Применение ИКТ в ВУЗе
Шрифт:
В настоящее время многие учебные заведения внедрили в свою практику специальное программное обеспечение по составлению расписания занятий. Данное ПО, безусловно, является одним из элементов информационных технологий, позволяющим в процессе планирования учесть множество параметров, которые трудно удержать в голове.
Наверняка среди Вас найдутся мои коллеги, которые, читая эти строки, улыбнутся и подумают: «когда нам расписание составляли вручную, было проще поставить удобное время и возникало куда меньшее количество накладок, чем при автоматизированном планировании.» Известны случаи, при которых программа ставила в расписание занятия, которые должен был вести один и тот же
Как всегда – дьявол кроется где-то в деталях: необходимо понимать, что любое ПО реализует только те функции, которые настроены при его внедрении человеком. Как правило, сотрудник, составляющий расписание годами, а порой и десятилетиями, обладает соответствующими знаниями, доведенными до автоматизма. Когда его заменяют, происходит потеря некоторой информации, которую сложно формализовать в процессе автоматизации, но которой он все же руководствовался. Это основная причина так называемых «перекосов» в планировании.
Грамотная автоматизация процесса формирования учебного расписания – это только первый шаг применения средств ИКТ в целях администрирования. Настоящий эффект можно почувствовать тогда, когда функция составления расписания интегрирована в систему управления обучением (LMS) ВУЗа. В этом случае расписание занятий не просто публикуется на сайте учебного заведения в виде длинной таблицы или файлов для скачивания, повторяющих своего бумажного прародителя – стендово-плакатную форму расписания, а синхронизируется с электронным учебным контентом LMS. Проще говоря, в системе управления обучением создаются связи между общностями – событиями, участниками процессов, их ролями и т.д. При этом возникают новые возможности управления коммуникацией, такие как:
• персональные календари для преподавателей, обучаемых и обслуживающего персонала;
• автоматические напоминания;
• автоматический контроль конфликта ресурсов (помещений, оборудования, персонала);
• автоматическое отслеживание изменений с рассылкой уведомлений.
Журналы успеваемости – еще один элемент, давно и успешно реализуемый в электронной форме с помощью средств ИКТ. Стандартно данные журналы относятся к функционалу систем управления обучением и интегрированы с учебными группами и расписанием занятий. В частности, во многих российских школах распространена практика ведения «электронного дневника» – когда родители по логину и паролю получают доступ на сайте школы к оценкам ребенка, полученным в процессе занятий.
Аналогичная практика складывается и в ВУЗах, но здесь все немного сложнее. С одной стороны – больше учебных форм, в том числе для самостоятельной работы (домашние задания, электронные курсы, тесты, практические работы и т.п.), которые напрямую не увязаны с расписанием занятий. С другой стороны – мы также имеем дело с персональными данными обучаемых, которые обязаны хранить и обрабатывать в электронном виде в соответствии с требованиями действующего законодательства, которые более подробно рассматриваются в Разделе 2 «Требования законодательства».
Для того, чтобы электронные журналы успеваемости в Вашем ВУЗе стали удобным инструментом, а не просто данью моде в виде электронной таблицы в компьютере (которую надо еще и дублировать с бумажных носителей), необходимо выполнить как минимум 3 важных условия:
1. электронный журнал должен быть интегрирован со всеми основными элементами системы управления обучением – расписанием очных занятий, домашними заданиями, электронными курсами, тестами, списочным составом групп и т.п.;
2. система управления обучением обязательно должна включать в себя информацию о содержании индивидуального плана обучения каждого студента (т.е. сведения
3. в локальных актах учебного заведения должна быть утверждена (легализована) система электронного документооборота, устанавливающая для определенных видов документов приоритетной электронную форму создания, хранения и обработки. В противном случае электронные журналы становятся вместо палочки-выручалочки – обузой для преподавателя, которому необходимо вести еще одну учетную форму: электронную параллельно с бумажной, т.е. выполнять двойную административную работу. Надо ли комментировать, что человеку свойственно стремиться всячески избегать лишней работы? Поэтому большинство попыток внедрения электронных журналов без выполнения этого пункта – заранее обречены на провал!
При выполнении трех вышеперечисленных условий открываются огромные возможности онлайн администрирования учебного процесса. Например, такие:
• мгновенное формирование аналитических данных о достигнутых учебных результатах в разрезе студента, учебной группы, учебной дисциплины или преподавателя за любой требуемый промежуток времени;
• автоматический допуск/ не допуск к аттестации обучаемого на основании учебной статистики, в том числе с учетом реальных и плановых сроков выполнения учебной программы;
• печать необходимых отчетных документов (например, экзаменационных ведомостей) – в тех случаях, когда документооборот не полностью переведен в электронную форму.
Объявления. Этот очевидный, на первый взгляд, вариант административной коммуникации с развитием ИКТ приобрел такое большое количество вариантов реализации, что требует отдельного внимания.
Объявления относительно важных моментов учебного процесса можно публиковать на электронных ресурсах учебного заведения, а также самих учебных групп, факультетов, кафедр. С развитием социальных сетей и интернет-коммуникаторов все чаще такими ресурсами выступают группы социальных сетей «Вконтакте», «Facebook», «WhatsUp», «Телеграмм» и другие. На второй план отходят рассылки важной информации по электронной почте и публикация объявлений на специальных форумах, т.к. большинство социальных сетей уже имеют в своем составе опцию рассылки почтовых уведомлений о появлении новой информации в группе, а также полностью поддерживают максимальный функционал форумов для всевозможных обсуждений.
При выборе способа оповещения о важных учебных событиях следует обязательно учитывать следующие важные факторы:
• полнота охвата целевой аудитории объявления: информацию должны получить все, кому она адресована;
• аутентификация источника информации в объявлении: адресаты должны понимать, от кого оно исходит;
• трудоемкость администрирования: дублировать, например, информацию для каждой группы факультета в нескольких социальных сетях весьма трудозатратно;
• актуальность информации: большой поток нецелевой информации, приходящей из разных источников (например, сайта кафедры, сайта университета, сайта факультета, одной или нескольких профильных групп в социальных сетях и т.д.) приводит к тому, что важная информация может быть потеряна или воспринята как спам;