PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

Вашкевич Эльвира

Если кнопка Отменить нажата случайно и требуется вернуть отмененную команду, то можно воспользоваться кнопкой Вернуть. Она находится на панели быстрого доступа или вызывается сочетанием клавиш Ctrl+Y (рис. 9.5).

Рис. 9.5. Панель быстрого доступа

Автоматический поиск и замена текста

В любом тексте (презентация не является исключением) всегда находится много одинаковых слов.

Часто бывает, что в подобных словах совершается ошибка (либо грамматическая, либо требуется заменить слово, исходя из соображений стилистики речи). Каждый пользователь знает, как сложно отыскать все подобные слова в тексте, чтобы исправить повторяющуюся ошибку. Если же это не просто текст, а презентация на тысячу слайдов (что тоже бывает, и не так редко, как кажется), то подобная работа и вовсе представляется практически невыполнимой.

Однако, создавая презентацию в PowerPoint, не придется тратить много сил и времени на исправление повторяющейся ошибки или на поиск ключевого слова.

Для поиска и автоматической замены текста нужно выполнить следующее.

1. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+H или на вкладке Главная выполните команду Редактирование Заменить. Откроется окно Замена (рис. 9.6).

Рис. 9.6. Окно Замена

2. В строке Найти введите слово, которое требуется найти.

3. В поле Замен ить на введите слово, которым следует заменить найденное. Следует учитывать, что PowerPoint не производит поиск текста в рисунках, диаграммах и графиках. Поиск производится только по текстовым блокам.

4. Нажмите кнопку Найти, после чего, если нужное слово найдено, – кнопку Заменить.

5. Чтобы заменить следующее слово, нужно повторить действия, описанные выше.

6. Когда приложение закончит поиск по всей презентации, будет выдано соответствующее сообщение.

7. После окончания поиска и замены слов нажмите кнопку Закрыть.

Проверка правописания

При работе с текстом даже у суперграмотного человека неизбежны орфографические ошибки или просто опечатки. Если подобные ошибки допущены в презентации и эти ошибки остаются в слайдах, которые потом видят приглашенные на просмотр люди, складывается довольно неприятная ситуация. Чтобы избежать подобного, в PowerPoint встроен инструмент проверки орфографии.

В PowerPoint имеется две возможности для работы с инструментом проверки орфографии: проверка правописания может происходить автоматически в процессе создания презентации или после окончания работы над презентацией в ручном режиме.

Настройка правописания

Независимо от того, вручную или автоматически производится проверка правописания, PowerPoint проверяет написание всех слов, сравнивая их с эталонным написанием из словаря. Пользователь может добавлять в этот словарь свои слова (например, чтобы приложение не воспринимало как ошибку правописания фамилию либо название компании, продукта, услуги – подобные слова могут быть весьма далеки от понятия PowerPoint о правописании).

Для установления параметров

правописания необходимо выполнить следующее.

1. Нажмите Кнопку «Office». В открывшемся меню нажмите кнопку Параметры PowerPoint. В результате откроется одноименное окно.

2. С левой стороны выберите категорию Правописание.

3. В правой части окна установите необходимые флажки:

• Пропускать слова из прописных букв;

• Пропускать слова с цифрами;

• Пропускать адреса Интернета и имена файлов;

• Помечать повторяющиеся слова.

4. Нажмите кнопку ОК.

Автоматическая проверка правописания

Приложение PowerPoint автоматически показывает слова, в которых (по мнению приложения) допущена ошибка, подчеркивая их волнистой красной линией. Иначе говоря, это те слова, написание которых не совпадает с имеющимся в словаре PowerPoint или вовсе отсутствует.

Если оказывается, что ошибка наверняка допущена, а подчеркивания слова с этой ошибкой нет, вероятнее всего, что отключена автоматическая проверка правописания. Для ее включения см. подраздел «Настройка правописания».

Для исправления ошибки следует щелкнуть правой кнопкой мыши на слове с ошибкой. В контекстном меню (рис. 9.7) нужно выбрать одну из следующих команд.

Рис. 9.7. Контекстное меню для исправления ошибки правописания

• Один из вариантов замены наиболее подходящим словом – приложение предлагает подставить из словаря похожие по написанию слова. Когда вариант из словаря будет выбран, ошибочное слово заменится.

• Пропустить все – выбранное слово пропускается, при этом ничего не изменяется.

• Добавить в словарь – выбранное слово добавляется в словарь, и в следующий раз, если оно будет обнаружено при проверке, приложение уже не сообщает об ошибке, считая данное написание верным.

• Орфография откроется окно Орфография (рис. 9.8).

Рис. 9.8. Окно Орфография

В этом окне пользователь может работать со словом, отмеченным PowerPoint, вручную следующим образом.

• Пропустить – отмеченное ошибочное слово пропускается один раз и только в той презентации, где было указано.

• Пропустить все – пропускаются аналогичные ошибки в этой презентации. К любой другой презентации, которую будет создавать пользователь, это не относится.

• Заменить – указанное слово с ошибкой правописания заменяется одним из предложенных из словаря.

• Заменить все – все ошибочные слова заменяются предложенными из словаря.

• Добавить – указанное слово добавляется в словарь и больше не воспринимается как ошибка во всех документах. Иначе говоря, в любом другом документе, не только в текущей презентации приложение будет воспринимать как правильный именно тот вариант написания, который был внесен в словарь.

• Предложения – поиск наиболее подходящих для замены слов.