно говорить об эффективности менеджера по продаже, минуя вопрос способности распоряжаться своим временем. Все преуспевающие менеджеры знают, что время — ключ к успеху. Хороший менеджер по продаже — тот, кто правильно распоряжается своим временем, бережет его, как заработанные в поте лица деньги.
Вы должны точно знать, чего вы хотите достичь, какого результата ожидаете, а не только то, что должны делать. Еще раз повторяю, что необходимы ясность и точность, с которыми вы определяете свои цели.
Следующее условие звучит так: вы должны контролировать работу, иначе работа будет контролировать вас. Это подобно тому, как если бы вы отпустили руль автомобиля и позволили ему петлять по дороге то влево, то вправо. Если вы не контролируете свои действия, они начинают контролировать вас, и, таким образом вся ваша профессиональная деятельность выйдет из-под контроля. Известно, что отсутствие контроля — причина фрустрации, страхов, стресса и негативных эмоций.
Как мы можем контролировать свое время и всю нашу жизнь? Ответ на этот вопрос — планирование. Планировать — значит ясно определять себе цели и задачи. Постоянно спрашивайте себя: „Что я хочу сделать? Как я хочу это сделать?". Ниже будут даны пять важных вопросов, на которые вы должны постоянно отвечать, как это делают все лучшие менеджеры.
1. За что вам платят? Если бы ваши сын или дочь спросили вас, за что ваша фирма платит вам зарплату, что бы вы могли ответить в двух словах? Если бы вас спросил ваш шеф: „За что мы тебе платим?", что бы вы ответили? Вам платят не за вашу активность, а за конкретные достижения, за результаты, от которых зависит финансовое положение вашей фирмы. Если вы хотите повысить свою собственную ценность, вы должны повысить ваши обороты.
2. Второй вопрос касается поставленных целей и задач. Какая из ваших функций наиболее важна? Что из того, что вы делаете, имеет наибольшее значение в вашей работе? Каковы важнейшие цели, для достижения которых вас взяли на эту должность? Вы знаете, что важнейшие задачи менеджера — это организация, планирование, набор торговых агентов, распределение обязанностей, наблюдение. Причина всех наших профессиональных проблем состоит в том, что при выполнении одной или нескольких из этих задач наши способности нас подводят.
Что в вашей работе имеет наибольшее значение, что бы вы могли доверить другим для реализации ващих задач? Это может быть обучение торговых агентов тому, как достичь большей эффективности, обучение новым методам продажи, организации конференций, курсов и т. п. Это все входит в процесс распределения ваших обязанностей, что проявляется во все более совершенных действиях ваших подчиненных.
И наконец важнейший, по моему мнению, вопрос: Что можете сделать вы и только вы действительно хорошо? Вы убедитесь, что в ответе на этот вопрос — ключ к эффективной организации времени. Это одна или максимум две вещи, которыми вы овладели в совершенстве. Может быть это прием на работу или увольнение, обучение, планирование, прогнозирование и т. д.
Из этого следует основное правило: если начинаешь что-то делать, то должен прекратить делать то, что делал до сих пор. Прежде чем начать заниматься одним делом, вы должны закончить с другим. Так вам удастся избежать потерь времени. Ниже перечислю семь так называемых „главных похитителей времени".
1. Отсутствие тщательно разработанных и определенных планов и задач. Речь идет о письменной формулировке планов и целей, которые понятны вашим руководителям, вам и каждому, кто отвечает за их реализацию. Точность, точность и еще раз точность. Я уже говорил, что у людей, которые преуспевают в жизни, все планируется. Планирование у них — постоянное занятие. Они думают на бумаге. Составляют списки дел, которые необходимо сделать.
2. Отсутствие приоритетов и оснований. Что является важным и почему люди совершают определенные действия? Вы и все, кто вам подчинен, должны знать, зачем что-то нужно сделать, почему одна вещь важнее, чем другая. Вы знаете по своему опыту, как раздражает то, что работник делает нечто менее важное. Когда вы его спрашиваете, зачем он это делает, он отвечает: „Я думал, это важнее". За такое положение вещей несет ответственность менеджер, поскольку он не разъяснил степени важности заданий.
3. Постоянный конфликт между тем, что важно, и тем, что срочно. Срочные дела — это те, которые вы видите перед собой. Телефонный звонок, неожиданный визит, документы на подпись и т. д. Это срочные дела. В свою очередь у важных дел бывают последствия, которые сказываются через какое-то время. Работа в офисе, планирование, работа с документами, организация — все эти дела важны, но какое важнее всего? Важнее всего приобретение новых коммерческих возможностей, обучение, передача опыта. Все эти действия имеют долговременные последствия и могут существенно повлиять на вашу карьеру. Спрашивайте: каковы последствия того, что я сейчас делаю? Перерыв на кофе не влечет за собой никаких последствий, но даже небольшие изменения в поведении хорошего торгового агента влияют на сумму ежегодных торговых оборотов.
4. Конфликт между неопределенным „много" и конкретным, мало". Это касается правила „80/20", согласно которому 20 % ваших действий дают 80 % ваших достижений. Величайшая ошибка состоит в том, что часто мы равномерно распределяем наше время на все дела, вместо того чтобы распределить его пропорционально значимости каждого дела. 80 % всего времени вы должны уделить более важным 20 % работников, и только 20 % — более слабым, а не наоборот.
5. Назойливый телефон. Телефон — особенный похититель времени, поскольку мы все являемся его рабами. Когда мы росли, телефон помогал нам в общении с миром. Теперь мы, взрослые, ведем себя, как собаки Павлова:
телефонный звонок вызывает у нас условный рефлекс. Ниже я дам несколько советов, как обращаться с телефоном.
Пользуйтесь телефоном как орудием труда: когда кто-то звонит, сразу говорите: „Здравствуйте, чем могу помочь?". Сократите вежливые формулировки и переходите к делу.
Избегайте несущественных, случайных разговоров. Лучше договаривайтесь о встрече по телефону.
Вспомните обо всех телефонных звонках, которые вам нужно сделать, и позвоните по очереди всем. Если к вам пришли с визитом, попросите записать номера абонентов, которые вам звонили, чтобы не прерывать беседу.